Hybrid Responsable du bureau et coordonnateur de liaison at OECD

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier.  Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.

La Direction des relations mondiales et de la coopération (GRC) concourt à la mise en œuvre de la Stratégie de relations mondiales de l’OCDE et des Orientations stratégiques du Secrétaire général en coordonnant les relations de l’OCDE avec les pays partenaires et avec d’autres organisations internationales. Elle émet des avis à l’intention du Secrétaire général et des directions de l’OCDE sur la manière de renforcer la coopération avec les principaux pays, régions et organisations partenaires.

Elle apporte également un appui aux travaux du Comité des relations extérieures (CRE) de l’OCDE en aidant ses membres à trouver un consensus sur les priorités en matière de relations mondiales, et en veillant à ce que les partenaires concernés par les travaux de l’Organisation y soient véritablement associés.

Le responsable du bureau et coordonnateur de liaison appuiera les travaux du Représentant spécial de l’OCDE auprès des Nations Unies, qui dirige le bureau de l’OCDE à New York. Il assurera une coordination étroite avec la Direction des relations mondiales et le bureau de Washington. La personne retenue assurera le bon fonctionnement des activités de l’OCDE à New York. Elle apportera, en tant que de besoin, une assistance exécutive au Représentant spécial et coordonnera les actions de communication du bureau, servira d’interlocuteur pour la gestion des événements et les questions de protocole et contribuera à coordonner les déplacements des hauts responsables de l’OCDE qui participent aux réunions des Nations Unies. Elle aura également la possibilité d’assister à des réunions et négociations des Nations Unies, de rédiger des synthèses et, plus généralement, de formuler des avis à l’intention du Représentant spécial et d’autres collègues de l’OCDE concernant tel ou tel processus des Nations Unies. Elle sera en poste à New York et rendra compte directement au Représentant spécial.

Responsabilités principales

Soutien à la gestion de bureau, gestion d'événements et de voyages d'affaires

• Fournir, en fonction des besoins, une assistance exécutive au Représentant spécial, notamment pour ce qui concerne la gestion du calendrier et des rendez-vous, la rédaction et l’envoi de la correspondance courante, l’organisation des déplacements, la préparation de notes de synthèse, exposés et discours pour la participation à des activités extérieures.
• Anticiper et préparer activement les réunions, les manifestations et les missions, veiller à ce que le Représentant spécial reçoive à l’avance toutes les informations, la documentation et les éléments de contexte utiles.
• Identifier et résoudre de manière proactive les goulots d’étranglement opérationnels, hiérarchiser les tâches en réponse à l’évolution des demandes et prendre des initiatives pour améliorer les procédures internes.

Analyse, recherche et rédaction de politiques :

• Préparer des notes d'information complètes, des points de discussion, des documents de référence et d'autres documents.
• Participer à la préparation de documents de référence, de projets de notes et de documents d'information pour les réunions (internes, bilatérales et multilatérales).
• Contribuer à la rédaction de documents et de rapports officiels, selon les besoins.

Coordination, liaison et activités de sensibilisation

• Assurer une coordination étroite avec le bureau du Directeur de la Direction des relations mondiales et de la coopération et le bureau de Washington.
• Tenir à jour le calendrier des événements clés de l’OCDE à l’ONU et collaborer de manière proactive avec les collègues du siège de l’OCDE pour façonner la participation de l’OCDE.
• Prendre des notes lors des réunions, préparer des projets de comptes rendus succincts, des exposés, des notes de synthèse, préparer et réviser des rapports et procéder à des recherches préliminaires selon les besoins. Faciliter une reddition de comptes en temps voulu au siège de l’OCDE au sujet des réunions et évolutions au siège des Nations Unies.
• Coordonner les activités de communication du bureau, notamment à travers la gestion des manifestations, la préparation de notes de synthèse et la tenue de bases de données de contacts.
• Être l’interlocuteur principal pour les questions protocolaires, la constitution de relations efficaces avec les Nations Unies et les services du pays hôte, et la mise en place de la transmission des demandes, par exemple pour ce qui concerne les accréditations, la documentation, l’accès et la sécurité ou les déplacements d’agents de l’OCDE venus du siège.
• Contribuer à la visibilité et à l’efficacité opérationnelle de la présence de l’OCDE auprès de l’ONU en assurant un soutien opportun et coordonné à la participation et à l’établissement de rapports au niveau des hauts fonctionnaires.
• Gérer la venue de hauts responsables du siège de l’OCDE en déplacement aux Nations Unies en collaboration avec le Centre de Washington.
• Entretenir et gérer les locaux physiques et installations de bureau de l’OCDE à New York, en étroite coordination avec les équipes de l’OCDE chargées des bâtiments, des finances, de l’informatique et de la sécurité, ainsi qu’avec des parties prenantes et sous-traitants extérieurs. Établir et actualiser des procédures de fonctionnement pour le bureau.

Administration générale, finances et gestion budgétaire

• Entretenir et gérer les locaux physiques et installations de bureau de l’OCDE à New York, en étroite coordination avec les équipes de l’OCDE chargées des bâtiments, des finances, de l’informatique et de la sécurité, ainsi qu’avec des parties prenantes et sous-traitants extérieurs. Établir et actualiser des procédures de fonctionnement pour le bureau.
• Opérer un suivi du budget et des dépenses du bureau, gérer les contrats avec les sous-traitants locaux, préparer les paiements au niveau local et s’assurer de la conformité à l’ensemble du Règlement financier de l’OCDE. Communiquer avec le Centre OCDE de Washington à propos de processus de financement/d’achats communs.
• Effectuer des tâches administratives telles que le traitement des dépenses/reçus, la commande de papeterie/fournitures de bureau et assurer la liaison avec le RMU pour les demandes de congés, les bons de commande et diverses demandes administratives ponctuelles.

Profil idéal

Formation

• Diplôme universitaire de niveau supérieur en relations internationales, en économie, en sciences sociales, en gestion, en administration publique ou dans un domaine connexe.
• Maîtrise d’Excel, Outlook, PowerPoint, ainsi que des outils de collaboration et de téléconférence (Zoom, Teams, WebEx).

Expérience professionnelle

• Au moins cinq années d'expérience professionnelle pertinente en tant que responsable de bureau pour la haute direction, ou en administration des affaires, gestion d'événements, communication ou dans un domaine comparable, de préférence au sein d'une organisation internationale.
• Expérience pertinente en recherche, de préférence dans un environnement international et multiculturel.
• Expérience pertinente en gestion multitâche et imprévue dans des délais courts.
• Capacité à communiquer efficacement, à l'oral comme à l'écrit, dans un environnement multiculturel, avec des collègues de tous niveaux, des délégations nationales et des parties prenantes de haut niveau.
• Familiarité avec les interactions de haut niveau et compétences requises en diplomatie et en confidentialité.
• Capacité à coordonner les équipes d'autres directions.
• Bonne connaissance des techniques et des outils, et expérience pertinente en matière d'engagement et de communication avec les parties prenantes concernées, y compris les médias.
• Grande discrétion et capacité à travailler et à communiquer clairement, à clarifier les exigences et à répondre efficacement aux collègues et aux clients avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel, avec des collègues de tous niveaux, des délégations et des parties prenantes de haut niveau. • Expérience de la gestion de demandes conflictuelles dans des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière autonome pour résoudre les problèmes courants et à prendre des initiatives.
• Connaissance de l'infrastructure informatique et des fondamentaux de la connexion réseau, un atout.

Outils

• Excellente connaissance et maîtrise des logiciels standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), ainsi que des outils de collaboration et de conférence courants (Zoom, TEAMS, Webex). Capacité à exploiter les fonctionnalités avancées pour optimiser la productivité et rationaliser les processus de travail. Capacité à maîtriser rapidement les logiciels standards utilisés au sein de l'organisation pour répondre aux demandes et coordonner les résultats des clients.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez-vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Langues

• Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, ou disposition à l’apprendre.

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant le 11 septembre 2025 à minuit (CEST, heure de Paris).

Durée du contrat

Engagement d’une durée déterminée de 13 mois, avec possibilité de renouvellement pour une durée maximale de 36 mois.

Ce qu’offre l’OCDE Le salaire mensuel de base initial de 5 497.61 $USD, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt exonérés d'impôt sur le revenu (fédéral, étatique et local).

Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.

• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée.  

Processus de sélection

Pour les candidats retenus, des tests écrits/entretiens enregistrés sur vidéo sont prévus au cours de la troisième semaine de septembre 2025 et des entretiens avec le panel devraient avoir lieu au cours de la quatrième semaine de septembre 2025.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées [ressortissantes d’un de ses pays Membres]*, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.