Dokumentation in einem hybriden Arbeitsumfeld

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt hat sich auch die Art und Weise, wie wir unsere Arbeit dokumentieren,drastisch verändert. Papierausdrucke und Aktenschränke gibt es so gut wie nicht mehr, und wir leben heute in einer Welt,in der die meisten unserer Unterlagen cloudbasiert oder über das Internet zugänglich sind. Die Digitalisierung istjedoch nicht die einzige treibende Kraft bei der Veränderung unserer Dokumentation.

Da immer mehr Menschen weniger Zeit im Büro verbringen und mehr Zeit von zu Hause oder anderen Orten aus arbeiten,verändern sich auch die Dokumentationsprozesse. Da die Mitarbeiter/innen über verschiedene Standorte verstreut sind,haben nicht alle zur gleichen Zeit Zugang zu den Informationen oder zu einem Kollegen/einer Kollegin, wenn sie gebrauchtwerden.

Die Umstellung auf hybride Remote-Konfigurationen erhöht den Bedarf an digitaler Dokumentation noch weiter. Aus diesemGrund müssen wir uns mit den besten Praktiken und Methoden befassen, um sicherzustellen, dass wir alle effektiv arbeitenkönnen, wenn wir nicht im Büro sind.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Dokumentation?

Wenn dein Unternehmen in den letzten anderthalb Jahren aufgrund der Pandemie aus der Ferne gearbeitet hat, denkst duvielleicht, dass du mit den Herausforderungen und Lösungen bereits vertraut bist. Ein hybrider Arbeitsplatz bringtjedoch eine Reihe eigener Probleme mit sich, die es zu bewältigen gilt. Immer mehr Unternehmen kehren mit einer gewissenFlexibilität ins Büro zurück und müssen nun mit einer Situation umgehen, die nicht viele zuvor erlebt haben. Zu denhäufigsten Herausforderungen gehören:

1. Sicherstellen, dass jeder Zugang zu denselben Unterlagen hat. Doch nicht alles wird online erledigt. Bei einem Brainstorming im Büro werden zum Beispiel oft Ideen auf einem Whiteboard notiert. Sind diese Informationen auch für Personen, die nicht im Büro waren, leicht zugänglich?
2. Sicherstellen, dass der Dokumentationsprozess einheitlich ist. Es kann sein, dass es einen Unterschied gibt zwischen dem, was im Büro passiert, und dem, was aus der Ferne geschieht. Es kann sein, dass Meetings aus der Ferne aufgezeichnet werden, weil das einfacher ist, als Notizen zu machen. Aber ist das wirklich die effektivste Methode?
3. Eine Dokumentationsmethode zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern aus der Ferne und im Büro ermöglicht. Während Lösungen wie Google Suite oder Microsoft 365 heute Standard sind, wie sieht es mit der Dokumentation von Ideensitzungen, Workshops und anderen interaktiven Aktivitäten aus?
4. Dokumentieren von Standard-Büroabläufen. Beschäftigte, die überwiegend oder ganz aus der Ferne arbeiten, kennen nicht immer die einfachen Verfahren, die im Büro leicht zu erlernen sind. Dazu gehören z. B. das Buchen von Freizeit, Krankmeldungen, lokale Feiertage usw.
5. Bekämpfung von Silos und mehreren Informationsquellen. Es ist leicht möglich, dass es in verschiedenen Bereichen deines Unternehmens mehrere Versionen von Dokumenten gibt. Vielleicht hast du sogar wichtige Informationen in einem Slack-Thread, die ein Teammitglied in einer anderen Zeitzone leicht übersehen kann. Leider wird viel Zeit damit verschwendet, die Konsistenz von Informationen zu überprüfen. Wir werden diesen Punkt weiter unten besprechen, aber es ist ein häufiges Problem, mit dem selbst Unternehmen mit mehreren Standorten zu kämpfen haben.

Deine Ziele sind nicht klar genug dokumentiert. Das führt zu unterschiedlichen Erwartungen und Ergebnissen, die oft zuspät im Arbeitsprozess festgestellt werden.

Wie unterscheiden sich diese hybriden Fernarbeitsprobleme von denen eines 100%igen Fernarbeitsplatzes?

