Aufbau von Beziehungen für Teams, die über Zeitzonen hinweg arbeiten

Teams werden nicht nur größer und anspruchsvoller, sondern auch geografisch breiter. Je nachdem, wie weit die Teammitglieder voneinander entfernt sind, müssen bei der Planung und Durchführung von Besprechungen mehrere Zeitzonen berücksichtigt werden. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg erfordert den Einsatz von asynchronen Verfahren und Tools für die Zusammenarbeit sowie den Aufbau und die Pflege von Beziehungen über Entfernungen hinweg. 

Die Entwicklung einer effektiven und vernetzten Kultur der Telearbeit kann sich als besonders schwierig erweisen, wenn Sie Ihre Teamkollegen nur selten persönlich sehen - oder sogar nur virtuell. Im Folgenden finden Sie fünf Bereiche, auf die Sie sich beim Aufbau von Arbeitsbeziehungen über mehrere Zeitzonen hinweg konzentrieren sollten:

Seien Sie präzise in Bezug auf die Zeit

Der Schlüssel zur Kommunikation mit Kollegen liegt darin, genau zu wissen, wie spät es ist - für alle Beteiligten. Selbst für diejenigen, die seit Jahren aus der Ferne arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, den Zeitunterschied zwischen MESZ, PDT und anderen Zeitzonen zu kennen. Wenn Ihr Tag zu Ende geht, fängt der eines Kollegen vielleicht gerade erst an. Daher ist es für eine klare und einfühlsame Kommunikation hilfreich, wenn Sie die Zeiten und Zeitzonen genau kennen. Wenn Sie sich auf eine bestimmte Uhrzeit für ein Treffen oder Ihre Verfügbarkeit beziehen, geben Sie die Zeitzone an, z. B. "Ich werde Slack-Nachrichten von 9 bis 10 Uhr und 14 bis 15 Uhr EST überprüfen." Hier finden Sie einige Tools, die Ihnen bei der Zeitumstellung und Terminplanung helfen, damit Sie immer zur richtigen Zeit kommen: 

• Zeit und Datum - bietet einen Weltzeituhr-Terminplaner und einen einfachen Zeitzonenumrechner
• World Time Buddy - Dashboard zur schnellen Anzeige der Zeiten in mehreren Zeitzonen
• Calendly - eine "zeitzonenintelligente" App, die kostenlose Online-Terminplanung bietet
• Google Calendar - gemeinsam genutzte persönliche und Team-Kalender mit der Option, die sekundäre Zeitzone anzuzeigen".

Durch die Verwendung eines Dokuments mit den typischen Verfügbarkeitszeiten des Teams und eines aktiv aktualisierten und offen zugänglichen Kalenders entfällt das ständige Hin- und Hertelefonieren mit der Frage: "Welche Zeit ist für Sie am besten?" In diesen Dokumenten können die Teammitglieder die Zeiten für intensive Arbeit, familiäre Verpflichtungen und Lerngelegenheiten angeben, ihre Arbeitszeiten genau eingrenzen und besprechungsfreie Tage festlegen. Dieses gemeinsame Dokument kann in einem Projektmanagement-Tool oder in einem Dokumentenspeicher abgelegt werden, so dass das gesamte Team bei Bedarf darauf zugreifen kann. 

Durch die Dokumentation der Arbeitszeiten, die Festlegung klarer Zeitgrenzen und die Verwendung von Tools zur Zeitumstellung wird der Zeitbedarf Ihrer Kollegen gesenkt. 

Vermenschlichen Sie die digitale Arbeit

In der Kultur der Telearbeit gibt es eine dritte Partei zwischen Ihnen und den wachsenden Beziehungen zu Ihrem Team: die Technologie. Leider kann die Technologie nicht die sympathischen Reaktionen und das subtile Feedback weitergeben, die man bei persönlichen Treffen erhält. Um die Kommunikationslücke, die durch die Technologie entsteht, auszugleichen, müssen die Teams den digitalen Arbeitsplatz bewusst menschlich gestalten. Im Folgenden finden Sie einige Praktiken, mit denen Sie Ihre digitale Arbeit menschlicher gestalten können: 

