Beispiele, Tools und Arbeitsabläufe für asynchrone Kommunikation
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Benötigen Sie einige Beispiele für asynchrone Kommunikation, um Ihr Remote-Team zu einer produktiveren und kohärenteren Arbeit zu inspirieren? Wenn ja, sind Sie hier richtig.
Und genau dieses Gefühl haben die Teammitglieder, wenn Sie asynchrone Kommunikation verwenden.
Jeder Mitarbeiter kann das finden, was er braucht, wenn er es braucht, um zusammenzuarbeiten und seine beste Arbeit in seiner eigenen Zeit zu leisten. Durch diese Art der Kommunikation bleiben alle auf dem Laufenden und auf dem gleichen Stand.
Im heutigen Beitrag stellen wir Ihnen die besten Beispiele für asynchrone Kommunikationstools vor, die Ihr Team nutzen sollte.
Doch zunächst eine kurze Einführung, falls Sie noch nicht zum #TeamAsynchronous gehören.
Beispiele für synchrone und asynchrone Kommunikation: Was ist der Unterschied?
Quelle : contactmonkey.com
In unserem Leitfaden über alles, was Sie über asynchrone Kommunikation wissen müssen für Remote-Arbeitsumgebungen haben wir die größten Unterschiede zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation erörtert. Wir haben auch die Vorteile der asynchronen Kommunikation (AC) und die besten Praktiken untersucht, die Ihr Remote-Team für den Erfolg befolgen muss.
Wenn Sie neu bei AC sind, sollten Sie lesen Sie zuerst diesen Leitfaden . Und falls Sie das schon getan haben, hier eine kurze Zusammenfassung:
Die synchrone Kommunikation erfolgt in Echtzeit zwischen den Teammitgliedern . Beispiele für synchrone Kommunikation sind Telefonanrufe, Videobesprechungen, Gespräche am Schreibtisch und Watercooler-Gespräche.
Asynchrone Kommunikation findet "out of sync" oder nicht gleichzeitig statt. Sie und Ihr Team werden Nachrichten senden, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten. Jeder kann dann antworten, wenn es am produktivsten ist, und die Antworten in den Pausen zwischen der intensiven, konzentrierten Arbeit einordnen.
AC gibt Teams die Möglichkeit, Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen, was die Produktivität steigert. Und wenn Anfragen oder Fragen eingehen, hat jeder mehr Zeit, um über die Antworten nachzudenken und die beste Vorgehensweise zu finden. Dies alles kann Ihrem Remote-Team helfen, die Kommunikation zu verbessern .
Asynchrone Beispiele, Werkzeuge und Arbeitsabläufe
Viele asynchrone Kommunikationsplattformen ermöglichen auch synchrone Kommunikation. So das Geheimnis erfolgreicher Fernkommunikation und Zusammenarbeit ist es, zu wissen, wann man welches Werkzeug zur richtigen Zeit und für die richtige Aufgabe einsetzt.
Hier ist eine Übersicht darüber, was unserer Meinung nach am besten funktioniert:
Google Workspace: Bestes All-In-One
Google Arbeitsbereich ermöglicht Teams die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und vielem mehr. Die Teammitglieder können gleichzeitig oder einzeln an denselben Ressourcen arbeiten. Außerdem können sie direkt im Arbeitsblatt Kommentare hinterlassen und Fragen stellen, die andere sehen und in ihrer Zeit beantworten können.
Teamleiter können die von Teammitgliedern vorgenommenen Änderungen mit Zeitstempel verfolgen, Vorschläge genehmigen oder um zusätzliche Bearbeitungen/Klarstellungen bitten. Jede Verschiebung wird automatisch gespeichert, sodass jeder immer mit dem aktuellsten Dokument arbeitet.
Google Workspace umfasst auch Chat, Videokonferenzen und Jamboard, ein digitales Whiteboard-Tool für die Zusammenarbeit.
Beispiel für asynchrone Kommunikation : Sie stellen einen Marketingvorschlag zusammen und hinterlassen einen Kommentar, in dem Sie Nadiya genau zeigen, wo Sie eine Tabelle einfügen möchten . Sie fügen einen Link zu der Tabelle mit den Daten, die sie verwenden soll, in den Kommentar ein.
Projekt-Management-Tools: Das Beste für die Verfolgung der Arbeit in Ihrer Pipeline
Jede Führungskraft braucht ein solides PM-Tool, um ein leistungsfähiges Remote-Team leiten .
Projektmanagement-Tools helfen Teams bei der Planung, Organisation und Verfolgung der Arbeit aller Beteiligten an einem zentralen Ort. Sie erhalten einen visuellen Überblick aus der Vogelperspektive darüber, woran gearbeitet wird, was sich verzögert und was ansteht.
Außerdem können Sie den einzelnen Aufgaben Mitarbeiter zuweisen, Fristen setzen und ihnen die für die Arbeit erforderlichen Ressourcen zuweisen.
Ihre Mitarbeiter können auf derselben Karte/Tafel sehen, wer woran arbeitet, Aufgaben kommentieren, Fragen stellen und Aktualisierungen bereitstellen, damit alles übersichtlich bleibt. Dies verringert die Verwirrung und gibt jedem eine Vorstellung davon, wofür er verantwortlich ist.
Die beliebtesten Projektmanagement-Tools für Remote-Teams umfassen:
Beispiel für asynchrone Kommunikation : Ihr Team bringt ein neues Produkt auf den Markt. Sie erstellen Meilensteine für die Fertigstellung von Kampagnenbotschaften, die Aufnahme von Videos und die Arbeit an Landing Pages. Sie weisen den Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben zu, geben ihnen eine Frist und fügen alle Tabellen, Mockups und Texte bei, die sie benötigen, um sofort loszulegen.
Wissensmanagement-System: Am besten für FAQs und Unternehmensrichtlinien
Quelle : istockphoto.com
Knowledge Hubs oder interne Wikis enthalten alle Dokumente, FAQs und Ressourcen Ihres Unternehmens. Diese interne Wissensdatenbank sollte Unternehmensrichtlinien, Personalverfahren und Abteilungsabläufe enthalten, virtuelle Onboarding-Dokumente und andere Schriftsätze.
Diese Schnellreferenzmaterialien eignen sich am besten, wenn Sie mehreren Mitarbeitern dieselbe Sache erklären müssen (z. B. Ihre Urlaubsregelung). Sie verhindern auch, dass die Teamleiter mit denselben Fragen überschwemmt werden.
Die Mitarbeiter können selbst Antworten finden, ohne die Arbeit aufzuhalten oder darauf zu warten, dass ein Teamleiter in einer anderen Zeitzone auf ihre Fragen antwortet.
Die besten Wissensdatenbanken für Remote-Teams umfassen:
Beispiel für asynchrone Kommunikation : Ihr Unternehmen hat das Verfahren für die Einreichung von Spesen aktualisiert. Sie weisen Ihr Team an, das neue Verfahren zu lesen, bevor es die Spesen für das nächste Quartal einreicht.
Kommunikations-Tools: Das Beste, um in Kontakt zu bleiben, wann immer
Kommunikationstools kombinieren E-Mail und Instant Messenger/Chats in einer zentralen Plattform. Teamleiter können verschiedene Kanäle einrichten, um Teams und Themen zu organisieren. Dann können sich die Mitarbeiter gegenseitig Nachrichten schicken, die in jedem Thema bleiben.
Jeder kann in seiner eigenen Zeit auf Nachrichten antworten oder Echtzeitgespräche führen. So haben die Teams die Möglichkeit, sich für tiefgreifende Arbeiten zurückzuziehen (ohne etwas zu verpassen), und einen Ort, an den sie für Pausengespräche zurückkehren können.
Die besten Kommunikationstools für Remote-Teams umfassen:
Beispiel für asynchrone Kommunikation : Ihre Mitarbeiter beginnen jeden Montag mit einer kurzen Begrüßung des Teams und teilen allen mit, was sie bis Freitag zu erreichen hoffen. Sie senden Lob an Ihre leistungsstarken Mitarbeiter und beobachten, wie Ihr Team sie mit lustigen Emojis überschüttet.
Informations-/Anleitungsvideos: Am besten für die Vermittlung komplexer Informationen
Wenn Sie einen neuen Prozess, einen Arbeitsablauf oder eine Umgehungslösung erklären müssen, ist eine Videobotschaft ansprechender und leichter zu verstehen als eine lange E-Mail. Und Sie müssen auch nicht alle Mitarbeiter für einen Videoanruf einplanen.
Es gibt eine Vielzahl von Videoplattformen, die es Ihnen ermöglichen, ein Video von sich selbst, Ihrem Bildschirm oder einer Kombination aus beidem aufzunehmen, um es mit Ihrem Team zu teilen.
Sie sind in der Lage, eine gut geplante Präsentation im Voraus zu erstellen und mit Ihrem Tonfall, Ihrer Mimik und anderen Formen der nonverbalen Kommunikation eine Beziehung aufzubauen. Sie werden auch keine wichtigen Punkte vergessen oder durch Fragen abgelenkt, wie es bei einem Zoom-Anruf der Fall sein könnte.
Während Sie Probleme besprechen oder Anweisungen geben, haben die Mitarbeiter Zeit und Raum, die neuen Informationen selbständig zu verarbeiten. Sie können das Video anhalten, um sich Notizen zu machen, oder es sich später noch einmal ansehen, wenn sie weitere Erklärungen benötigen. Und sie können mit durchdachten Fragen oder Feedback antworten, nachdem sie alles verarbeitet haben.
Die beliebtesten Video-Tools für Remote-Teams umfassen:
Beispiel : Ihr CRM hat einen Fehler, der eine komplizierte Umgehung erfordert, bis das Problem behoben ist. Sie nehmen ein Video auf, um Ihrem Team zu zeigen, wie es die benötigten Informationen erhält und den Fehler vermeidet. Das geht viel schneller, als eine lange E-Mail zu tippen, in der Sie das Problem beschreiben und die vorübergehende Lösung erklären.
Screenshots mit Markup: Am besten für Schnellabfragen
Auch wenn Ihr Team einige dieser asynchronen Kommunikationsplattformen vielleicht nicht nutzt, hat doch jeder Zugang zu Bildschirmfotos. Anstatt eine E-Mail über eine bestimmte Aufgabe oder ein Problem zu senden, ist es viel einfacher (und hilfreicher!), einen Screenshot zu machen und Ihre Anmerkungen und Notizen deutlich zu markieren.
Ihr Team kann genau sehen, worauf Sie sich beziehen, so dass es sich sofort an die Arbeit machen kann, ohne Fragen zu stellen.
Beispiel für asynchrone Kommunikation : Das Bewertungs-Widget für eine Ihrer Landing Pages funktioniert nicht mehr. Sie machen einen Screenshot in voller Größe, einschließlich der Webadresse, des Problems und der Uhrzeit. Dann zeichnen Sie einen leuchtend roten Kreis um das Problem und fügen eine Notiz hinzu, in der Sie Ihrem Entwicklungsteam erklären, was dort sein sollte. Sie beginnen so schnell wie möglich mit der Arbeit an dem fehlerhaften Code.
Zeit, diese Beispiele für asynchrone Kommunikation in die Praxis umzusetzen
Quelle : opensourceforu.com
Die Wahl der richtigen Plattform für Ihre asynchrone Kommunikation macht den Unterschied aus, wie Ihre Nachricht ankommt und wie Sie darauf reagieren. Diese Beispiele für asynchrone Kommunikation zeigen Ihnen, wie Sie das richtige Tool verwenden, um eine komplexe Aufgabe zu erklären oder Ihren Teams schnell und effizient Details zu vermitteln.
Je mehr Informationen die Teammitglieder haben, desto einfacher ist es für sie, mit ihren Aufgaben zu beginnen. So können Sie trotz unterschiedlicher Arbeitszeiten oder Zeitzonen alle zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren.
Und wenn alle an einem Strang ziehen, steigern Sie die Produktivität und funktionieren wie eine gut geölte Maschine.
