8 Tipps zur Verbesserung der Kommunikation mit Ihren Teamkollegen bei Remote Work
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Ihre Kommunikationsfähigkeiten bei der Fernarbeit entscheiden darüber, ob Ihr virtuelles Team durch die Projekte segelt oder untergeht.
Denken Sie einmal darüber nach: Remote-Teams ertrinken in einem Meer von Nachrichten, von Slack-Benachrichtigungen über Projektmanagement-Updates bis hin zu Anfragen zur Zusammenarbeit im Dokument.
Das Lesen und Beantworten dieser Nachrichten ist fast eine Vollzeitbeschäftigung für sich selbst. Und das ist vor können Sie tatsächlich tief in Ihre Flow-State-Arbeit eintauchen.
Wie kann man sich also über Wasser halten?
Sie können die Kommunikation im Team nicht ignorieren. Aber Sie können sie besser machen.
8 Tipps zur Verbesserung der Fernarbeitskommunikation mit Ihren Teamkollegen
Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten haben für Mitarbeiter im Außendienst oberste Priorität. Nur so bleiben globale Teams auf derselben Seite und erreichen gemeinsam Meilensteine und Ziele.
Diese Tipps und Techniken für die Kommunikation bei der Fernarbeit werden Ihr Team auf die nächste Stufe der Produktivität und Effizienz bringen und gleichzeitig Missverständnisse reduzieren:
1. DIE GRUNDLAGEN DER FERNARBEITSKOMMUNIKATION ZU BEHERRSCHEN
Sie müssen die Grundlagen einer soliden Fernkommunikation beherrschen, bevor Sie Ihr Spiel verbessern können. Unser Leitfaden über Effektive Kommunikation in einem Remote-Team skizzierte fünf wesentliche Dinge, die Sie vor Ort haben sollten, darunter:
- Schreiben und kommunizieren Sie klar, prägnant und einheitlich . Ein klarer Text hält sich an die Fakten. Es erfordert auch eine durchsetzungsfähige, aktive Stimme anstelle des Passivs.
Prägnante Texte kommen so schnell wie möglich auf den Punkt. Kürze ist hier Ihr Freund. Scheuen Sie sich nicht, ein paar Emojis einzufügen, um den Tonfall aufzulockern, der bei anderen als kurz erscheinen könnte.
Konsistente Kommunikation schafft Sicherheit und beseitigt Zweifel darüber, was jemand als Nächstes tun sollte. Außerdem werden dadurch die Richtlinien für die Fernkommunikation Ihres Teams eingehalten.
- Achten Sie auf Ihre virtuelle Körpersprache (lies: Haltung ist alles). Ihr Remote-Team merkt, wenn Sie nicht aufmerksam sind oder sich nicht richtig auf den Zoom-Anruf konzentrieren, an dem Sie teilnehmen.
- Kontext berücksichtigen . Die Kommunikation mit globalen Remote-Teams bedeutet, dass Sie beim Lesen und Schreiben von Nachrichten ein Bewusstsein für die kulturellen Normen, Zeitzonen, muttersprachlichen Unterschiede, die Persönlichkeit usw. anderer Menschen entwickeln müssen.
- Bestimmen Sie spezifische Werkzeuge für verschiedene Arten von Nachrichten . Versuchen Sie, Ihr Team dazu zu bringen, sich auf einen bestimmten Kommunikationsablauf zu einigen. Jeder Kanal sollte einen klaren Zweck haben, z. B. die Nutzung:
- Slack und andere Chat-Apps für schnelle Aktualisierungen, tägliches Einchecken und den Zusammenhalt der Mitarbeiter am virtuellen Wasserspender.
- Projektmanagement-Tools für die Zuweisung von Aufgaben, die Verwaltung von Fristen, Statusaktualisierungen, Fragen/Kommentare usw.
- Videokonferenzen für Brainstorming-Sitzungen, Projektstarts und -nachbesprechungen sowie wöchentliche oder monatliche Kontrollbesprechungen.
- E-Mail für aktionsbezogene Aufgaben, formelle Anfragen und Kundenkommunikation.
- Textnachrichten für Notfälle und zeitkritische Angelegenheiten.