• Sicherheit für das Lernen schaffen. Unser Wissen über die Arbeit ist immer begrenzt. Aber die Anerkennung, dass das ganze Team lernt, schafft ein sicheres Klima, in dem jemand zugeben kann, wenn er etwas nicht weiß. Das Impostersyndrom ist normal, wenn wir aufgefordert werden, unsere Fähigkeiten und unser Wissen zu erweitern, aber das Verstecken von Bereichen, in denen wir wachsen können, macht es viel schwieriger, sich beruflich weiterzuentwickeln.
• Zeigen Sie Einfühlungsvermögen und Verständnis. Es mag Zeiten geben, in denen ein Kollege Schwierigkeiten hat, für das Team da zu sein. Hören Sie zu, ohne zu urteilen, und fragen Sie, wie sie Unterstützung brauchen. Unabhängig von der Zeitzone gibt es immer wieder Veränderungen und Herausforderungen. Zeigen Sie Verständnis, selbst für so einfache Dinge wie eine Zeitverschiebung bei einem persönlichen Gespräch.
• Aktualisieren Sie mit Transparenz. Bei den täglichen Besprechungen oder wöchentlichen Meetings schaffen transparente Updates Sicherheit und Verständnis im Team. Wenn Sie sagen, dass Sie einen stressigen Tag haben oder dass Sie durch etwas in Ihrem Leben abgelenkt sind, können Sie Ihrem Team einfach signalisieren, dass es in Ordnung ist, menschlich zu sein. Wenn Sie Informationen weitergeben wie "Ich habe heute Schwierigkeiten, mich zu konzentrieren, und melde mich um 14 Uhr EST ab, um gründlich zu arbeiten", trägt eine solche Transparenz zu Ergebnissen bei, die sowohl für Sie als auch für Ihr Team gesund sind.

Aufbau einer auf Vertrauen basierenden Kultur der Fernarbeit

Working across time zones is a constant reminder that you will rarely see your colleagues in person, but that simply means work culture becomes remote as well. As is in any other long-distance relationship, trust is a cornerstone. To shift to a remote-first work culture, teams need to build virtual trust by: 

• Raum für Autonomie schaffen
• Konzentration auf Ergebnisse, nicht auf Stunden
• Aktives Zuhören
• Mit Integrität durchhalten
• Die Grenzen der anderen unterstützen
• Wenn möglich, Auswahlmöglichkeiten skizzieren
• Erstellung von Richtlinien für die Fernarbeit

Dies sind nur einige wenige Möglichkeiten, um ein vertrauensvolleres Arbeitsumfeld zu schaffen, aber wenn Sie sie in Ihre Arbeitskultur einbeziehen, werden Sie Ihr Team zusammenschweißen und das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern stärken.

Neben dem Vertrauen sind die gemeinsamen Ziele der Teams und des Unternehmens der Kompass für die Kultur der Telearbeit. Auf die Unternehmensziele sollte in einem gemeinsamen Leitbild, einem zugänglichen Unternehmens- oder Teamhandbuch und einem jährlichen Fahrplan verwiesen werden. Diese vereinbarten Ziele erinnern die Teammitglieder daran, dass sie gemeinsam mit anderen für ein Ergebnis und einen Gruppenzweck arbeiten, von dem alle profitieren, auch wenn sie getrennt sind. Die Entwicklung einer gemeinsamen Vision schafft eine solidere Grundlage und eine positivere Arbeitsatmosphäre, was beides für den Erfolg von entscheidender Bedeutung ist.

Recognize the Work as Part of the Relationship

Der wichtigste Teil des Aufbaus von Beziehungen bei der Arbeit über Zeitzonen hinweg ist die Arbeit selbst. Wenn die Arbeit gut läuft, sind die Menschen eher bereit, sich an Aktivitäten außerhalb der Arbeit und an der Kultur der Fernarbeit zu beteiligen. Richten Sie Ihr Team, das über Zeitzonen hinweg arbeitet, nach diesen Praktiken aus:

