Wie Sie sich selbst verwalten und gleichzeitig Ihre neuen Remote-Teams unterstützen
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Diese 8 Tipps für die Arbeit an entfernten Standorten helfen Ihnen, neue Remote-Teams zu managen und Ihre Arbeit zu erledigen, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie an beiden Enden der Kerze brennen.
Zusätzliche Kommunikation ist der größte Unterschied zwischen Verwaltung von Remote-Teams und denjenigen, die intern arbeiten. Leider kann dies auch zu Ablenkungen und anderen zeitraubenden Folgen führen, die die Bewältigung der eigenen Arbeitslast erschweren.
Wie schaffen Sie also den Spagat zwischen Selbstmanagement und Unterstützung Ihrer neuen Remote-Teams? Und wie überprüfen Sie Projekte, ohne Mikromanagement zu betreiben?
Dieser Leitfaden enthält eine Mischung aus hilfreichen Tipps, um Ihre eigene Effizienz zu steigern und für Ihr Team da zu sein, angefangen mit dem richtigen Spielplan:
1. Legen Sie einen Zeitplan fest, um die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren
Remote-Teams haben oft flexible Arbeitszeiten. Es ist jedoch wichtig, diese Arbeitszeiten zu strukturieren, damit Ihr Team weiß, wann Sie rund um die Uhr im Einsatz sind und umgekehrt. So können Sie die Arbeitsbelastung und die Freizeit besser organisieren, wenn Sie beginnen Aufbau eines Remote-Teams .
Um Ihren Zeitplan zu verwalten:
- Planen Sie in Zeitblöcken. Teilen Sie Ihre Aufgaben in 15-Minuten-Blöcke ein, um Ihren Tag nach Ihrem Produktivitätsniveau auszurichten. So können Sie zum Beispiel von 10:00 bis 10:15 Uhr E-Mails checken und sich dann von 10:30 bis 11:45 Uhr auf Ihre Arbeit konzentrieren. Vergessen Sie nicht, ein paar Pausen und ein Mittagessen einzuplanen!
- Führen Sie in Zeiten hoher Produktivität tiefgehende Arbeiten durch, und arbeiten Sie oberflächlich, wenn Sie weniger konzentriert sind. Lassen Sie nicht zu, dass oberflächliche Arbeiten (wie das Beantworten von E-Mails) Ihre gesamte geistige Energie aufzehren. Planen Sie Ihre schwierigsten Aufgaben für die Zeit, in der Sie die meiste geistige Energie haben.
- Zeitschaltuhren für Pausen einstellen . Nutzen Sie den Alarm Ihres Telefons oder eine Online-Zeiterfassung, um sich zu melden, wenn es Zeit ist, sich zu strecken, spazieren zu gehen, sich vom Bildschirm zu lösen und Ihrem Gehirn eine Minute Zeit zum Entspannen zu geben.
Um das Zeitmanagement Ihres Teams zu unterstützen:
- Bitten Sie Ihr Team um ungefähre "Bürozeiten" und strikte Ruhezeiten. Diese müssen nicht in Stein gemeißelt sein, aber Sie sollten eine Vorstellung davon haben, wann jeder am liebsten arbeitet/am produktivsten ist. Sie sollten auch einer "Always-on"-Mentalität entgegenwirken, indem Sie nach Zeiten außerhalb des Büros fragen.
- Diesen Leitfaden weitergeben auf Wie man von zu Hause aus arbeitet und Produktivität & Motivation findet denn der Kampf gegen Ablenkungen und Pelzbabys ist real.
2. Stellen Sie sicher, dass jeder einen angemessenen Remote-Arbeitsplatz hat (auch Sie!)
Unabhängig davon, ob Sie schon seit Jahren aus der Ferne arbeiten oder erst durch COVID-19 damit begonnen haben, ist ein Remote-Arbeitsplatz für den Erfolg unerlässlich. Ein separater Raum für Ihr Privatleben und Ihren Bürobereich trägt auch dazu bei, dass Sie Ihr Arbeitsleben besser abgrenzen können.
Verwenden Sie also diese Tipps zur Schaffung eines flexiblen, dezentralen Arbeitsplatzes falls Sie dies nicht bereits getan haben:
- Entrümpeln. Ein unordentlicher Schreibtisch sorgt für Unordnung im Kopf, und das macht es nur noch schwieriger, sich zu konzentrieren. Tauschen Sie Ablenkungen gegen stressarme Zimmerpflanzen aus, die tatsächlich Stress und Ängste abbauen und die Produktivität steigern[ * ].
- Finden Sie einen geeigneten Schreibtisch der die richtige Höhe und Tiefe hat, damit Sie Ihren Körper während der Arbeitszeit nicht überanstrengen. Achten Sie darauf, dass Ihre Arme beim Tippen und bei der Arbeit mit der Maus unterstützt werden.
- Ein ergonomischer Stuhl mit viel Halt für Ihren Rücken und Nacken.
- Kopfhörer oder Lautsprecher um während der Deep-Focus-Arbeit Umgebungsgeräusche zu hören.
Wenn Sie Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Heimarbeit Sorgen Sie dafür, dass sie Zugang zu diesen Dingen haben. Ihr Unternehmen kann die Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes übernehmen, Büroausstattung zur Verfügung stellen oder einen monatlichen Zuschuss für die Nutzung von Coworking Spaces anbieten. Informieren Sie sie innerhalb der ersten Woche, in der sie ihre Arbeit aufnehmen, damit sie einen guten Start haben.
3. Physische und psychische Gesundheit als Priorität ansehen
Quelle : tanveernaseer.com
Die Arbeit von zu Hause aus kann sich negativ auf die körperliche Gesundheit und das geistige Wohlbefinden auswirken. Es ist viel zu leicht, stundenlang am Schreibtisch festzusitzen, ohne eine Pause einzulegen, um aufzustehen und sich zu bewegen.
An Halten Sie Ihre psychische Gesundheit in Schach, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten :
- Planen Sie immer ein tägliches Training ein. Sie müssen nicht unbedingt ins Fitnessstudio gehen, um Ihre Herzfrequenz zu erhöhen und Ihren Körper in Bewegung zu bringen. Sie können auch einen Spaziergang in der Nachbarschaft machen, ein Yoga-Video auf YouTube ansehen oder Gewichte heben. Diese Zeit wird Ihnen helfen, Ihre Energie, Produktivität und Kreativität für den Rest des Tages zu steigern.
- Scheuen Sie sich nicht, Pausen zu machen. Setzen Sie Ihren Status auf weg damit jeder weiß, dass du nicht gestört werden darfst. Die Pandemie hat die Menschen psychisch stark belastet. Es ist also in Ordnung, wenn Sie jetzt ein wenig Zeit für sich selbst brauchen.
- Versuchen Sie es mit einer täglichen 10-minütigen Meditation. Es gibt eine Vielzahl kostenloser Apps für geführte Meditationen, aber das Sitzen an einem ruhigen Ort oder in der Natur funktioniert genauso gut.
Um die Gesundheit Ihres Teams zu unterstützen:
- Achten Sie auf ihre Arbeitszeiten. Remote-Mitarbeiter leisten mehr Arbeitsstunden als ihre Kollegen im Unternehmen. Wenn Sie also feststellen, dass ein Teammitglied ständig bis spät in die Nacht arbeitet, sollten Sie es zu einer besseren Work-Life-Balance anleiten.
- Setzen Sie eine Teamschritt-Herausforderung . Setzen Sie sich ein Tages- oder Monatsziel für die Anzahl der Schritte, die Ihr Team tatsächlich erreichen kann. Lassen Sie jeden seine Schritte verfolgen und arbeiten Sie auf eine überraschende Belohnung hin, wenn Sie Ihr gemeinsames Ziel erreichen.
4. Definieren Sie immer Rollen und Zuständigkeiten
Virtuelle Projektmanagement-Software (PM) wie Trello und Asana bietet Managern eine einfache und transparente Möglichkeit, Aufgaben und Projekte an Teammitglieder zu vergeben.
Mit dieser Software behalten Sie den Überblick darüber, wer für was zuständig ist, so dass alle immer auf dem Laufenden sind. Sie verhindert auch, dass Aufgaben durch die Maschen rutschen oder zwei Personen an derselben Aufgabe arbeiten. Und das Beste von allem? Sie können einchecken, ohne sich selbst zu überwachen.
So verwalten Sie Projekte in Ihrer PM-Software wie ein Profi:
- Fügen Sie alle Details, Ressourcen, Notizen usw. ein, die Ihr Team für jedes Projekt benötigt. Ihr Team sollte alles, was mit dem Projekt zusammenhängt, an einem organisierten und zentralen Ort haben. Auch wenn dies für Sie einen zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet, werden Sie später weniger Fragen, E-Mails und Hin- und Herbewegungen feststellen.
- Fristen für Meilensteine und Leistungen hinzufügen damit jeder sehen kann, bis wann seine Arbeit erledigt sein sollte. Melden Sie sich ein oder zwei Tage vor diesen Meilensteinen, falls Probleme auftauchen.
- Teammitglieder zuweisen Vergewissern Sie sich, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist und was Sie von ihm erwarten.
5. Umschalten auf asynchrone Kommunikation
Wenn Manager synchrone Kommunikation verwenden, müssen die Mitarbeiter sofort auf E-Mails und Nachrichten reagieren. Dies kann dazu führen, dass die Mitarbeiter nervös werden und sich nicht mehr konzentrieren können (neben anderen Nachteilen).
Wenn Sie jedoch zur asynchronen Kommunikation übergehen, können sich die Mitarbeiter die Zeit nehmen, um dann zu antworten, wenn es für sie am besten ist. Sie können Zeitblöcke für die Arbeit einplanen und später in einem flachen Zeitfenster auf Nachrichten antworten. Das unterbricht ihre Konzentration nicht und stellt sicher, dass die Nachrichten trotzdem beantwortet werden.
Wenn Sie diese Kommunikationspolitik anwenden, können Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben, ohne Ihre geplanten Arbeitsblöcke zu unterbrechen. Versuchen Sie Einchecken zu regelmäßig festgelegten Zeiten So wissen Ihre Mitarbeiter, wann sie eine Aktualisierung für Sie vorbereiten müssen, und Sie müssen sie nicht damit belästigen. Außerdem haben Sie einen besseren Überblick darüber, ob die Projekte im Zeitplan liegen.
6. Beenden Sie unproduktive Besprechungen
Quelle : 365retail.co.uk
Niemand hat Zeit für unproduktive Besprechungen, schon gar nicht Sie. Nachdem Sie zu einem asynchronen Kommunikationsstil übergegangen sind, werden Sie wahrscheinlich nur noch Besprechungen für Kickoffs, Zwischenkontrollen, Projektnachbesprechungen und Zeiten abhalten, in denen Sie schnellstmöglich umschwenken müssen.
Um die Effizienz Ihrer Sitzungen für Sie und Ihr Team zu verbessern:
- Stellen Sie im Voraus eine Tagesordnung für die Sitzung auf. . Diese Gesprächsleitfäden helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, und sagen allen, was sie während des Gesprächs erwarten können. Anschließend kann Ihr Team Fragen und Antworten vorbereiten.
- Geben Sie jedem die Möglichkeit, die Kamera auszuschalten. Stressen Sie die Introvertierten in Ihrem Team nicht. Wenn Sie jedem die Möglichkeit geben, in Ihren Sitzungen vor oder hinter der Kamera aufzutreten, werden Sie feststellen, dass sich alle besser auf das konzentrieren, was besprochen wird, und bereit sind, sich zu beteiligen.
7. Lernen Sie Ihr Team wirklich kennen
Die Arbeit aus der Ferne kann sich manchmal einsam und isolierend anfühlen - vor allem, weil viele dank COVID-19 nicht in Cafés, Coworking Spaces oder Bibliotheken arbeiten können. Daher ist es wichtig, mehr soziale Interaktion zwischen allen Teammitgliedern, einschließlich Ihnen selbst, einzubauen.
Versuchen Sie ein paar Tipps zur Teambildung für Mitarbeiter im Außendienst wie zum Beispiel:
- Wöchentliche virtuelle Chats durchführen für nicht arbeitsbezogene Themen. Jeder kann von seinen Wochenendplänen und dem letzten Serienkick erzählen, lustige Tier-Gifs teilen usw. Planen Sie zusätzliche Chats oder Videos für Geburtstage, Babypartys, Feiertage usw.
- Veranstalten Sie eine Überwachungsparty wo alle gemeinsam den Bildschirm nutzen, einen Film oder eine Fernsehsendung in Echtzeit kommentieren und sich austauschen können. Sie können auch monatliche Buchklubtreffen veranstalten, wenn Sie weniger Zeit vor dem Bildschirm verbringen möchten.
- Persönliche Treffen anberaumen mit verschiedenen Teammitgliedern über ihre beruflichen und Ziele der persönlichen Entwicklung .
Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie zu jedem Treffen oder jeder Überwachungsparty erscheinen. Aber es würde die Kameradschaft fördern, wenn Sie zu Beginn grüßen, mit allen reden und dann gehen würden.
8. Nehmen Sie sich Zeit für Dankbarkeit und Anerkennung
Es ist viel zu leicht, dass externe Mitarbeiter von Ihrem Radar verschwinden. Während sie unsichtbar im Ausland arbeiten, können sie mit Zeiten der Isolation und mangelnder Wertschätzung für all die harte Arbeit konfrontiert werden, die sie allein leisten.
Einer der besten integrative Praktiken am Arbeitsplatz ist es, wohlverdiente Anerkennung und Lob zu verbreiten. Jedes Mal, wenn sie einen Meilenstein erreichen, ein Ziel übertreffen, Ihre Erwartungen übertreffen oder einfach großartige Arbeit leisten, lassen Sie es sie wissen!
Das geht blitzschnell, indem Sie in Slack ein kurzes "Shoutout" senden. Markieren Sie den All-Star-Mitarbeiter, erläutern Sie kurz, warum er die Anerkennung verdient hat, und beobachten Sie, wie Ihr Team Komplimente und glückliche Emojis austeilt. Ihr Mitarbeiter wird sich gewürdigt fühlen und andere werden ermutigt, in Zukunft hart für solche Auszeichnungen zu arbeiten.
Um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, sollten Sie sich immer Zeit für Dankbarkeit und Anerkennung nehmen. Um dies zu tun:
- Setzen Sie sich eine tägliche Danksagungserinnerung. Nehmen Sie sich jeden Tag eine Minute Zeit, um innezuhalten und einem Ihrer Mitarbeiter für eine gute Arbeit zu danken. Sie werden überrascht sein, wie sehr dieser kleine Akt dazu beiträgt, dass Ihr Team motiviert und engagiert bleibt.
- Setzen Sie eine wöchentliche Erinnerung für Lob und Anerkennung. Wenn Sie mit Terminen und Ergebnissen überfordert sind, fällt es Ihnen oft schwer, Ihren Mitarbeitern täglich auf die Schulter zu klopfen. Aber lassen Sie keine Woche vergehen, ohne einem Ihrer Mitarbeiter Anerkennung zu zollen.
Sich selbst zu unterstützen führt zu leistungsfähigeren Remote-Teams
Quelle : youtube.com
Wie Sie Ihr Arbeitspensum mit der Unterstützung Ihrer neuen Remote-Teams in Einklang bringen, hängt ganz davon ab, wie gut Sie kommunizieren. Wenn die Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden, werden sie weniger Probleme haben und weniger Hilfe benötigen. Dadurch bleibt in Ihrem Zeitplan mehr Raum für effiziente Arbeit und Zeit für soziale Kontakte und den Aufbau von Teams.
