Paralegal, Law Clerk, or Contract Administrator | Permanent Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Intitute bei CHEO

Compensation Pay Range:

Summary:

Please send your resume with a cover letter to [email protected] with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-25-045

Posting Period – From October 2 – 16, 2025

TITLE: Paralegal, Law Clerk or Contract Administrator

Office of Research Services, Research Contracts

New Position

TERM: Full time (1.0 FTE), Permanent

SALARY: Will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Senior Legal Counsel, Alexandra Jones

Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate opportunity for a Paralegal, Law Clerk or Contracts Administrator.

We are looking for a highly motivated, proactive individual to provide contract-related support and services to our research teams. This individual will manage their own roster of internal clients and will handle contract files from intake through to signature, including by drafting/reviewing, negotiating and administering research agreements. The ideal candidate will have strong organizational skills, a keen eye for detail, and the ability to work collaboratively across departments and with other organizations.

RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Senior Legal Counsel, responsibilities will include:

• Reviewing, drafting, negotiating and administering clinical trial agreements, confidential disclosure agreements, data transfer agreements, fund transfer agreements, grant agreements, collaborative partnership agreements, registry/network agreements, licence agreements and other inter-institutional agreements with industry partners/private sector companies (including pharmaceutical and medical device companies), funding agencies, and Canadian and international research institutions and consortiums;
• Drafting and revising standard contract templates, with a view to continuous improvement.
• Collaborating with research, finance, and compliance teams (among others) to ensure contract alignment with institutional policies and regulatory requirements.
• Providing advice, support and guidance to researchers and administrators  with regards to research contracts;
• Preparing contract summaries identifying key risks related to research contracts to enable legal counsel and members of the management team to make informed decisions with respect to approval;
• Coordinating with internal stakeholders to facilitate approvals, and managing the signature process;
• Maintaining and updating the contract management system, ensuring the accurate tracking of contract processes and deadlines;
• Leading and/or participating in projects (departmental, corporate and inter-institutional) to improve the efficiency of the contract review and negotiation process; and,
• Perform other related duties as assigned by supervisor

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Minimum of three years experience in the legal profession as a certified paralegal, a law clerk or a contracts administrator.

• Team player who takes initiative and work independently;
• Excellent organizational, analytical and problem-solving skills;
• Strong interpersonal and communication skills, with a client service orientation;
• Ability to set priorities with competing and shifting demands;
• Experience managing expectations in a high-volume environment;
• Willingness to learn and adapt to new policies, procedures and requirements; and
• Experience using computer systems and software, such as the Microsoft Office 365 suite and comfort operating in a paperless environment (e.g. electronic document storage and management).

ASSETS:

• Experience in corporate and commercial law;
• Knowledge of statutes, regulations, policies and guidelines governing the conduct of human research in Canada, and familiarity with Canadian, US and international guidelines as they apply to clinical trial management (e.g. Canada’s Food and Drugs Act and its regulations, Ontario’s Personal Health Information Protection Act, 2004, principles of the International Conference on Harmonization’s Good Clinical Practices, Tri-Council Policy Statement: Ethical Conduct for Research Involving Humans, etc.);
• Experience in the drafting, review and negotiation of contracts;
• Background (educational or experience-based) in health, research, privacy and/or intellectual property law; and
• Working knowledge of Contract Management software.

WORKING CONDITIONS

• Flexibility to work in a hybrid work model that would include both remote and on-site work.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;

• Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to [email protected].

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at [email protected].

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute - Human Resources Department

[email protected]

401 Smyth Road

Ottawa, ON, K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DU POSTE

Numéro de poste : RI-25-45

Période d’affichage - du 2 octobre au 16 octobre, 2025

POSTE : Parajuriste, une assistante ou un assistant juridique ou un administrateur des contrats.

Bureau des services de recherche, contrats de recherche

Nouveau poste

DURÉE : Contrat à temps plein (1,0 ETP), pemanent

SALAIRE : Le salaire sera proportionnel aux compétences et à l’expérience

RELÈVE DE : Conseillère juridique principale, Alexandra Jones

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR de CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitements pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à tous les peuples des Premières Nations, des Inuits et des Métis, ainsi qu’à leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire. CHEO est une institution et un milieu de travail que nous chérissons tant qui est largement reconnu pour être une source de soutien dans notre collectivité. L’IR de CHEO travaille pour créer de nouvelles connaissances et de nouvelles preuves pour soutenir CHEO dans sa prestation de soins de classe mondiale à nos enfants. Notre mission à l’IR de CHEO est de mettre en relation des talents et des technologies exceptionnels, dans le but de mener des recherches permettant de changer la vie de chaque enfant, adolescent et famille de notre communauté et au-delà.