• Legen Sie Kommunikationsnormen für Remote-Teams fest. Teams, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten, benötigen eine Kommunikationscharta. Dabei handelt es sich um ein teaminternes Dokument und eine Vereinbarung darüber, wie das Team synchrone und asynchrone Kommunikationspraktiken und -werkzeuge einsetzt. Eine Kommunikationscharta unterstützt die Erwartungen Ihres Teams und fördert eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens bei der Fernarbeit.
• Einigen Sie sich auf Dokumentationsverfahren. Klare Dokumentationsprozesse und Informationen sind für die Arbeit über Zeitzonen hinweg und die asynchrone Kommunikation unerlässlich. Eine konsistente Dokumentation ermöglicht es Ihrem Team, selbständiger zu werden und sorgt für einen effizienten Informationsfluss bis zum Ergebnis.
• Geben Sie regelmäßig Feedback. Konsequente und konstruktive Beurteilungen und Rückmeldungen können sich zwar beängstigend anfühlen, müssen es aber nicht. Wenn sie effektiv durchgeführt werden, liefert Fernfeedback Messgrößen für den Fortschritt, ermöglicht die Einführung neuer Herausforderungen und kann Bereiche hervorheben, die Unterstützung benötigen.
• Fördern Sie Anerkennung. Achten Sie darauf, dass Sie anerkennen, dass die Arbeit gut läuft, anstatt nur darüber nachzudenken. Wann immer Sie bemerken, dass ein Teammitglied hart arbeitet, ein Ziel erreicht, das Team unterstützt oder Sie anderweitig beeindruckt, sagen Sie es ihm. Anerkennung über Zeitzonen hinweg ist eine der besten Möglichkeiten, eine Verbindung zu Ihrem Remote-Team aufzubauen - und Sie brauchen dafür keine bestimmte Stellenbezeichnung. Sie kann in Form eines Ausrufs, eines virtuellen Belohnungsprogramms wie HeyTaco oder eines Videos zum Mitarbeiter des Monats erfolgen. Anerkennung ist nicht immer einfach, da wir unser Team nur selten, wenn überhaupt, bei der Arbeit sehen - was die Anerkennung noch bedeutungsvoller macht.

Mit Absicht Kontakte knüpfen

Über die eigentliche Arbeit hinaus können Teams davon profitieren, sich persönlich miteinander verbunden zu fühlen. Aber auch hier gilt: Wenn man sich nicht in derselben Zeitzone befindet, kann es schwierig sein, die Zeit zu finden, um tiefere Bindungen zu entwickeln, und die Forderung nach häufiger synchroner Zeit für alle, um Kontakte zu knüpfen, kann den Zeitplan des Teams stark belasten. Es gibt ein paar Strategien, die es wert sind, erforscht zu werden:

• Nehmen Sie sich Zeit für die Synchronisierung. Verteilte Teammitglieder haben weniger Gelegenheiten, spontan vorbeizuschauen oder sich bei einem Kaffee auszutauschen. Es lohnt sich jedoch, Zeit für das gegenseitige Kennenlernen einzuplanen. Erwägen Sie die Integration von Tools wie Donut, mit denen Sie festlegen können, wie oft - wöchentlich, monatlich, alle sechs Wochen - Sie sich mit Ihren Teamkollegen treffen sollen. Wenn es vorhersehbar und überschaubar ist, fühlt es sich weniger belastend an und gibt den Teamkollegen etwas, auf das sie sich freuen können.
• Nutzen Sie die wertvolle vorhandene Synchronisierungszeit. Wie Teams, die über Zeitzonen hinweg arbeiten, wissen, ist die Umstellung auf asynchrone Verfahren und die Begrenzung der Synchronisationszeit von entscheidender Bedeutung. Wenn es dennoch zu Meetings kommt, sollten Sie diese Gelegenheiten nutzen, um die Beziehungen zu vertiefen. Stellen Sie sicher, dass die ersten fünf Minuten Ihrer Besprechungsagenda Möglichkeiten zur persönlichen Kontaktaufnahme enthalten, z. B. mit einem grün-gelb-roten mentalen Check-in oder einem Mini-Eisbrecher, wie z. B. "Teilen Sie Ihren Lieblingssongtext mit". Diese einfachen Handlungen können die Verbindungen zwischen den Teammitgliedern verstärken.
• Sozialisieren Sie asynchron. Der Aufbau von Verbindungen ist eines der schwierigeren Ziele, die asynchron zu erreichen sind, aber mit den oben genannten Grundlagen kann die asynchrone Sozialisierung die Beziehungen stärken. Einfache Praktiken können einen großen Einfluss auf das Kennenlernen der anderen Mitglieder Ihres Teams haben. Schaffen Sie Kanäle für zwanglose Konversation und gemeinsame Interessen, wie z. B. Urlaubsgeschichten, Buchklub, Heimwerkerprojekte oder Wochenendrückblicke.

Bei der Arbeit über Zeitzonen hinweg kann die Teambildung leicht übersehen oder auf die Seite geschoben werden. Die Folgen einer solchen Vorgehensweise sind jedoch schwerer zu ignorieren. Der Aufbau von Beziehungen ist für jedes florierende Unternehmen unerlässlich, auch für Teams in verschiedenen Zeitzonen.

Da sich die Teams auf zahlreiche Standorte ausdehnen, besteht ein größerer Bedarf an einem Verständnis für den Aufbau von Beziehungen, die für eine verteilte Teamstruktur spezifisch sind. Workplaceless setzt sich dafür ein, Teams mit mehreren Zeitzonen durch Lernen und Moderation zu unterstützen.