Wie die Technologie die traditionelle Arbeitszeit revolutioniert

Die traditionellen Arbeitszeiten werden allmählich zu einer fernen Erinnerung.

Die Nachfrage nach flexiblen Arbeitszeiten hat sich in den letzten 10 Jahren weltweit mehr als verdoppelt. In der Schweiz zum Beispiel ergab eine Arbeitsplatzstudie, dass 84% aller befragten Arbeitnehmer/innen die Möglichkeit haben wollen, flexibel zu arbeiten, das sind 20% mehr als der weltweite Durchschnitt von 64%. In Grossbritannien arbeiten bereits 63% der Beschäftigten auf irgendeine Weise flexibel. Das liegt zum Teil daran, dass eine neue Generation von Arbeitnehmern in den Beruf einsteigt. Es liegt aber auch an den technologischen Fortschritt.

Wir stellen die verschiedenen Arten von flexiblen Arbeitsmöglichkeiten vor und gehen darauf ein, wie die Technologie dies ermöglicht hat.

Was ist flexibles Arbeiten?

Es kann für jeden etwas anderes bedeuten, aber im Allgemeinen ist es eine Arbeitsform, die auf die Bedürfnisse von Arbeitnehmern zugeschnitten ist. Einfach ausgedrückt, ist flexible Arbeit alles, was nicht den traditionellen Arbeitszeiten entspricht.

Ihre Beliebtheit beruht auf den zahlreichen Vorteilen, die sie für Unternehmen und Beschäftigte bietet.

Zu den Vorteilen für die Beschäftigten gehören:

• Einsparung der Kosten für das Pendeln.
• Höhere Produktivität, Konzentration und Kreativität.
• Eine gesunde Work-Life-Balance.
• Weniger Krankheitstage aufgrund von arbeitsbedingtem Stress, Depressionen und Angstzuständen.

Die Vorteile für Unternehmen sind:

• Die Produktivitätssteigerung wirkt sich in beide Richtungen aus.
• Senkung der Kosten für Arbeitsraum, Nebenkosten usw.
• Steigert die Arbeitsmoral.
• Verringerung von Fehlzeiten und Fluktuation.
• Das Image deines Unternehmens, das Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance legt, wird gestärkt.

Verschiedene Regelungen können als flexibel angesehen werden, z.B.:

• Komprimierte Arbeitszeiten
• Schichtarbeit
• Jahresarbeitszeit
• Gestaffelte Arbeitszeiten
• Wechsel von Vollzeit- zu Teilzeitarbeit
• Änderung der Teilzeitarbeit
• Anpassung der Arbeitszeiten an die Abholung von der Schule und andere abhängigkeitsbezogene Aktivitäten

Flexibles Arbeiten und Technologie

Ganz gleich, in welcher Branche du tätig bist oder was dein Unternehmen ist - von Marketingagenturen bis hin zu Personalberatern und allem, was dazwischen liegt - die Technologie hat bei der Entwicklung oder Umgestaltung deines Unternehmens sicher eine Rolle gespielt.

Die technologischen Fortschritte haben nicht nur die Unternehmen für ein breiteres Publikum geöffnet, sondern auch für mehr Schnelligkeit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gesorgt.

Die wichtigste Neuerung für die Beschäftigten ist die Veränderung der traditionellen Arbeitszeiten. Vorbei sind die Zeiten, in denen du von deinen Mitarbeitern verlangt hast, dass sie eine bestimmte Anzahl von Stunden am Arbeitsplatz anwesend sind. Dank des technologischen Fortschritts können wir heute von jedem Ort der Welt aus arbeiten und die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen.

Viele Unternehmen sind dabei, ihre Organisationsstruktur so zu verändern, dass eine flexiblere Teamarbeit möglich ist. Eine Studie der Royal Society for the encouragement of Arts, Manufactures and Commerce (RSA) zeigt, dass drei von vier Arbeitsplätzen ihren Beschäftigten die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort zu variieren.

Eine grosse Abschreckung für Betriebe, die nicht bereit sind, flexible Arbeitszeiten zu ermöglichen, sind die Kosten für die Technologie. Da die Kosten für die Technologie, die flexibles Arbeiten ermöglicht (Cloud-basierte Dienste, Zeiterfassungssoftware, Anwesenheitskontrolle, Kommunikationstools usw.), jedoch weiter sinken, wird erwartet, dass mehr Arbeitgeber ihren Beschäftigten diese Option anbieten.

Tipps für die Führung flexibler Arbeitnehmer

Eine verständliche Sorge von Arbeitgebern, die flexibles Arbeiten in Erwägung ziehen, ist ihre Fähigkeit, diese Arbeitskräfte zu managen. Das muss zwar nicht allzu kompliziert sein, stellt Arbeitgeber aber vor neue Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Im Folgenden haben wir fünf Tipps zusammengestellt, die dir helfen, deine flexiblen Arbeitskräfte effektiv zu managen.

Planung: Bevor du einem Antrag auf flexible Arbeit zustimmst, musst du deine Hausaufgaben machen. Du musst jeden Antrag individuell prüfen, da die Rollen und Aufgaben unterschiedlich sind. Beurteile die Bedürfnisse deines Unternehmens und überlege, wie sich flexible Arbeitszeiten auf dein Unternehmen auswirken werden. Du solltest auch mögliche Gesundheits- und Sicherheitsprobleme in Betracht ziehen und sie entsprechend angehen.

Richtlinien: Sobald du einen Plan hast, solltest du eine Richtlinie für flexible Arbeit erstellen, in der die Bedingungen für die Annahme von Anträgen auf flexible Arbeit festgelegt sind. Nimm zum Beispiel Formulierungen zu E-Mail-Antwortzeiten, zur Nutzung der Ausrüstung, zur Erfassung der Arbeitszeiten, zur Kommunikation mit den Beschäftigten vor Ort usw. auf.

Schulung: Du musst deine Mitarbeiter/innen für die flexible Arbeit schulen. Gib ihnen klare Anweisungen, was von ihnen erwartet wird. Denke an Schulungen zu Zeitmanagement, Produktivität, Eigenverantwortung usw. Remote-how zum Beispiel bietet Schulungen für Manager von verteilten Teams an. Du kannst es hier ausprobieren!

Werkzeuge: Nutze die Vorteile der neuen Technologien, um deine Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. Es gibt Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit und mehr. Im Folgenden haben wir einige gängige Tools für den Anfang zusammengestellt.

Beispiele für Werkzeuge und Ausrüstung für die Heimarbeit sind:

• Kommunikationstools: Google Hangout, Zoom, Discord, Slack, Hive, Skype, Workplace by Facebook, etc.
• Zeiterfassungstools: Jira, Acello, TFS, Toggl, Desktime, usw.
• Tools zur Abwesenheit von Mitarbeitern: Hubstaff, BrightHR Abwesenheitsmanagement, TimeOff Management, etc.
• Kollaborationstools: Google docs, Dropbox, Trello, Asana, etc.

Fazit

Wenn du die oben genannten Schritte befolgst, vereinfachst du die Verwaltung deiner Gleitzeitarbeitskräfte. Ihre Produktivität, die Qualität ihrer Arbeit und ihre Arbeitszeiten.

Du solltest darauf achten, dass du fair bist, wenn es darum geht, einen Antrag auf flexible Arbeit zu akzeptieren. Wenn du einen Antrag ablehnst, solltest du einen guten geschäftlichen Grund dafür vorweisen können. Mit einer detaillierten Richtlinie für flexible Arbeitszeiten vermeidest du Klagen deiner Beschäftigten wegen Diskriminierung oder unfairer Behandlung.