- Möglicherweise müssen Sie einige Versuche unternehmen, um herauszufinden, welche Arten von Kommunikationskanälen für Ihr Team am besten geeignet sind. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre Kommunikation in das richtige Silo fällt.
- Kritisch denken . Spielen Sie niemals das Spiel der Schuldzuweisung und beschuldigen Sie Ihre Teammitglieder, etwas falsch kommuniziert zu haben, was Sie vielleicht nur missverstanden haben.
Denken Sie über wenn Nachrichten gesendet werden und der sie zu senden. Bitten Sie um Rückmeldung, wenn Sie unsicher sind. Versuchen Sie zu klären und zusammenzufassen, was Sie lesen und interpretieren ( Ich nehme also an, dass Sie möchten, dass ich... ).
Die meisten Teams skizzieren diese Leitlinien während ihrer Remote-Onboarding-Prozess . Aber wenn nicht, ist es für Ihr Team unerlässlich:
2. EINIGUNG AUF KLARE KOMMUNIKATIONSRICHTLINIEN
Kommunikation - Quelle: kommunikationsatelier.ch
Richtlinien für die Fernkommunikation legen ein Regelwerk fest, das alle Mitglieder Ihres Teams gemeinsam befolgen. Diese Regeln helfen den Teammitgliedern gesunde Grenzen bei der Arbeit aus der Ferne setzen . Und sie sollten umfassen:
Verfügbare Arbeits-/Kommunikationszeiten . Wenn Ihren persönlichen Zeitplan für die Arbeit von zu Hause aus erstellen Vielleicht entscheiden Sie sich für einen freien Vormittag, weil Sie am Nachmittag oder Abend produktiver sind. Vielleicht haben Sie auch Teammitglieder, die aus verschiedenen Zeitzonen kommen.
Wenn Sie Ihr verfügbares Zeitfenster mitteilen, wissen andere, wann Sie erreichbar sind und auf Nachrichten antworten können. So bleibt jeder während des Arbeitstages verantwortlich und andere müssen nicht warten oder eine Antwort außerhalb der Geschäftszeiten erwarten.
Check-in Richtlinien . Manche Teams bevorzugen tägliche Check-ins über Slack. Andere bevorzugen Team-Check-ins nach Projektmeilensteinen. Seien Sie proaktiv und kommunizieren Sie konsequent, um spätere Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden, egal welchen Weg Sie wählen.
3. BEI DER KOMMUNIKATION MIT DEN WICHTIGSTEN INFORMATIONEN BEGINNEN (D.H. DIE UMGEKEHRTE PYRAMIDE VERWENDEN)
Journalisten wenden die Strategie der umgekehrten Pyramide schon lange an, um fesselnde Schlagzeilen und Nachrichtenartikel zu verfassen, und sie kann auch Ihnen helfen, Informationen produktiver weiterzugeben.
Nach dieser Strategie sollten Sie Ihre Nachrichten so strukturieren, dass sie mit den wichtigsten Informationen beginnen. Wenn jemand keine Zeit hat, den Rest Ihrer Nachricht zu lesen, was sind dann die wichtigsten Informationen, die Sie ihm mit auf den Weg geben wollen?
Beginnen Sie Ihre Nachrichten damit.
Fügen Sie von dort aus die unterstützenden Details in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit hinzu. Schließen Sie mit zusätzlichen Inhalten, die sich als nützlich oder "gut zu wissen" erweisen könnten, aber letztlich ungelesen bleiben könnten, ohne dass jemand Ihre Botschaft nicht versteht.
Mit dieser Strategie erhalten Ihre Teammitglieder schnell die wichtigsten Informationen und können schnell handeln. Wenn sie weitere Erklärungen benötigen, können sie den Rest lesen, wenn sie mehr Zeit haben.
4. SCHREIBEN WIE EIN VERMARKTER
Marketingfachleute wissen, wie man Botschaften schreibt, die Aufmerksamkeit erregen. Sie bringen die Menschen dazu, mit dem, was sie tun, aufzuhören, zu verstehen, was sie sagen, und sie zum Handeln zu bewegen. Das ist genau das, was Sie anstreben sollten.
