Onboarding Care Coordinator at Brand Momentum

Job Summary:

The Bilingual Onboarding/Care coordinator will report to the Director of People and Operations and will play an active role in day-to-day HR functions. You are a champion of our culture and values and will support in a variety of Office & HR functions, including translations, onboarding & off-boarding, administration and the overall employee journey. 

Type: Hybrid (2 days in office, 3 WFH)

About You:

You are a resourceful and detail-oriented team player who demonstrates enthusiasm and confidence in the delivery of set deliverables and responsibilities. You’re organized and can manage a wide array of daily tasks and ongoing projects in a timely manner. You’re proactive in your approach to providing support with the ability to anticipate needs in a fast paced, changing environment. You’re a self starter, hardworking with a high sense of initiative and driven to work in a collaborative work environment.

Responsibilities and Duties

Onboarding & Employee Experience

• Extend and follow up on all job offers and employment contracts.
• Send new hires details about the company and what to expect (e.g., policies, parking, schedules, dress codes).
• Welcome new hires with onboarding packages and introduce them to team members virtually.
• Ensure compliance with the 30-60-90 day plan for all employees and contractors.
• Help new hires get acquainted with their new environment by acting as a resource and answering policy questions.
• Provide new hires with information about their benefits package (medical, dental, vision).
• Contact existing field employees to connect on a human level and assess well-being, job satisfaction, and support.

Offboarding & Employee Relations

• Complete all offboarding forms for employees and independent contractors.
• Conduct exit interviews, generate reports, and identify trends from feedback.
• Support employee well-being by fostering ongoing communication between field employees, their managers, and Brand Momentum.

HR Administration & Compliance

• Update employee information in HR databases and systems.
• Provide insight and analysis based on reporting and tracking.
• Assist with payroll-related administrative tasks.
• Ensure all employees are aware of and adhere to company policies and procedures.
• Translate documentation from English to French as required.

Collaboration & Culture

• Work with key stakeholders to align with the company’s culture, mission, goals, and objectives.
• Foster strong partnerships with hiring managers, HR colleagues, and other stakeholders to align recruitment with organizational goals.
• Collaborate with the broader HR team on talent management initiatives.
• Contribute to a positive, inclusive, and supportive work culture.

Qualifications

Education & Experience

• Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field (or equivalent combination of education and experience).
• 2–4 years of experience in HR coordination, onboarding, recruitment, or related HR functions.
• Experience with applicant tracking systems (ATS) and HRIS platforms is considered a strong asset.
• Previous experience working in a bilingual (English/French) environment with translation responsibilities is required.

Technical Skills

• Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and comfortable working with HR databases and reporting tools.
• Strong knowledge of recruitment and sourcing strategies, interview techniques, and talent acquisition tools.
• Ability to analyze data, prepare reports, and provide insights for decision-making.

Core Competencies

• Excellent written and verbal communication skills in both English and French.
• Strong organizational and time-management skills with the ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment.
• Demonstrated problem-solving and critical thinking skills with attention to detail and accuracy.
• High level of integrity, accountability, and adaptability in managing sensitive employee information.
• Proactive and self-motivated, with the ability to anticipate needs and take initiative.
• Strong interpersonal skills with the ability to build positive relationships and foster collaboration with employees, candidates, and stakeholders.
• Skilled at conducting interviews, negotiating, and supporting fair, consistent decision-making processes.
• Flexible and resourceful, with a continuous improvement mindset and openness to evolving practices and standards.

Why Join Brand Momentum?

Brand Momentum is a nationally integrated leader in Sales, Marketing, and Retail, with headquarters in Toronto. We foster authentic and enduring human connections across the nation. As a three-time winner of Canada's Top 100 Best Workplaces® and one of Canada's fastest-growing companies, we take pride in our commitment to "Goodness," a core value that permeates everything we do.

Our Commitment:

Enduring Success: We are not just about achieving success; we're about sustaining it. As a market leader in quality and innovation, we foster a fun culture where both employee and client aspirations can be realized.

Delivering on Promises: We are passionate about delivering on our promises to both clients and our people. Our innovative approach ensures we consistently provide exceptional value and flexibility, always striving to exceed expectations.

Core Values: Our commitment to integrity, respect, empowerment, and fun is woven into the fabric of our company. We believe in fostering a responsible and flexible work environment that allows our team members to thrive.

Sustainability: We prioritize sustainable suppliers and work with vendors and clients to offset the environmental impact of our programs, contributing to a greener future.

We are committed to providing accommodations for persons with disabilities. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs, to the extent required by law.

We thank all applicants for their interest in joining our team. However, only those selected for an interview will be contacted. Please note that qualifications, experience, and skills will be carefully assessed in the selection process. We appreciate your understanding, and we encourage you to keep an eye on future opportunities with us if this role is not the right fit at this time.

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Sommaire du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice bilingue à l’intégration et au soutien relèvera de la Directrice, Personnes et Opérations, et jouera un rôle actif dans les fonctions RH quotidiennes. Vous serez un ambassadeur de notre culture et de nos valeurs, en appuyant diverses fonctions de bureau et de ressources humaines, notamment les traductions, l’intégration et la fin d’emploi, l’administration ainsi que l’expérience globale des employés.

Profil recherché

Vous êtes une personne débrouillarde, organisée et axée sur les détails, démontrant enthousiasme et confiance dans l’exécution des responsabilités confiées. Vous savez gérer efficacement un large éventail de tâches quotidiennes et de projets en cours. Vous êtes proactif(ve) dans votre approche, capable d’anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante évolution. Autonome et travaillant avec rigueur, vous avez un grand sens de l’initiative et aimez évoluer dans un environnement collaboratif.