L’Institut de recherche du CHEO offre une occasion immédiate pour une ou un parajuriste, une assistante ou un assistant juridique ou un administrateur des contrats.

Nous sommes à la recherche d’une personne très motivée et proactive pour fournir du soutien et des services liés aux contrats à nos équipes de recherche. Cette personne sera appelée à gérer sa propre liste de clients internes et à traiter les dossiers de contrats de la réception à la signature, notamment en rédigeant, en examinant, en négociant et en administrant des ententes de recherche. La personne idéale pour ce poste doit posséder de solides compétences organisationnelles, un grand souci du détail et la capacité de travailler en collaboration avec les services et d’autres organismes.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision générale de la conseillère juridique principale ou du conseiller juridique principal, les responsabilités comprennent ce qui suit :

• Passer en revue, rédiger, négocier et administrer des ententes d’essais cliniques, de déclaration confidentielle, de transfert de données, de transfert de fonds, de subvention, de partenariat collaboratif, de registre et de réseau, des contrats de licence et d’autres ententes interinstitutionnelles avec des partenaires de l’industrie et des entreprises du secteur privé (notamment des sociétés pharmaceutiques et de dispositifs médicaux), des organismes de financement, et des institutions de recherche et des consortiums canadiens et internationaux.
• Rédiger et réviser des modèles de contrat normalisés dans une optique d’amélioration continue.
• Collaborer avec les équipes de recherche, des finances et de conformité (entre autres) pour assurer l’harmonisation des contrats avec les politiques institutionnelles et les exigences réglementaires.
• Apporter des conseils, du soutien et de l’orientation au personnel de recherche et administratif en ce qui concerne les contrats de recherche.
• Préparer des résumés de contrat indiquant les principaux risques liés aux contrats de recherche afin de permettre aux conseillères juridiques et conseillers juridiques et aux membres de l’équipe de gestion de prendre des décisions éclairées en matière d’approbation.
• Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour faciliter les approbations et gérer le processus de signature.
• Tenir et mettre à jour le système de gestion des contrats, en assurant un suivi précis des processus contractuels et des échéances.
• Diriger des projets (des services, organisationnels et interinstitutionnels) ou y participer pour améliorer l’efficacité du processus d’examen et de négociation des contrats.
• Accomplir d’autres tâches connexes à la demande de la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Au moins trois ans d’expérience dans la profession juridique, en tant que parajuriste, assistante ou assistant juridique ou professionnelle ou professionnel des contrats certifié.

• Esprit d’équipe, sens de l’initiative et capacité à travailler de façon autonome.
• Excellentes compétences en organisation, en analyse et en résolution de problèmes.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une orientation sur le service à la clientèle.
• Capacité d’établir des priorités face à des demandes concurrentes et changeantes.
• Expérience de la gestion des attentes dans un environnement à charge de travail élevée.
• Volonté d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles politiques, procédures et exigences.
• Expérience de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme la suite Microsoft Office 365 et aisance à travailler dans un environnement informatisé (p. ex. stockage et gestion de documents électroniques).

ATOUTS

• Expérience en droit des sociétés et en droit commercial.
• Connaissance des lois, règlements, politiques et lignes directrices régissant la recherche sur les humains au Canada ainsi que des lignes directrices canadiennes, américaines et internationales applicables à la gestion des essais cliniques (p. ex. Loi sur les aliments et drogues du Canada et ses règlements, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario, principes des Bonnes pratiques cliniques de la Conférence internationale sur l’harmonisation, Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains).
• Expérience de la rédaction, de l’examen et de la négociation de contrats.
• Expérience (scolaire ou professionnelle) en droit de la santé, de la recherche, de la protection des renseignements personnels et de la propriété intellectuelle.
• Connaissance pratique des logiciels de gestion des contrats.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Flexibilité pour travailler selon un modèle hybride incluant à fois le télétravail et le travail sur site.

AUTRES EXIGENCES

• Être éligible à travailler au Canada ;
• Conformité à la Politique Universelle de Vaccination contre la COVID-19 du CHEO RI ; et
• Réussir une Vérification de Casier Judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez enovoyer un CV complet et une letter de motivation à [email protected].

L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante : [email protected].

L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

[email protected]

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA