9 Alternativen für virtuelle Meetings, um Zoom-Müdigkeit zu vermeiden
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Haben Sie sich nach Alternativen für virtuelle Meetings für Ihr Team umgesehen?
Wie Sie wahrscheinlich schon erfahren haben, Zoom-Müdigkeit ist real . Virtuelle Meetings erfordern viel mentale Energie und können Ihr Team schnell erschöpfen und stressen.
Schließlich muss Ihr Team während eines Videoanrufs einen sinnvollen Beitrag leisten, sich gegenseitig zuhören und auf nonverbale Hinweise und Körpersprache achten. Außerdem müssen sie die ganze Zeit über Blickkontakt halten.
Multiplizieren Sie dies mit jedem 1:1, jeder Teambesprechung und jedem Check-in, die Sie auf dem Plan haben, und Ihre Remote-Mitarbeiter werden möglicherweise am Rande des Burnouts .
Da diese Zeit in Sitzungen viel besser in Blöcken ununterbrochener, konzentrierter und tiefgehender Arbeit verbracht werden könnte, haben wir einige Ideen, die dabei helfen könnten.
Diese Alternativen für virtuelle Meetings steigern die Produktivität und die Zusammenarbeit in Ihrem Team, ohne dass etwas auf der Strecke bleibt.
Aber zuerst: Haben Sie der asynchronen Kommunikation schon Priorität eingeräumt?
Wenn Ihr entferntes Unternehmen Förderung der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz, Als erstes sollten Sie der asynchronen Kommunikation Vorrang einräumen.
Bei dieser Art der Kommunikation stehen die Mitarbeiter nicht unter dem Druck, rund um die Uhr "eingeschaltet" zu bleiben, um Nachrichten zu beantworten oder an virtuellen Besprechungen in letzter Minute teilzunehmen.
Es steht ihnen frei, Nachrichten, Anfragen und Aufgaben zu senden und zu beantworten, wenn sie dazu in der Lage sind und sich darauf konzentrieren können. Dies befreit sie von der Angst vor der Verbindung und fördert so eine bessere Kommunikation.
Bonus: Asynchrone Kommunikation reduziert den Bedarf an virtuellen Meetings erheblich und verringert Burnout durch Heimarbeit .
Aus diesem Grund fallen viele der heutigen virtuellen Meeting-Alternativen unter den Begriff der asynchronen Kommunikation.
Wenn Sie dieses Kommunikationsmodell noch nicht nutzen, sollten Sie noch heute den ersten Schritt machen. Nehmen Sie diese Leitfäden zu diesem Thema in Ihre Liste der Pflichtlektüre auf:
- Alles, was Sie über asynchrone Kommunikation in Fernarbeitsumgebungen wissen müssen
- Beispiele, Werkzeuge und Arbeitsabläufe für asynchrone Kommunikation
Sobald Sie die Grundlagen der asynchronen Kommunikation verstanden haben, werden die folgenden virtuellen Meeting-Alternativen noch besser als ein Videoanruf.
9 Alternativen für virtuelle Meetings, die Ihnen helfen, Zoom-Müdigkeit zu vermeiden
Bevor Sie einen weiteren Videogesprächstermin vereinbaren, sollten Sie prüfen, ob Sie stattdessen nicht besser eine dieser neun Alternativen für virtuelle Meetings nutzen sollten:
1. Geplante Telefonanrufe (nur Audio) (und Walk-and-Talks!)
Reine Audio-Telefonate erleben ein großes Comeback in der Telearbeit. Sie sind viel weniger stressig als virtuelle Anrufe vor der Kamera und bieten den Mitarbeitern eine Pause vom Bildschirm.
Quelle: theguardian.com
Aus diesem Grund haben viele Remote-Teams damit begonnen, ihre Termine Spaziergänge und Gespräche bei dem die Mitarbeiter ermutigt werden, während des Anrufs einen Spaziergang in ihrer Nachbarschaft zu machen.
Dies fördert die Kommunikation und psychische Gesundheitswerte. Aber damit Telefongespräche für Ihr Remote-Team funktionieren:
- Planen Sie Anrufe immer im Voraus, damit die Mitarbeiter Zeit in ihrem Terminkalender einplanen und Notizen oder Fragen vorbereiten können. Weisen Sie sie darauf hin, dass es sich nur um ein Telefongespräch handelt und sie nicht vor der Kamera stehen müssen (juhu!).
- Legen Sie endgültige Anfangs- und Endzeiten fest. Halten Sie sich an einen Zeitrahmen von maximal 20 Minuten. Teilen Sie den Eingeladenen mit, wann Sie in ihrer und Ihrer Zeitzone anrufen werden, um Verwirrung zu vermeiden.
- Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und versenden Sie sie im Voraus, genau wie bei einem virtuellen Meeting. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Gespräche planmäßig verlaufen und die Teilnehmer wissen, was besprochen wird (und nicht aus dem Zusammenhang gerissen werden).
- Laden Sie nicht mehr als drei Personen zu dem Gespräch ein. Im Gegensatz zu virtuellen Meetings, bei denen Sie sehen können, wer als Nächstes das Wort ergreifen möchte, ist es am Telefon viel schwieriger, die Rednerfolge vorherzusehen. Begrenzen Sie die Zahl der Teilnehmer, um Ihre Anrufe zu organisieren und jedem eine Stimme im Gespräch zu geben.
Versuchen Sie, Telefonkonferenzen nicht übermäßig zu nutzen, da sie genauso ablenkend sein können wie Videoanrufe. Vielleicht sollten Sie auch die Teilnehmer abwechselnd einladen, damit sich die Mitarbeiter nicht ausgeschlossen fühlen.
2. email
E-Mail kommt aus der Mode, wenn neue Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz Einzug halten, und wird wieder populär, wenn alle mit der Nutzung überfordert sind.
Aber dieses klassische Kommunikationsinstrument kann ideal für Ihr Team sein, besonders wenn Sie Arbeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg .
E-Mails eignen sich am besten für die schnelle Übermittlung von Informationen, Anweisungen und Kundenfeedback.
Langatmige, verwirrende E-Mails werden jedoch eher falsch interpretiert, wenn sie überhaupt gelesen werden.
Deshalb muss Ihre E-Mail-Kommunikation auch so sein:
- Kristallklar. Fragen Sie sich, ob jemand Ihre Anweisungen oder Informationen missverstehen kann. Können Sie etwas einfacher oder verständlicher machen?
- Prägnant. Sobald jemand nach unten scrollen muss, um Ihre Nachricht zu beenden, haben Sie wahrscheinlich bereits seine Aufmerksamkeit verloren. Halten Sie Ihre Nachrichten kurz und auf den Punkt!
- Nachdenklich. Welche Fragen erwarten Sie, nachdem Sie diese E-Mail gesendet haben? Versuchen Sie, sich in die Lage Ihrer Empfänger hineinzuversetzen und mögliche Fragen, Kommentare und Bedenken in Ihrer Nachricht anzusprechen.
Wenn jemand weitere Fragen, Ideen oder Kommentare hat, lassen Sie ihn am Ende Ihrer E-Mail wissen, dass Sie sich über ein weiteres Gespräch freuen würden.
3. Direct Message (DM) in Slack oder Ihrer bevorzugten Kommunikations-App
Quelle: slack.com
In einer Umfrage, die wir hier bei We Work Remotely durchgeführt haben, haben wir herausgefunden, dass 80 % der Telearbeiter Nachrichten gegenüber Videoanrufen bevorzugen. Und das überrascht uns nicht!
Nachrichten an Ihr Team, eine Abteilung oder einen einzelnen Mitarbeiter sind sehr effektiv, um eine kurze Frage, einen Gedanken, ein Brainstorming, ein Status-Update usw. zu übermitteln.
Remote-Mitarbeiter antworten in der Regel innerhalb weniger Minuten oder Stunden auf DMs, was in der Regel schneller ist als E-Mails. Aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen gesunde Grenzen bei der Arbeit aus der Ferne setzen damit sie sich nicht unter Druck gesetzt fühlen, so schnell wie möglich zu antworten.
Auch wenn DMs eine zwanglosere Art der Kontaktaufnahme sind, sollten sie dennoch professionell bleiben. Sie schreiben nicht Ihrem Schwarm auf Instagram eine DM, also tun Sie so, als ob Sie mit jemandem auf höchster Ebene sprechen. Verwenden Sie immer vollständige Sätze, vermeiden Sie Slang und Abkürzungen, und geben Sie alle Informationen an, die jemand braucht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
4. Starten Sie ein Thema in Ihrer Projektmanagementsoftware
Die Einrichtung eines Kommentar-Threads in Ihrer Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Besprechungen zur Statusaktualisierung komplett überflüssig zu machen.