Responsabilités et tâches

Intégration et expérience employé

• Émettre et assurer le suivi de toutes les offres d’emploi et contrats de travail.
• Envoyer aux nouvelles recrues les détails concernant l’entreprise et ce à quoi elles doivent s’attendre (p. ex. politiques, stationnement, horaires, codes vestimentaires).
• Accueillir les nouvelles recrues avec des trousses d’intégration préparées et les présenter virtuellement à leurs collègues.
• Assurer le respect du plan de suivi 30-60-90 jours pour tous les employés et contractuels.
• Aider les nouvelles recrues à se familiariser avec leur nouvel environnement en agissant comme ressource et en répondant aux questions sur les politiques.
• Fournir aux nouvelles recrues l’information relative à leur régime d’avantages sociaux (médical, dentaire, vision).
• Communiquer avec les employés de terrain afin d’échanger avec eux sur le plan humain, évaluer leur bien-être, leur satisfaction au travail et le soutien reçu de leur gestionnaire et de Brand Momentum.

Fin d’emploi et relations avec les employés

• Compléter tous les formulaires liés aux fins d’emploi ou de contrat.
• Mener des entrevues de départ, produire des rapports et identifier des tendances à partir des commentaires recueillis.
• Soutenir le bien-être des employés en favorisant une communication continue entre les employés de terrain, leurs gestionnaires et Brand Momentum.

Administration RH et conformité

• Mettre à jour les renseignements des employés dans les bases de données et systèmes RH.
• Produire des analyses et observations à partir de rapports et suivis.
• Appuyer certaines tâches administratives liées à la paie.
• S’assurer que tous les employés connaissent et respectent les politiques et procédures de l’entreprise.
• Traduire la documentation de l’anglais au français au besoin.

Collaboration et culture

• Travailler avec les parties prenantes afin d’aligner les actions avec la culture, la mission, les objectifs et la vision de l’entreprise.
• Développer de solides partenariats avec les gestionnaires d’embauche, les collègues RH et autres parties prenantes afin d’aligner les efforts de recrutement aux objectifs organisationnels.
• Collaborer avec l’équipe RH élargie sur les initiatives de gestion des talents.
• Contribuer à une culture de travail positive, inclusive et collaborative.

Qualifications

Éducation et expérience

• Études postsecondaires en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe (ou combinaison équivalente de formation et d’expérience).
• 2 à 4 ans d’expérience en coordination RH, intégration, recrutement ou fonctions similaires.
• Expérience avec les systèmes de suivi des candidatures (ATS) et les plateformes RHIS considérée comme un atout.
• Expérience préalable en milieu bilingue (anglais/français) avec responsabilités de traduction exigée.

Compétences techniques

• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aisance avec les bases de données RH et les outils de suivi.
• Connaissance approfondie des stratégies de recrutement et de recherche, techniques d’entrevue et outils d’acquisition de talents.
• Capacité à analyser des données, préparer des rapports et fournir des recommandations pour la prise de décision.

Compétences clés

• Excellentes habiletés de communication écrite et verbale en anglais et en français.
• Solides aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, avec capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Aptitudes démontrées en résolution de problèmes et pensée critique, avec souci du détail et précision.
• Haut niveau d’intégrité, de responsabilité et d’adaptabilité dans la gestion d’information confidentielle.
• Approche proactive et sens élevé de l’initiative.
• Solides aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations positives et à favoriser la collaboration avec employés, candidats et parties prenantes.
• Compétences en entrevues, négociation et soutien à une prise de décision équitable et cohérente.
• Souplesse et débrouillardise, avec une mentalité d’amélioration continue et ouverture à l’évolution des pratiques et standards.

Pourquoi se joindre à Brand Momentum?

Brand Momentum est un chef de file national intégré en ventes, marketing et commerce de détail, dont le siège social est situé à Toronto. Nous favorisons des relations humaines authentiques et durables partout au pays. Lauréat à trois reprises du prix des 100 meilleurs lieux de travail au Canada® et reconnu comme l’une des entreprises à la croissance la plus rapide au pays, nous sommes fiers de notre engagement envers la « Bonté », une valeur fondamentale qui imprègne tout ce que nous faisons.

Notre engagement :

• Succès durable : Nous ne visons pas seulement le succès, mais sa pérennité. En tant que leader du marché en qualité et innovation, nous cultivons une culture dynamique où les aspirations des employés et des clients peuvent se réaliser.
• Respect de nos promesses : Nous sommes passionnés par la volonté de tenir nos engagements envers nos clients et nos employés. Notre approche innovante nous permet d’offrir constamment une valeur exceptionnelle et une grande flexibilité, en cherchant toujours à dépasser les attentes.
• Valeurs fondamentales : Notre engagement envers l’intégrité, le respect, l’autonomisation et le plaisir est au cœur de notre entreprise. Nous croyons en un environnement de travail responsable et flexible, qui permet à nos employés de s’épanouir.
• Durabilité : Nous privilégions les fournisseurs durables et collaborons avec nos partenaires et clients afin de réduire l’impact environnemental de nos programmes, contribuant ainsi à un avenir plus vert.

Nous nous engageons à offrir des mesures d’adaptation aux personnes en situation de handicap. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation, nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins, conformément à la loi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactés. Veuillez noter que les qualifications, l’expérience et les compétences seront soigneusement évaluées dans le cadre du processus de sélection. Nous vous remercions de votre compréhension et vous encourageons à consulter nos prochaines occasions si ce rôle ne correspond pas à vos aspirations actuelles.