Hybrid Internal Applicants Only - Senior Project Manager at Cardiff University

Bydd deiliad y swydd yn gyfrifol am gynllunio, gweithredu, monitro, rheoli a chwblhau prosiect neu gyfres o brosiectau yn llwyddiannus, i gefnogi strategaethau ac amcanion busnes penodol. 

Mae'r penodiad penodol hwn wedi codi i gefnogi'r gwaith o gyflawni gwahanol brosiectau trawsnewid yn y brifysgol. 

Gall yr aseiniad amrywio wrth i amser fynd rhagddo,ac efallai y bydd angen i ddeiliad y swydd gyflwyno prosiectau eraill os oes angen. 

Bydd disgwyl i Reolwr y Prosiect ysgwyddo cyfrifoldeb dros gyflwr y prosiect a gwneud yn siŵr bod y cynnydd oran cyflawni'r canlyniadau disgwyliedig yn cael ei reoli a'i fonitro, a body prosiect yn cael ei gyflawni’n llwyddiannus yn y pendraw. 

I allu gwneud hyn, bydd disgwyl i chi: 

• Ddiffinio cwmpas ac amcanion y prosiect a beth fydd yn cael ei gyflawni 

• Arwain y broseso gynllunio'r prosiect, ei roi ar waith, a’i gefnogi’n ymarferol. 

• Pennu, monitro, ac adolygu costau'r prosiect, fainto staff fydd eu hangen,y ffactorau sy'n dibynnu ar ei gilydd a risgiau'r prosiect 

• Monitro cynnydd y prosiect ac adrodd yn ôl i'r holl randdeiliaid pwysig 

Gally rôl hefyd gynnwys rheoli llinell ac arwain staff ym maes deiliad y rôl. 

Bydd rhaid i ddeiliad y swydd: 

• Baratoi'r dogfennau priodol ar gyfer cymeradwyo a dechrau'r prosiect a gwneud yn siŵr bod cwmpas, amcanion, manteision, adnoddau gofynnol ac amserlenni'r prosiect wedi'u diffinio'n glir abod modd eu cyflawni. 

• Llunio cynlluniau prosiect manwl drwy gydweithio â thîm cyflawni'r prosiect, rhanddeiliaid, grŵp llywio'r prosiect a rheolwr y rhaglen (lle bo'n briodol),o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt. 

• Gwneud yn siŵr bod cynlluniau’r prosiect yn cael eu diweddaru, a’u bod yn adlewyrchu cynnydd y cynlluniau'n gywir. Rheoli'r gwaith o ychwanegu tasgau newydd drwy ddefnyddio prosesau priodol ar gyfer rheoli newid, gan wneud yn siŵr bod cynllunia u yn rhagweld datblygiadau'r dyfodol lle bo hynny'n bosibl. 

• Arwain ar gyflawni cynlluniau’r prosiect a gwneud yn siŵr bod amcanion yn cael eu gwireddu a chanlyniadau'n cael eu cyflawni'n brydlon yn unol â safonau y cytunwyd arnynt ac o fewn y gyllideb. 

• Pennu, cynllunio ac adolygu adnoddau’r prosiect yn rheolaidd, gan gynnwys adnoddau ariannol astaff,a chymryd camau pan mae llai o adnoddau na’r hyn y cytunwyd arnynt. 

• Monitro a llunio adroddiadau am gynnydd cyffredinol a mynd ati i gymryd camau cywiro, lle bo’n briodol, i wneud yn siŵr bod amcanion y prosiect yn cael eu cyflawni ar amser ac o fewn y gyllideb. 

• Rheoli disgwyliadau, methiannau a blaenoriaethau,a mynd ati i gynnal gweithgareddau ychwanegol os daw bylchau yn y prosiect i’r amlwg. 

• Rheoli’r broseso roi camau ar waith i liniaru ac osgoi risg,a rheoli camau a gymerir i ddatrys unrhyw anawsterau sy’n effeithio ar gyflawni’r prosiect. 

• Gwneud penderfyniadau, o fewn ffiniau priodol,ac amlygu’r ffiniau hynny lle bo angen; annog aelodau o dîm y prosiect i gymryd cyfrifoldeb yn yr un modd. 

• Tynnu sylw’r uwch-reolwyr at broblemau technolegol, sefydliadol neu gysylltiadol a allai effeithio ar gyflawni’r terfynau amser a chanlyniadau y cytunwyd arnynt nad oes modd i dîm y prosiect eu datrys o fewn eu cylch gorchwyl neu gyda’r adnoddau sydd ganddynt 

• Gwneud yn siŵr bod tasgau gweinyddol yn cael eu cyflawni ar gyfer y prosiect, gan gynnwys trefnu cyfarfodydd grŵp llywio’r prosiect. 

• Pennu strategaeth cyfathrebu ar gyfer y prosiect drwy ddefnyddio dulliau cyfathrebu priodol.. 

• Cynllunio profion priodol o fewn y prosiect i wneud yn siŵr bod yr holl weithgareddau’n cael eu cwblhau er mwyn paratoi ar gyfer pob cam unigol yn y prosiect. 

• Gwneud yn siŵr eich bod yn cydlynu’n effeithiol â thimau eraill, datrys gwrthdaro a rhoi cefnogaeth gan ddefnyddio amrywiaeth o ddulliau fel y bo'n briodol. 

• Gwneud yn siŵr bod adnoddau’n cael eu defnyddio'n effeithiol a chael y perfformiad gorau drwy egluro nodau, pennu amcanion a monitro cynnydd. 

• Arwain a threfnu’r prosiect yn effeithiol a rheoli a chydlynu gwaith tîm y prosiect er mwyn cyflawni amcanion penodol y prosiect. 

• Ysgwyddo cyfrifoldeb personol dros reoli cyfathrebu rhwng tîm y prosiect a rhanddeiliaid er mwyn rheoli terfynau amser, camau, newidiadau i’r prosiect a chynnydd, a rhoi’r newyddion diweddaraf i uwch-reolwyr yn ôl yr angen. 

• Paratoi adroddiadau’r prosiect i’w hadolygu gan Fwrdd y Rhaglen, diffinio cynnydd y prosiect, problemau ac atebion. 

• Hwyluso newid er gwell drwy weithio mewn partneriaeth â chwsmeriaid y Gwasanaethau Gwybodaeth (cyfarwyddiaethau ac ysgolion) a’r rhai sy’n gyfrifol am elfennau technolegol (e.e. perchnogion systemau, cynllunwyr mentrau, dadansoddwyr busnes, rheolwyr prosiect eraill a gweithwyr proffesiynol sy’n rhoi gwasanaethau i gwsmeriaid). 

• Rheoli’r broseso bontio rhwng cynnal y prosiect a’i gefnogi’n ymarferol. 

• Gwneud yn siŵr bod prosiectau’n dod i ben yn ffurfiol, yn cael eu hadolygu wedi hynny, a body gwersi a ddysgir yn cael eu cofnodi. 

• Datblygu a chynnal dogfennau priodol ar gyfer y prosiect fel y'i diffinnir gan y Swyddfa Rheoli Rhaglenni a/neu’r Uwch-berchennog Cyfrifol. 

• Rhoi cyngor ac arweiniad i reolwyr prosiect llai profiadol neu iau fel y bo’n briodol. 

• Unrhyw ddyletswyddau eraill sy'n ofynnol gan Gyfarwyddwr y Broses Drawsnewid, neu unrhyw un arall o uwch-dîm rheoli'r Brifysgol nad ydyn nhw wedi'u cynnwys uchod, ond sy’n cyd-fynd â'r rôl. 

• Sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion cyfreithiol a rheoliadol oran cydraddoldeb ac amrywiaeth, diogelu data, hawlfraint a thrwyddedu, diogelwch, polisïau, gweithdrefnau a chodau ariannol ac eraill y Brifysgol, fel sy’n briodol. 

• Cymryd gofal rhesymol dros eich iechyd a'ch diogelwch eich hun a phobl eraill a allai gael eu heffeithio gan yr hyn a wnewch neu ei hepgor yn y gwaith, yn unol â Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith1974, cyfarwyddebau'r CEa Pholisïau a Gweithdrefnau Iechyd, Diogelwch a'r Amgylchedd y Brifysgol, yn ogystal â chydymffurfi o â'r Brifysgol parthed unrhyw ddyletswyddau cyfreithiol a osodir arni fel y cyflogwr. 

• Efallai y gofynnir i chi hefyd gyflawni dyletswyddau eraill o bryd i'w gilydd nad ydynt wedi'u cynnwys uchod, ond sy'n cyd-fynd â'r rôl. 

Bydd y cyfrifoldebau canlynol hefyd yn berthnasol pan mae angen rheoli ac arwain staff: 

• Bod yn bennaf gyfrifol am ddatblygiad, gofal bugeiliol a lles y staff sy’n cael eu rheoli gan ddeiliad y swydd. Bydd hyn yn cynnwys pennu amcanion, gwerthuso, adolygu perfformiad a hyfforddiant. Bod yn fan cyfeirio ar gyfer materion lles gan gynnwys ymdrin â materion lle nad oes gweithdrefnau neu ganllawiau penodol wedi’u pennu. 

• Gwneud yn siŵr bod y staff y mae deiliad y swydd yn gyfrifol amdanynt yn gweithredu o fewn asesiadau risg priodol a gweithdrefnau gweithredu ac yn cydymffurfio â holl weithdrefnau a pholisïau’r Brifysgol. 

Meini Prawf Hanfodol

1. Gallu diamheuol i reoli prosiectau bobcam o’r ffordd, o’i ddechrau hyd at ei weithredu’n llwyddiannus.Mae hyn yn cynnwys rheoli cyllidebau, adnoddau ac amserlenni, yn ogystal â rhannu a gwerthuso canlyniadau'r prosiect. 

2. Gallu meithrin cysylltiadau â rhanddeiliaid ar bob lefel abod yn bwyllog wrth gydbwyso a datrys tensiynau wrth weithio gydag ystod eang o gysylltiadau (mewnol ac allanol ar lefel uwch). 

3 Gallu diamheuol i gyfathrebu ar bob lefel gyda chynulleidfaoedd technegol ac annhechnegol, yn ogystal â symleiddio materion a chysyniadau cymhleth ar ffurf cyflwyniadau a dogfennau ysgrifenedig clir. 

4 Gallu diamheuol i lywio datblygiadau drwy gymryd rhan mewn timau prosiect a’u harwain. 

Cymwysterau (TG/Academaidd/Galwedigaethol)  

5. Gradd ôl-raddedig neu brofiad cyfatebol / cymwysterau proffesiynol / cymhwyster rheoli prosiect (e.e. Prince2) 

Profiad 

6.  Profiad o greu a rheoli cynlluniau ar gyfer prosiectau academaidd cymhleth, gan gynnwys cyllidebau ac adnoddau, blaenoriaethu a threfnu tasgau sy'n gwrthdaro er mwyn cyflawni allbynnau o fewn amserlenni tynn, rheoli risgiau a phroblemau,a rheoli newidiadau.  

7 Profiad o ddod ag arbenigwyr academaidd a thimau rhaglenni busnes/prosiect ynghyd i hyrwyddo cysylltiadau gwaith effeithiol a gwneud yn siŵr bod pawb yn gweithio tuag at gyflawni’r un nod.  

Meini Prawf Dymunol

8 Cymhwysedd cryf mewn defnyddio cyfrifiaduron bwrdd gwaith a rhaglenni meddalwedd TG cyffredin (yn arbennig Microsoft Office). 

9  Cymhwyster rheoli ITIL, neu gymhwyster tebyg 

10 Siarad Cymraeg