Tools wie Trello , Asana und Monday halten Sie Ihre Projekte und Aufgabenlisten an einem zentralen Ort organisiert, wobei jedem Teammitglied seine jeweiligen Aufgaben und Fristen zugewiesen werden. Jedes Mal, wenn Sie einen Kommentar hinzufügen, erhalten alle Beteiligten eine Benachrichtigung.
Auf diese Weise lassen sich irrelevante Nachrichten begrenzen und Gespräche, Ideen und Projektfortschritte nahtlos und in Echtzeit aufzeichnen. Und es bringt auch alle dazu produktiv zusammenarbeiten, wenn Ihr Team remote ist .
Vielleicht möchten Sie, dass Ihre externen Mitarbeiter ein tägliches oder wöchentliches Protokoll zur Statusaktualisierung führen, das etwa so aussieht:
- Was ich erreicht habe / Was ich derzeit tue / Was ich als nächstes vorhabe
- Aktuelle Aufgabe / Hindernisse, mit denen ich konfrontiert bin / Gewinne, die ich gemacht habe
- Fortschritte beim Tagesziel / Fortschritte beim Wochenziel / Aktuelle Herausforderungen
Dadurch werden Ihre Projektaktualisierungen und -kontrollen rationalisiert, so dass virtuelle Sitzungen nahezu überflüssig werden.
5. Kollaborative Auszeichnungsfunktionen nutzen
Die Arbeit mit Tools für die gemeinsame Zusammenarbeit wie Google und Microsoft Word bedeutet, dass alles, was Ihr Team erstellt, eine Kommunikationslinie eröffnet.
Wenn jemand beispielsweise ein Google-Dokument oder eine Tabelle teilt, kann Ihr Team Kommentare zu den genauen Wörtern, Absätzen, Ideen, Bildern oder Zeilen des Dokuments hinterlassen. Sie können auch Memos, Erklärungen, Fragen, Links zu externen Ressourcen und mehr hinzufügen.
Jeder, der zur Zusammenarbeit eingeladen wird, kann diese Kommentare in Echtzeit sehen und darauf reagieren. Damit könnte eine virtuelle Sitzung zur Erörterung dieser Fragen überflüssig werden.
Wenn Sie in Google arbeiten, sollten Sie den Modus "Vorschlagen" aktivieren. Dann können Sie und Ihr Team Ihre Vorschläge im Originaldokument hinterlassen, und die Eigentümer/Ersteller können sie entweder annehmen oder ablehnen.
Die Software verfolgt und speichert Kommentare und Ergänzungen, sodass Sie immer über die aktuellste Datei verfügen, an der Sie arbeiten und zusammenarbeiten können. Jedes Teammitglied hat außerdem die Vorschläge aller anderen an einem Ort, ohne sich durch E-Mail-Ketten oder Slack-Threads wühlen zu müssen, um Bearbeitungen vorzunehmen.
6. Video zum Teilen aufnehmen
Quelle: bhphotovideo.com
Die Aufnahme von Videos ist einer der heißesten Trends in der Welt der Telearbeit, und das aus gutem Grund.
Kostenlose Apps wie Loom , Vidyard , CloudApp und Soapbox den Mitarbeitern erlauben, sich selbst, ihre Bildschirme oder beides aufzuzeichnen.
Sie und Ihr Team können schnelle Videos erstellen, um bestimmte Prozesse zu erklären, Mitarbeiter in neuen Protokollen zu schulen, ihnen die Verwendung eines neuen Tools beizubringen, eine Präsentation zu halten und vieles mehr.
Im Grunde all die Dinge, die Sie wahrscheinlich auch in einem virtuellen Meeting tun würden - nur besser.
Wenn Sie ein Video aufzeichnen und an Ihr Team senden, können sie es in ihrer eigenen Zeit ansehen, anstatt bei einer Besprechung anwesend zu sein. Sie können auch pausieren, Notizen machen, zurückspulen, um einen verpassten Teil anzusehen, und später auf diese Videos zurückgreifen, wenn sie Fragen haben.
