Adjoint(e) de direction principal(e) at Frais centraux

A titre d'Adjoint(e) de direction principal(e) jouera un rôle clé dans le soutien à l’Avocate générale et à l’équipe juridique, en assurant la gestion efficace des tâches administratives et opérationnelles, tout en contribuant au bon fonctionnement du département juridique.

Plus précisément, vous aurez à :

• Gérer le calendrier, les rendez-vous et les appels de l’Avocate générale.
• Aider à l’organisation et au suivi des dossiers juridiques.
• Coordonner les approbations et signatures internes pour les documents et les ententes juridiques.
• Aider à la préparation et à la mise en forme de la correspondance juridique, des notes de service et des résumés.
• Assurer la liaison avec les départements internes et les conseillers juridiques externes afin de faciliter les flux de travail juridiques et le respect des échéances.
• Organiser les déplacements et l’hébergement de l’Avocate générale et des membres de l’équipe juridique, selon les besoins.
• Prendre en charge la logistique des réunions, les réservations de salles, la prise de procès-verbaux et le suivi du calendrier.
• Aider à la préparation de présentations PowerPoint, de tableaux Excel, etc.
• Compiler diverses statistiques, rédiger des rapports et tenir à jour les données liées aux services.
• Recueillir des idées et des concepts issus de conversations et/ou de séances de remue-méninges, et produire les documents, rapports, propositions et présentations correspondants.
• Coordonner les réunions internes et externes pour l’Avocate générale et l’équipe juridique.
• Tenir à jour les dossiers et les archives.
• Traiter les comptes de dépenses.
• Répondre aux demandes d’information, préparer les documents nécessaires et assurer le suivi des actions.
• Fournir un soutien administratif pour la mise en page, la révision grammaticale, le suivi des traductions et l’adaptation de divers documents aux normes de Davie.
• Coordonner des projets spéciaux liés aux activités du département juridique.
• Fournir un soutien pour certaines tâches logistiques liées à la vie personnelle.
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de l’Avocate générale ou des membres de l’équipe juridique.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en administration des affaires.
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ou pertinent.
• Expérience préalable dans le soutien d’une équipe juridique, que ce soit dans un cabinet d’avocats ou au sein du département juridique d’une entreprise, un atout considérable.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, requise pour interagir avec des collègues, des partenaires et des clients anglophones.
• Bon jugement et capacité supérieure à travailler efficacement avec un minimum d’encadrement.
• Capacité à prendre des initiatives pour anticiper les besoins et les changements.
• Comportement professionnel.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Sens des priorités et capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément.
• Capacité à communiquer, à vulgariser et à synthétiser l’information.
• Autonomie.
• Grande discrétion.
• Disponibilité pour répondre à des priorités ponctuelles et à des urgences professionnelles en dehors des heures normales de travail.
• Réussite du processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral.