Teamassistenz at Gordon Brothers

About Gordon Brothers: Since 1903, Gordon Brothers has helped companies unlock the potential of their assets. Our solutions-oriented approach combined with over 120 years of industry knowledge enables clients to get the most value from their assets with tailored solutions across asset services, asset lending and financing, and asset trading. Leveraging our deep expertise in retail, industrial, brands and real estate, we work closely with clients globally to determine the value of, lend against, or buy and sell their assets to help them achieve their business goals. At Gordon Brothers, we foster a culture of collaboration and creativity to find unique and innovative solutions for our clients. We take pride in fostering an engaging, inclusive culture and encouraging employees to bring new ideas to the table, develop their skills, and build dynamic and fulfilling careers. For more information, please visit www.gordonbrothers.com.

Description

Stellenbeschreibung
In dieser Position unterstützen Sie den Senior Managing Director, Retail (Europe, Middle East und Africa) sowie das gesamte deutsche Team bei der täglichen Geschäftsführung und leiten das Büro in Hamburg. Auf Grund der Art der Aufgaben erfordert die Position Ihre physische Anwesenheit im Büro an 5 Tagen pro Woche. Die Position ist als 50 %-Teilzeitstelle mit regulären täglichen Bürozeiten definiert.

Verantwortung / Wesentliche Aufgaben

Der Mitarbeitende (männlich, weiblich, divers) arbeitet flexibel als Mitglied des Teams im Büro mit den folgenden Aufgaben:

Persönliche Assistenz:

• Terminverwaltung und -planung, einschließlich der Terminierung von Besprechungen und der Kommunikation mit den Teilnehmern, sowie gegebenenfalls die Erstellung von Tagesordnungen und Begleitmaterialien für Besprechungen.

• Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern im Hamburger Büro.

• Organisation aller Reisevorbereitungen, einschließlich Tickets, Hotels, Taxibuchungen und anderer relevanter Vorkehrungen für das gesamte deutsche Team von vier Direktoren.

• Unterstützung bei der Korrespondenz und bei Präsentationen sowie bei der Erstellung entsprechender Unterlagen.

• Organisation von Konferenzen und gesellschaftlichen Veranstaltungen.

• Monatlicher Abgleich der Geschäftsausgaben einschließlich der Erfassung in der jeweiligen Unternehmenssoftware.

• Unterstützung bei der Verfolgung überfälliger Rechnungen und Belege.

• Zusammenarbeit mit den Kollegen des EMEA-Teams zur Planung, Verwaltung und Durchführung von EMEA-Projekten.

• Enger Austausch mit den Kollegen der Fachbereiche in der Londoner Unternehmenszentrale .

• Unterstützung bei Ad-hoc-Projekten nach Bedarf.

Büromanagement:

• Verwaltung allgemeiner Büroangelegenheiten in enger Zusammenarbeit mit dem Leiter des Hamburger Büros.

• Hauptansprechpartner für alle Lieferanten, Vermieter und externen Dienstleister.

• Alleinverantwortlich für die effiziente Verwaltung aller Akten (in Papierform und elektronisch). Sicherstellung, dass alle Informationen sicher gespeichert und für die zuständigen Mitarbeiter verfügbar sind.

• Rechtzeitige Bestellung und Koordination der Lieferung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien, d. h. allgemeiner Bürobedarf, Toner für Drucker/Kopierer, Lebensmittel, etc., um Engpässe zu vermeiden.

Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit allen Anwendungen des Microsoft Office-Paket (insbesondere Power Point, Word, Excel).

• Sie fühlen sich in einer schnelllebigen, unternehmerischen Kultur wohl und können mehrere, sich ändernde Prioritäten gleichzeitig verwalten.

• Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Zeit effektiv zu managen.

• Reagiert schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen. Ist in der Lage, komplexe Informationen klar und präzise zu verstehen und zu kommunizieren.

• Selbstbewusst und redegewandt in deutscher und englischer Sprache. Verfügt über ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Ist in der Lage, seine persönliche Reaktion an jede einzelne Person und Geschäftssituation anzupassen/flexibel zu reagieren.

• Gute Umgangsformen

• Fähigkeit, durch Zusammenarbeit mit Anderen Ergebnisse zu erzielen sowie Vertrauen und Respekt auf allen Ebenen intern und beim Kunden aufzubauen.  Ist selbstbewusst und durchsetzungsfähig, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

• Denkt proaktiv, antizipiert und plant voraus und erkennt Konflikte und Probleme, die gelöst werden müssen. Überlässt nichts dem Zufall.

• Geht logisch vor und findet Lösungen zur Problembewältigung.

Ausbildung & Berufserfahrung

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften (Direktor und höher) eines internationalen, vielseitigen Unternehmens.

• Deutsches Abitur oder ähnliche Qualifikation.

• Erfahrung darin, unter Druck und in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu arbeiten und ruhig zu bleiben.

• Erfahrung in der Verwaltung/im Büromanagement.

• Sicheres Sprechen in Deutsch und Englisch

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