Wenn Sie also eine E-Mail oder Slack-Nachricht schreiben, gehen Sie diese Fragen durch und beantworten Sie sie:
- Was will ich hier eigentlich vermitteln?
- Welches Problem versuche ich zu lösen?
- Wer ist mein Publikum?
- Was braucht mein Empfänger von mir?
- Wie kann diese Nachricht fehlschlagen oder verwirrend erscheinen?
- Wie kann ich diese Nachricht vereinfachen, so dass sie leichter zu verstehen ist?
- Was kann ich löschen, ohne dass der Sinn verloren geht?
- Mache ich Annahmen darüber, was mein Empfänger wissen sollte?
- Wie definiere ich eine erfolgreiche Antwort?
Das erfordert zwar etwas mehr Vorarbeit, aber dafür gibt es später weniger Verwirrung und weniger Hin und Her.
Marketingexperten und Webdesigner sind auch Experten darin, in ihren Botschaften starke Handlungsaufforderungen zu verwenden. Ein Aufruf zum Handeln führt die Menschen zu einem gewünschten Ergebnis . Es ist das Äquivalent zu Hier klicken oder Jetzt kaufen Links und Schaltflächen.
In der Kommunikation bei der Fernarbeit geben CTAs den Teammitgliedern einen hilfreichen Anstoß, was sie als nächstes tun sollen. Sollen sie eine angehängte Tabelle prüfen oder mit A/B-Tests einer neuen Strategie beginnen?
Verwenden Sie nur einen CTA pro Nachricht . Sie wollen die Empfänger nicht verwirren oder ihnen zu viele Wahlmöglichkeiten geben. Sie wissen dann vielleicht nicht, welcher sie folgen sollen, oder es fällt ihnen schwer, eine Entscheidung zu treffen, und sie tun nichts, weil sie verwirrt sind.
Sorgen Sie dafür, dass sich die Teams auf das konkrete Ergebnis konzentrieren, das sie erreichen sollen, und machen Sie es ihnen leicht, das Ergebnis zu verfolgen. Lassen Sie keine Zweifel über ihre nächsten Schritte aufkommen.
Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf Ihren CTA durch Formatierung (z. B. fett, kursiv oder in einer anderen Schriftfarbe). Und wenn Sie Ihren CTA in einer separaten Zeile platzieren, hebt er sich noch mehr ab.
5. LÄNGERE BOTSCHAFTEN SOLLTEN LEICHT ÜBERFLIEGBAR SEIN, UND WO IMMER MÖGLICH SOLLTEN VISUELLE ELEMENTE VERWENDET WERDEN.
Sehen Sie, wie wir Überschriften verwenden, um verschiedene Punkte zu gliedern, und fettgedruckte Sätze, um zusätzliche Punkte zu gliedern?
Wenn jemand einen Artikel wie diesen überfliegt, muss er nicht jede Zeile wortwörtlich lesen, sondern kann die interessantesten Punkte heraussuchen und sich auf die neuen Informationen konzentrieren, die er braucht.
Vergewissern Sie sich also vor dem Versenden einer Nachricht, dass sie den Scantest besteht und Folgendes enthält:
- Handlungsorientierte Überschriften und Zwischenüberschriften, die lange oder komplizierte Informationsblöcke auflockern.
- "Gebündelte" Informationen, die leichter zu lesen und zu verdauen sind als eine riesige Textwand. Halten Sie Sätze unter 25 Wörtern und Absätze zwischen 40 und 50 Wörtern.
- Auffällige Farben und Hervorhebungen um wichtige Punkte hervorzuheben und sich an sie zu erinnern.
- Aufzählungspunkte zur schnellen Zusammenfassung von Informationen . Halten Sie die Erklärungen/Beschreibungen für alle Punkte ungefähr gleich lang.
- Angemessener Weißraum. Die Leser brauchen eine visuelle Verschnaufpause von Ihren Worten. Wenn Sie ihnen durch den Weißraum oder den auf der Seite verbleibenden Platz um Ihren Text herum eine Pause gönnen, können sie durchatmen, ohne überwältigt zu werden.
- Leicht verständliche Sprache. Verzichten Sie auf Fachjargon, Akronyme, Abkürzungen und umgangssprachliche Wörter und Ausdrücke, insbesondere wenn Sie mit einem internationalen Team sprechen. Diese können in der Übersetzung verloren gehen und bei allen Beteiligten unnötige Verwirrung stiften.
Visuelle Elemente sind immer ansprechender als Text allein. Versuchen Sie also, wann immer möglich, Flussdiagramme zur Erklärung komplizierter Prozesse oder Infografiken und witzige GIFs zur Auflockerung von weniger spannendem Text einzufügen.
6. VIDEOBOTSCHAFTEN FÜR ZUSÄTZLICHEN KONTEXT VERWENDEN
Videobotschaften - Quelle: visme.co
Was ist, wenn Sie Ihrem Team eine Menge neuer Informationen mitteilen müssen? Sie könnten versuchen, einen Termin für eine andere Mit einem Zoom-Anruf können Sie alle Ihre Teamkollegen in verschiedenen Zeitzonen an einem Ort versammeln, um sie zu hören.
Oder Sie können allen eine Videobotschaft hinterlassen.
Remote-Tools wie Tier können Sie sich selbst und Ihren Bildschirm gleichzeitig aufnehmen.
Anstatt also eine Novelle mit Text für alle zu hinterlassen, können Sie die Anforderungen eines neuen Kunden erklären, ein neues Verfahren oder einen komplizierten Arbeitsablauf beschreiben oder Ihr Team mit einem leicht verständlichen Anleitungsvideo anleiten.
Sie werden Zoom-Müdigkeit vermeiden und jedem einen praktischen Inhalt zur Verfügung stellen, über den er sich informieren und auf den er zurückgreifen kann.
7. EIN MASTER FÜR ASYNCHRONE KOMMUNIKATION WERDEN
Asynchrone Kommunikation ermöglicht es den Teammitgliedern, dann auf Nachrichten zu antworten, wenn es für sie am produktivsten ist . Anstatt eine schnelle Antwort zu senden, sobald eine Nachricht in ihrem Posteingang landet, können sie warten, bis sie die Zeit/Gehirnkapazität haben, der Anfrage ihre volle, ungeteilte Aufmerksamkeit zu widmen.
So kann sich jeder auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, seinen Arbeitsfluss unterbrechen zu müssen, um eine E-Mail zu beantworten oder sich mit einem anderen Projekt zu befassen. Aber es ist definitiv nicht für Notfälle oder dringende Anfragen gedacht.
Damit die asynchrone Kommunikation funktioniert, müssen Sie den Teammitgliedern alles an die Hand geben, was sie brauchen, um selbständig loslegen zu können. Das bedeutet, dass Sie Details skizzieren, Dateien anhängen, auf relevante Dokumente verweisen, Fristen setzen usw.
Ihr Empfänger sollte nicht mit Nachfragen antworten müssen und dank Ihrer guten Kommunikation so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen können.
8. AUCH ÜBER NICHT-BERUFLICHE DINGE KOMMUNIZIEREN
Ihr Team hat mittlerweile einen Slack-Kanal für virtuelle Plaudereien, oder? Hier können Sie Ihr neuestes Netflix-Fernsehvergnügen besprechen, Fotos von Ihren Haustieren austauschen und Traum-Home-Offices und machen gemeinsam virtuelle Kaffeepausen oder Trivia-Abende.
Machen Sie so weiter und probieren Sie einige der folgenden Dinge aus unaufdringliche Tipps zur Teambildung für Mitarbeiter im Außendienst auch.
Der Aufbau eines Verhältnisses zu Ihrem Team ist entscheidend für den Aufbau von Verständnis, Vertrauen und echten persönlichen Beziehungen. Wenn Teams sich verbunden fühlen, fließt die Kommunikation offener und mit weniger Missverständnissen.
Jetzt sind Sie bereit, Ihre Fernarbeitskommunikation in neue Dimensionen zu führen
Wenn Sie mit der Kommunikation bei der Fernarbeit zu kämpfen haben, sollten diese Tipps und Techniken Ihrem Team helfen, eine gut funktionierende Kommunikationsmaschine zu werden.
So können Sie alle Beteiligten leichter auf dem Laufenden halten, Missverständnisse vermeiden und sowohl einzeln als auch gemeinsam produktiver arbeiten.