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Videos zu speichern, und Sie können sie jedes Mal verwenden, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter an Bord nehmen um sie schnell und einfach auf den neuesten Stand zu bringen.
7 Umfragen verschicken
Quelle: uni-due.de
Umfragen werden für Remote-Unternehmen immer beliebter, da sie eine schnelle Möglichkeit darstellen, ehrliches und umsetzbares Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten.
Und wenn Sie wollen ein leistungsfähiges Remote-Team leiten Sie müssen lernen, auf Vorschläge zu hören und gute Ideen in die Praxis umzusetzen.
Umfragen bieten Teammitgliedern einen reibungslosen, anonymen Weg, um Bedenken zu äußern, die sie in einer virtuellen Besprechung vielleicht nicht äußern möchten. Und sie bieten introvertierten Teammitgliedern oder neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich zu äußern.
Kostenlose Umfrageoptionen wie Google Formulare , Schriftform und SurveyMonkey ermöglichen es Ihnen, Fragen zu stellen, um Feedback zu bitten und Themen anzusprechen, die Sie normalerweise in einer Sitzung besprechen würden. Auf diese Weise können Sie besser durchdachte Antworten erfassen und sich Zeit für die Analyse der gesammelten Ergebnisse nehmen.
8. Brainstorming mit einem Online-Whiteboard
Brainstorming-Sitzungen sind einer der häufigsten Gründe für virtuelle Meetings. Aber was wäre, wenn Sie stattdessen alle um ein virtuelles Whiteboard versammeln könnten?
Sie können im virtuellen Raum Ideen austauschen und visuelle Gedanken teilen, ohne dass es zu peinlichen Pausen kommt oder die Teilnehmer sich gegenseitig überreden.
Ihre Remote-Mitarbeiter können Haftnotizen hinzufügen, Bilder oder Diagramme zeichnen, Links zu gemeinsam genutzten Dokumenten als Referenz hinzufügen und so die Zusammenarbeit weniger stressig gestalten.
Fügen Sie eine Aufforderung zu Ihrem Whiteboard hinzu, laden Sie alle ein, etwas beizutragen, und beobachten Sie, wie die kreativen Säfte fließen!
9. Erstellen Sie ein FAQ-Blatt oder fügen Sie es Ihrer Wissensdatenbank/Firmenwiki hinzu
Wenn Sie eine virtuelle Besprechung planen, um einen neuen Prozess, eine Initiative oder eine Richtlinie des Unternehmens zu erläutern, sollten Sie stattdessen ein FAQ-Blatt erstellen.
Fassen Sie Ihre Botschaft oben zusammen und gehen Sie dann auf mögliche Fragen der Mitarbeiter darunter ein.
Pinnen Sie dieses Dokument an die entsprechenden Slack-Kanäle an, senden Sie es per E-Mail an das Team, geben Sie es in Ihrem Google Drive/Dropbox frei, und lassen Sie alle wissen, wo sie es einsehen können.
Sie sollten diesen One-Pager auch in Ihre interne Wissensdatenbank/Firmenwiki aufnehmen.
Sie vermeiden, dass Sie dieselben Informationen an mehrere Personen weitergeben müssen. und eine Ressource zu haben, auf die sowohl neue als auch derzeitige Mitarbeiter in Zukunft zugreifen können.
Testen Sie jetzt diese Alternativen für virtuelle Meetings mit Ihrem Remote-Team!
Quelle: it-daily.net
Virtuelle Meetings sind fantastisch, um entfernte Teams zu verbinden, Kontakte zu knüpfen und sich auszutauschen. Wenn sie jedoch überstrapaziert werden, können sie zu Burnout führen und mehr Stress verursachen als produktive, konzentrierte Arbeitsstunden für Ihr Team.
Diese Alternativen für virtuelle Meetings helfen Ihnen, Zeit für die Videoanrufe zu sparen, die wirklich wichtig sind und höhere Priorität haben.
Bevor Sie also Ihren nächsten Zoom-Anruf planen, sollten Sie prüfen, ob es nicht sinnvoller ist, eine dieser anderen Ressourcen zu nutzen. Ihr Remote-Team wird es Ihnen danken!
