Wann und wie man virtuelle Meetings ablehnt

Zu viele virtuelle Meetings können zu Überlastung und Burnout führen. Ganz zu schweigen davon, dass die Arbeit in Meetings nicht immer erledigt wird, so dass die Teilnahme an ihnen nicht unbedingt eine produktive Zeitnutzung für Sie oder Ihr Team darstellt.

Wenn wir ein Team dabei unterstützen, eine asynchrone Arbeitskultur zu entwickeln, ermutigen wir die Mitglieder, virtuelle Meetings abzulehnen. Leichter gesagt als getan. Hier finden Sie einige Vorschläge, wie Sie diesen Ratschlag in die Praxis umsetzen können. Wichtiger Hinweis: Die folgenden Richtlinien wurden zwar speziell für virtuelle Besprechungen entwickelt, lassen sich aber auch problemlos auf persönliche Besprechungen anwenden.

Warum ist es wichtig, zu wissen, wie man virtuelle Sitzungen ablehnt?

Bisher galten Besprechungen als Standardoption für die Erledigung von Aufgaben. Doch nicht alle Arbeitsziele lassen sich am besten in Meetings erreichen, und zu viele Meetings können für Teams kontraproduktiv sein. Wenn Sie lernen, wie Sie virtuelle Meetings effektiv ablehnen können, kann Ihnen das helfen:

• Schützen Sie Ihre Grenzen, die für eine erfolgreiche Fernarbeit entscheidend sind
• Verhinderung von Burnout durch die Teilnahme an zu vielen Sitzungen
• Mehr Zeit für konzentrierte, tiefgehende Arbeit aufwenden

Folglich können weniger Sitzungen zu erfolgreicheren Remote- und Hybrid-Teams führen.

Woher wissen Sie, wann Sie ein virtuelles Meeting ablehnen sollten? 

Quelle: forschung-und-lehre.de

Bevor Sie anfangen, jede Einladung zu einem Meeting abzulehnen, sollten Sie wissen, ob es für Sie sinnvoll ist, ein bestimmtes virtuelles Meeting auszulassen.

Stellen Sie sich für jede Besprechung oder Besprechungsart die folgenden Fragen:

• Hat das Treffen ein klares Ziel und eine klare Tagesordnung?
• Kann dieses Ziel effektiv asynchron erreicht werden?
• Werden meine Beiträge oder Ideen während des Treffens das Ergebnis beeinflussen?
• Bin ich ein Entscheidungsträger für das Ziel dieses Treffens?
• Steht dieser Termin in Konflikt mit den Grenzen, die ich festgelegt habe?
• Könnte ich über das Ergebnis oder die Entscheidungen, die in der Sitzung getroffen wurden, informiert werden?

Wenn Sie sich angewöhnen, zu erkennen, an welchen Besprechungen Sie teilnehmen müssen und an welchen nicht, können Sie Ihre Zeit und Energie effizienter nutzen.

Wie kann man ein virtuelles Meeting effektiv ablehnen?

Seien Sie respektvoll und entschlossen, wenn Sie verschiedene Besprechungsszenarien ablehnen. Wenn Ihr Team noch nicht vollständig von einer ortlosen Denkweise oder asynchronen Verfahren überzeugt ist, könnte es den Anschein erwecken, dass Sie nur versuchen, sich aus der Arbeit herauszuwinden - was das Gegenteil des Ziels ist. Finden Sie die richtige Sprache, um Ihr Engagement für das Team zu demonstrieren und gleichzeitig Ihre Grenzen zu wahren, und konzentrieren Sie sich darauf, was Sie gewinnen und nicht was Sie verlieren. 

Ihre Fähigkeit, die Teilnahme an Besprechungen zurückzudrängen, hängt wahrscheinlich mit Ihrer Macht innerhalb Ihrer Organisation zusammen. Unser Ziel ist es, Ihnen Ratschläge zu geben, die je nach Ihrem Machtverhältnis eine Reihe von Optionen bieten.

Quelle: expertshare.live

Wenn Sie ein virtuelles Meeting ablehnen müssen, können Sie einige dieser Skripte ausprobieren:

• "Das Ziel dieses Treffens ist so wichtig. Ich weiß jedoch, dass wir alle unter Zeitdruck stehen. Wären Sie offen für ein gemischtes Meeting? Wir könnten einige Vorarbeiten asynchron erledigen und dann die Zeit, die wir für die Besprechung benötigen, verkürzen."
• "Das sieht nach einer wichtigen Aktualisierung aus. Wären Sie bereit, das Update in einem Video oder einem gemeinsamen Dokument zu teilen, um Zeit zu sparen, anstatt eine Besprechung abzuhalten?"
• "Angesichts des Ziels und der Tagesordnung, die Sie für diese Sitzung festgelegt haben, scheint meine aktive Teilnahme nicht erforderlich zu sein. Ich würde es begrüßen, wenn Sie mir im Nachhinein eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der Diskussion und der während der Sitzung getroffenen Entscheidungen zukommen lassen würden.
• "Vielen Dank, dass Sie mich einbeziehen, aber ich kann nicht an der Sitzung teilnehmen. Wenn Sie mir jedoch die Struktur oder das Brainstorming-Dokument im Voraus zur Verfügung stellen können, würde ich mich freuen, meine Gedanken asynchron beizusteuern.
• "Diese Besprechungszeit steht im Widerspruch zu den Grenzen, die ich festgelegt und dem Team mitgeteilt habe. Bitte lassen Sie mich wissen, ob die Zeit oder die Dauer angepasst werden kann. Andernfalls muss ich ablehnen."
• "Ich bin für dieses Treffen nicht verfügbar, aber hier sind meine kurzen Gedanken zu diesem Thema..."
• "Können Sie bitte ein Ziel oder eine Tagesordnung für dieses Treffen nennen? Auf diese Weise kann ich feststellen, ob meine Anwesenheit erforderlich ist, und wenn nicht, werde ich meine Zeit einer tiefgreifenden Arbeit widmen.
• "Mein Kalender ist überfüllt mit Terminen, und ich fühle mich ausgebrannt. Ich werde diese Woche keine weiteren Meetings annehmen, damit ich mich auf die Ziele konzentrieren kann, die ich erreichen muss.
• "Mein Kalender ist überfüllt mit Terminen, und ich fühle mich ausgebrannt. Ich werde diese Woche keine weiteren Meetings annehmen, damit ich mich auf die Ziele konzentrieren kann, die ich erreichen muss.

Die obigen Skripte sind als Beispiele dafür gedacht, wie man ein Treffen effektiv ablehnen kann, ohne die beruflichen Beziehungen zu beeinträchtigen. Fühlen Sie sich frei, die Formulierungen zu kombinieren oder anzupassen, damit sie für Sie oder Ihre Situation passen.