Auch wenn viele dieser Probleme Ähnlichkeiten mit denen eines 100%igen Remote-Arbeitsplatzes aufweisen, unterscheidensie sich in den Lösungen, die zu ihrer Lösung erforderlich sind. Eine Mischung aus Büro- und Fernarbeitskräftenbedeutet, dass du sie anders angehen musst. Selbst wenn alle deine Mitarbeiter/innen ihre Zeit zwischen Büro undRemote-Arbeitsplatz aufteilen, wird sich die Art und Weise, wie sie arbeiten und zusammenarbeiten, von Situation zuSituation unterscheiden. Aus diesem Grund gibt es keine Einheitsgrösse, die für alle gilt, wie es bei einem reinen Büro-oder Fernarbeitsszenario der Fall wäre.

Wie wichtig ist die Dokumentation an einem hybriden Arbeitsplatz?

Bei der Arbeit in der Ferne ist man sehr flexibel, was Arbeitszeiten, Zeitzonen und Zusammenarbeit angeht. Dennoch sindam Ende des Tages alle auf derselben Seite, wenn es um die Erwartungen und Ergebnisse geht. Wenn es um Prozesse undDokumentation geht, ist in der Regel bereits alles klar umrissen.

Wenn du jedoch das Büro ins Spiel bringst, wird alles ein bisschen unflexibler. Es ist auch eine unglaublich neueSituation, mit der viele Leute wenig Erfahrung haben und zum ersten Mal zu tun haben. Ein reines Remote-Team mussvielleicht mit einem Büroteam zusammenarbeiten. Eine dieser Gruppen wird ihre Zusammenarbeit stark verändern müssen,oder sie werden sich in der Mitte treffen müssen. An dieser Stelle musst du die beiden Welten mit einer gutenDokumentation ausgleichen.

Eine gute Dokumentation verbessert letztendlich die gesamte Kommunikation in deinem Unternehmen, einen derSchlüsselbereiche für den Erfolg eines Hybridunternehmens.

Glücklicherweise können wir mit einer Methode die meisten der oben beschriebenen Probleme bekämpfen. Wie bereitserwähnt, ist die Situation deines Unternehmens einzigartig. Dennoch kann dir unser nächster Tipp dabei helfen,sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter/innen Zugang zu den Informationen und Unterlagen haben, die sie benötigen.

Eine einzige Quelle der Wahrheit schaffen

Im Grunde genommen ist Dokumentation ein Kommunikationsproblem. Und obwohl wir eine grosse Anzahl von Tools zur Verfügunghaben, versuchen sie alle, die Verfügbarkeit zu replizieren, die wir haben, wenn wir in einem Büro vor Ort arbeiten.

Ein Hauptproblem bei der Dokumentation und der Digitalisierung ist es, eine einzige Quelle der Wahrheit (Single Sourceof Truth, SSOT) zu haben. Was genau meinen wir damit? Mit einer SSOT werden alle relevanten Informationen zu einem Themaoder einer Arbeit an einem einzigen Ort mit sorgfältiger Versionskontrolle aufbewahrt. Wenn du schon einmal damit zu tunhattest, mehrere Versionen von Dokumenten per E-Mail hin- und herzuschicken, weisst du wahrscheinlich, was für einDurcheinander dabei entstehen kann.

Mit einem SSOT haben deine Teams Zugriff auf zuverlässige und genaue Informationen, die immer auf dem neuesten Standsind. Die Google Suite oder eine andere Software für die Zusammenarbeit ist bei weitem die beliebteste Methode, um dieszu erreichen. Diese Tools verfügen auch über eine integrierte Versionsverwaltung, mit der du Änderungen in früherenVersionen leicht erkennen kannst, ohne dass mehrere Dateien für Unordnung und Verwirrung sorgen müssen.

Ein SSOT ist jedoch mehr als nur die Dokumente, an denen du aktiv arbeitest, oder Tabellenkalkulationen, die duausfüllst. Das gilt auch für Geschäftsentscheidungen, Strategien und Prozesse. Schauen wir uns ein Beispiel an. Stelldir vor, dein hybrides Designteam erledigt Arbeiten für einen externen Kunden, nachdem es von seinem Vorgesetzten damitbeauftragt wurde. Dabei könnte es sich um die Erstellung eines Website-Drahtgitters oder eines neuen Logos handeln.Danach lädt das Designteam seine Arbeit wie üblich als Fallstudie auf die Website deines Unternehmens hoch.

Ein paar Tage später erhältst du eine verärgerte E-Mail von deinem Kunden, in der er dir mitteilt, dass er ausdrücklichgesagt hat, dass er nichts von seiner Arbeit veröffentlichen darf. Was ist hier passiert? In diesem Fall hatte derManager die Anfrage des Kunden in seiner CRM-Software gespeichert und die Nachricht nicht an das Team weitergeleitet.Ohne Zugriff auf das CRM kannte die Designzeit die Anfrage des Kunden nicht.

In diesem Fall ist das Problem nicht der Mangel an verfügbaren Tools. Das Problem ist, dass kein SSOT allen Beteiligtenzur Verfügung gestellt wurde und die Arbeit in einem Hybrid-Remote-Setup die Kommunikation erschwert hat. Wenn du dirdie sechs oben beschriebenen Herausforderungen vor Augen führst, hilft eine gründliche Methode zur Erstellung eines SSOTfür alle Beteiligten sehr, um Dokumentationsprobleme zu bekämpfen.

Sind Drucksachen in einem hybriden Remote-Unternehmen überflüssig oder werden sie noch gebraucht?

Eines ist sicher: Drucksachen sind auch ohne die Einführung von Fernarbeit und hybrider Fernarbeit eine Seltenheitgeworden. Wenn du dir die oben empfohlenen Tools ansiehst, bezweifelst du vielleicht auch, dass Druckerzeugnisseüberhaupt noch gebraucht werden. Heisst das aber, dass du komplett umsteigen und auf Drucksachen verzichten kannst?Wahrscheinlich nicht. Auch wenn die überwiegende Mehrheit der Arbeit selbst in kollaborativen Büros mit Hilfe vonSoftware erledigt wird, lassen sich manche Aufgaben nicht immer auf digitalem Wege erledigen.

Der Schlüssel dazu ist, die Digitalisierung von Drucksachen bei Bedarf zu erleichtern. Dazu brauchst du einen striktenProzess, der es deinen Beschäftigten ermöglicht, auch ausserhalb des Büros auf die neuesten Informationen zuzugreifen.

Einige Personal- und Geschäftsprozesse sind ebenfalls auf Druckerzeugnisse angewiesen. In diesen Fällen hast duvielleicht mit der Gemeindeverwaltung, der Krankenkasse, dem Finanzamt usw. zu tun. Auch wenn nicht jeder mit diesenDokumenten arbeiten muss, ist die Aufbewahrung digitaler Kopien notwendig, wenn deine HR- und Betriebsteams manchmalausserhalb des Büros arbeiten.

Dokumentation und hybrides Onboarding

Eine letzte Herausforderung, über die du nachdenken solltest, ist dein Onboarding-Prozess. Es ist leicht, sich über dieDokumentation für deine aktuellen Mitarbeiter/innen Gedanken zu machen, aber was ist mit deinen zukünftigenMitarbeitern/innen?

Abhängig von deinem Remote-System stellst du vielleicht schon jetzt oder in Zukunft Mitarbeiter/innen ein, die nie einenFuss in dein Büro setzen werden. Wie funktioniert in diesem Fall dein Onboarding? Es ist zwar einfach, ihnen Formularezum Ausfüllen zur Verfügung zu stellen, aber einige Dinge fehlen noch. Es gibt keine Führung durch das Büro, keinHändeschütteln mit anderen Mitarbeitern und kein spontanes Kennenlernen. Die Erfahrung ist viel weniger flüssig. Ausdiesem Grund ist eine gründliche Dokumentation unglaublich wichtig für deinen neuen Mitarbeiter, damit er dasUnternehmen besser versteht und die Lücken füllen kann.

Ein neuer Hybrid-Remote-Mitarbeiter muss sich schnell mit deiner Kultur vertraut machen. Wenn du es noch nicht getanhast, solltest du deine Einarbeitung im Büro dokumentieren. Dazu gehört auch, wo sich alle Arbeitsmittel befinden,Kommunikationsrichtlinien und sogar kleine Dinge wie die Art und Weise, wie ihr Erfolge feiert. Was im Büro amoffensichtlichsten ist, ist für einen hybriden Mitarbeiter am wenigsten offensichtlich.Vergiss nicht, dass deinOnboarding-Erlebnis den ersten Eindruck deiner neuen Mitarbeiter von deinem Unternehmen prägt. Du hast nur eine Chance,es richtig zu machen. Wenn du hybride Mitarbeiter einstellst, hast du Zugang zu einer Vielzahl von Talenten, die ineinem Büro nicht zur Verfügung stehen, also sorge dafür, dass der Einstieg so reibungslos wie möglich verläuft.

Welche Tools können bei der Dokumentation in einem Unternehmen mit hybrider Telearbeit helfen?

Hybride Fernarbeit ist auf die richtigen Tools angewiesen, damit deine Teams im Büro und im Aussendienst zusammenarbeitenkönnen. Bei der Dokumentation ist das nicht anders, und es gibt viele Tools, mit denen dein Unternehmen effizientdokumentieren kann.

Confluence

Confluence von Atlassian ist vielleicht eines der bekanntesten Dokumentations-Tools. Es ist ein hybrider,remote-freundlicher Arbeitsbereich, in dem deine Teams ihre Prozesse und ihr Wissen dokumentieren können. Es ist einunglaublich leistungsfähiges Tool mit einer riesigen Anzahl von Vorlagen, die das Dokumentieren einfach machen. AlleTeams in deinem Unternehmen haben etwas davon, es zu nutzen. Eine beliebte Funktion sind die Entscheidungsprotokolle,mit denen du alle Entscheidungen zu Projekten, Produkten und anderen Aufgaben auf Papier festhalten kannst. Du kannstConfluence mit bis zu 10 Benutzern kostenlos nutzen.

ClickUp

Ein Schlüssel zur Dokumentation ist eine einzige Quelle der Wahrheit: ein Ort, an dem du alles findest, was du brauchst,von Chats über Aufgaben bis hin zu Dokumenten. ClickUp hat sich darauf spezialisiert, all die verschiedenen Apps, dieein Unternehmen normalerweise verwendet, durch seine eigenen Angebote zu ersetzen. Es ist zu einfach, Arbeit zuverpassen, die über verschiedene Plattformen verteilt ist, also macht ClickUp es für Dokumentationszwecke schwierig,dass etwas verloren geht. ClickUp bietet sowohl ein kostenloses Abonnement als auch Premium-Optionen an, also probierees aus, wenn du deine eigene Single Source of Truth schaffen willst.

Trainual

Wie wir bereits erwähnt haben, ist der Onboarding-Prozess ein besonderer Bereich, in dem die Dokumentation deinemHR-Team und deinen Mitarbeitern auf lange Sicht viel Zeit ersparen kann. Trainual ist eine grossartige Möglichkeit,unsere Ratschläge umzusetzen und sammelt alle Unterlagen, die deine hybriden Mitarbeiter beim Onboarding benötigen. Dukannst sogar das Wissen deiner neuen Mitarbeiter/innen testen und sicherstellen, dass sie die Unterlagen verinnerlichthaben.

Front

Ein weiterer Bereich, in dem die Dokumentation wichtig ist, sind die Kundenbeziehungen. Jeder kennt den Schmerz, wennman mit einem Unternehmen zu tun hat, bei dem die Probleme und die Kommunikation nicht ordnungsgemäss dokumentiertwurden. Front geht dieses Problem auf verschiedene Arten an, die für Remote-Hybrid-Teams geeignet sind. Eine Methode istder Posteingang des Teams für alle Mitteilungen, eine andere die Erstellung automatisierter Prozesse und Regeln, dieallen Mitgliedern deines CS-Teams angezeigt werden. Das Beste daran ist, dass du deine aktuellen Anwendungen wieSalesforce und Confluence integrieren und eine einzige Informationsquelle in Front schaffen kannst.

Fazit

Wenn du dir die Zeit genommen hast, diesen Artikel zu lesen, bist du wahrscheinlich bereits in einer hybridenRemote-Umgebung tätig oder denkst über einen baldigen Wechsel zu einer solchen nach. Die wichtigste Erkenntnis für alle,die ihren Dokumentationsprozess verbessern wollen, ist die Erstellung eines Playbooks, auf das alle zugreifen können unddas als einzige Quelle der Wahrheit dient. Nicht jeder wird ständig im Büro sein. Manche Leute sind vielleicht sogarüberhaupt nicht da.

Wenn du alles methodisch und auf die gleiche Art und Weise dokumentierst, können alle am produktivsten sein, aber esschafft auch gleiche Bedingungen. Allzu oft haben Beschäftigte, die aus der Ferne arbeiten, das Gefühl, dass sie sichChancen entgehen lassen. Vielleicht verpassen sie ein wichtiges, spontanes Bürotreffen, bei dem sie ihre Fähigkeitenunter Beweis stellen könnten. Oder sie haben keinen Zugang zu allen Informationen, die sie brauchen, um ihre Arbeit sogut wie möglich zu machen.

Indem du ein gründliches Dokumentationsverfahren einführst und alle zur Verantwortung ziehst, kannst du dazu beitragen,dass alle ihr Bestes geben und Spass an ihrer Arbeit haben.