Alles, was Sie über asynchrone Kommunikation in Fernarbeitsumgebungen wissen müssen
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Was ist asynchrone Kommunikation? Wie unterscheidet sie sich von synchroner Kommunikation? In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie beide effektiv für die Remotearbeit nutzen können:
Möchten Sie die Produktivität und Kommunikation Ihres Remote-Teams verbessern?
Hervorragende Kommunikation ist das Geheimnis für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, die weit voneinander entfernt arbeiten.
Eine effektive Lösung für höhere Produktivität und bessere Kommunikation ist die Kombination von asynchroner und synchroner Kommunikation.
Was aber ist asynchrone Kommunikation? Und wie unterscheidet sie sich von synchroner Kommunikation?
Das erfahren Sie in der heutigen Kurzanleitung.
Wir gehen der Frage nach, was beide Kommunikationsformen einzigartig und wichtig macht. Dann vergleichen wir die Vor- und Nachteile der beiden und geben unsere besten Tipps, wie Sie beide Methoden zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Beginnen wir also mit den Grundlagen:
Was ist asynchrone Kommunikation und synchrone Kommunikation?
Quelle : od.com
Trotz der langen Terminologie sind Sie wahrscheinlich mit der Funktionsweise dieser beiden Kommunikationsstile vertraut, auch wenn Sie ihre offiziellen Bezeichnungen nicht kennen.
Die synchrone Kommunikation ist die am häufigsten verwendete Form der Kommunikation in der Geschäftswelt .
Hier wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie während des gesamten Arbeitstages mit ihren Kollegen und der Geschäftsführung in Kontakt bleiben. Außerdem wird von ihnen erwartet, dass sie sofort auf Nachrichten reagieren, egal, was sie gerade tun.
Man kann sich das gut in einer traditionellen Büroumgebung vorstellen. Ein Kollege kann jederzeit an Ihrem Schreibtisch vorbeikommen und eine Frage stellen. Oder ein Vorgesetzter kann jemanden in sein Büro rufen, um sich nach einem aktuellen Projekt zu erkundigen.
In einer entfernten Umgebung ist dies gleichbedeutend mit dem Senden einer Slack- oder Skype-Nachricht an ein Teammitglied und der Erwartung, innerhalb weniger Minuten (wenn nicht sogar Sekunden) eine Antwort zu erhalten.
Das Ziel ist dasselbe: eine sofortige Antwort zu erhalten, sobald Sie sich melden.
Asynchrone Kommunikation ist das Gegenteil von synchroner Kommunikation: von den Mitarbeitern wird nicht erwartet, dass sie sofort auf Nachrichten reagieren .
Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es Fernarbeitern, dann zu antworten, wenn es für sie am besten ist. Sie haben keinen Zeitdruck und müssen sich keine Sorgen machen, jemanden auf eine Antwort warten zu lassen.
Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile, wenn Sie beide Methoden in Ihrem virtuellen Team einsetzen.
Die Vor- und Nachteile der asynchronen gegenüber der synchronen Kommunikation für Fernarbeitnehmer
Bevor man zu einem rein asynchronen Kommunikationsstil übergeht, sollte man sich über die Nachteile beider Varianten im Klaren sein.
Asynchrone Kommunikation verbessert die Konzentration und Produktivität
Mit asynchroner Kommunikation haben Telearbeiter bessere Chancen, produktiv und konzentriert zu bleiben. Anstatt ständig Nachrichten abzurufen und zu beantworten, können sie sich in langen Phasen konzentrierten Arbeitens abschalten.
Diese Produktivitätssteigerung bedeutet, dass Sie eine bessere Arbeitsqualität erhalten. Ein Team mit weniger Ablenkungen und höherer geistiger Leistungsfähigkeit steigert Ihre Effizienz, hält Fristen ein und minimiert Fehler.
Die synchrone Kommunikation zehrt stark an dieser Produktivität, vor allem, wenn während der Arbeitszeit Ihres Teams ständig Nachrichten beantwortet werden müssen.
Synchrone Kommunikation erzeugt unnötigen Stress
Die synchrone Kommunikation kann zu unnötigem Stress und Ängsten führen, wenn die Mitarbeiter immer wieder einchecken müssen, um sicherzustellen, dass sie nichts verpassen.
Anstatt sich auf die Arbeit zu konzentrieren, müssen sie sich darum bemühen, Nachrichten zeitnah zu beantworten (egal zu welcher Tageszeit).
Daraus ergibt sich noch ein weiteres Problem: Wenn Fernmitarbeiter einen synchronen Kommunikationsstil verwenden, sind sie immer in einem reaktiven Zustand. Sie haben keine Zeit, Probleme zu durchdenken und Antworten gut zu formulieren.
Es kann sein, dass sich die Teammitglieder um eine Antwort drängeln, damit es nicht so aussieht, als hätten sie die Nachricht übersehen oder zu lange für die Antwort gebraucht.
Aber was ist, wenn Sie eine dringende Nachricht oder einen zeitkritischen Termin haben, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert?
Es gibt eine Zeit und einen Ort für beides; hier ist, wie man es richtig macht
Quelle : blog.gitnux.com
In Fernarbeitsumgebungen ist es besser, eine Kombination aus synchroner und asynchroner Kommunikation zu verwenden. Befolgen Sie die folgenden fünf Best Practices, um sich darüber klar zu werden, wann welche Art der Kommunikation eingesetzt werden sollte:
1. Festgelegte Kommunikationszeiten einrichten
Der beste Weg, um eine ständige Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Team zu gewährleisten, besteht darin, Ihre Erwartungen zu formulieren und zusammenzuarbeiten.
Für asynchrone Kommunikationszeiten :
Bitten Sie Ihre Remote-Teammitglieder, eine Zeit festzulegen, zu der sie sich bei Ihnen melden, um sich über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren. Das kann mehrmals pro Woche sein, jeden Tag zu einer bestimmten Zeit usw.
Ihr entferntes Teammitglied sollte diese Zeit festlegen, damit es eine kohärente und informative Antwort angemessen vorbereiten kann. Außerdem können sie die Kommunikation so planen, dass sie nicht mit einem ihrer konzentrierten Zeitfenster kollidiert.
So wissen Sie, dass alles nach Plan läuft, ohne ständig nachfragen zu müssen.
Für synchrone Kommunikationszeiten :
Sie legen das Kommunikationsfenster fest. Sobald Sie sich diese Zeit täglich oder wöchentlich freihalten, wird von Ihren Teammitgliedern erwartet, dass sie sich aktiv an der Kommunikation beteiligen.
Dies ist die Zeit, die Sie nutzen, um dringende Angelegenheiten mitzuteilen - wie z. B. neue oder aktualisierte Informationen über eine Markteinführung, eine Werbeaktion, einen zeitkritischen Projektmeilenstein und mehr.
Nehmen Sie sich nur eine Stunde oder weniger Zeit für diese Kommunikation. So vergeudet Ihr Team keine wertvollen produktiven Stunden mit dem Einchecken und bekommt trotzdem die Nachricht.
Und wenn Sie keine dringenden Angelegenheiten haben, senden Sie eine Nachricht, dass Sie sich nicht melden müssen. So hat Ihr Team mehr Zeit zum Arbeiten, ohne dass Sie eine Pause zum Plaudern einlegen müssen.
2. Erstellen Sie eine hybride Kommunikationspolitik
Vielleicht möchten Sie eine gemischte Richtlinie einführen, in der Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass Sie innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf Ihre Nachrichten erwarten. Dies verringert den Druck, sofort zu antworten, wenn eine Nachricht eingeht, stellt aber sicher, dass Sie zeitnah eine Antwort erhalten.
3. Senden Sie nur gezielte Nachrichten an diejenigen, die sie benötigen
Versuchen Sie, die Verwendung von @Kanal-Erwähnungen in Kommunikationstools wie Slack zu vermeiden. Dies kann Personen anlocken, die nicht auf die Nachricht aufmerksam gemacht werden müssen, was die Produktivität beeinträchtigt und zu "zu vielen Köchen in der Küche" führen kann.
Und wenn die Mitarbeiter mit Nachrichten überschwemmt werden, die sie nicht betreffen, achten sie weniger auf die Benachrichtigungen und verpassen möglicherweise etwas Wichtiges.
Verwenden Sie stattdessen den Namen des jeweiligen Mitarbeiters, damit dieser beim Abrufen seiner Nachrichten auf die entsprechenden Konversationen zurückgreifen kann.
4. Detaillierte Meldungen verringern den Bedarf an synchroner Kommunikation
Wenn Sie einfach die Hand ausstrecken und sagen, "Hey, melde dich bei mir, wenn du Zeit hast." können Sie wertvolle Zeit verlieren, ohne viel zu erreichen.
Bei Mitarbeitern, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten und in einem asynchronen Kommunikationsmodell, kann es ganze 24 Stunden dauern, bis Sie überhaupt eine Antwort erhalten. Dann müssen Sie Ihre Nachricht erläutern und möglicherweise weitere 24 Stunden warten, bis das Problem bearbeitet wird.
Ein weiterer hilfreicher Tipp zur Vereinfachung der Kommunikation besteht darin, Ihren Teammitgliedern stets detaillierte Mitteilungen zu machen.
Das kann bedeuten, dass Sie in Ihrer Anfrage detaillierte Projektübersichten, Links zu Dokumenten oder anderen Ressourcen oder E-Mail-Threads hinzufügen. Unabhängig davon, wann Ihre Mitarbeiter Ihre Nachricht erhalten, sollten sie alles haben, was sie brauchen, um loszulegen.
Die Aufzeichnung eines Videos kann sich ebenfalls als hilfreich erweisen, da die Teammitglieder jederzeit darauf zurückgreifen können, wenn sie Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen.
Dies ist eine großartige Möglichkeit, die asynchrone Kommunikation zu nutzen, ohne dass auf beiden Seiten Zeit verloren geht.
5. Erstellen Sie ein Kommunikationsprotokoll für Notfälle
Auch wenn Sie sich bemühen, asynchron und produktiv zu bleiben, werden immer wieder Probleme auftauchen. Durch die Erstellung eines Notfall-Kommunikationsprotokolls können Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, wann dringende Angelegenheiten sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Sie können Nachrichten kennzeichnen oder ein bestimmtes Codewort verwenden, um sie als vorrangig zu kennzeichnen.
Oder richten Sie einen Slack-Kanal nur für diese dringenden Momente ein, z. B. wenn ein Projekt auf Eis gelegt werden muss, ein Virus Ihr System heimsucht, Termine vorverlegt werden, die Leiter der Berichterstattung wechseln usw.
Dies gibt den Teammitgliedern die Freiheit, ohne Unterbrechung zu arbeiten, und Ihnen die Gewissheit, dass Sie in Kontakt bleiben. Missbrauchen Sie dieses Notfallsystem jedoch nicht und reservieren Sie es nur für ernsthafte, hochrangige Hindernisse.
Nutzen Sie noch heute die Vorteile der asynchronen Kommunikation, und beobachten Sie, wie die Produktivität Ihres Teams steigt
Quelle : distantjob.com
Jetzt, da Sie mehr über die Unterschiede zwischen diesen Kommunikationsstilen und die Vor- und Nachteile der einzelnen Stile wissen, sind Sie besser gerüstet, um die Kommunikation innerhalb Ihres Remote-Teams zu optimieren.
Beginnen Sie mit den fünf vorbildlichen Verfahren, die wir besprochen haben, und bringen Sie Ihre Erwartungen klar zum Ausdruck. Bitten Sie dann Ihre Teammitglieder um ihren Beitrag.
Sie können Ihre Nachrichtenpräferenzen anpassen, um die Vorteile jedes Kommunikationsstils zu nutzen, eine bessere Verbindung mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen herzustellen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
