Facilities Services Assistant bei The Brattle Group

The Brattle Group, a privately held, global economics consulting firm, is looking for a Facilities Services Assistant to join our Madrid, Spain office. Facilities Services Assistant (FSA) is responsible for the daily general Madrid office maintenance including but not limited to: serving as initial contact for Madrid employees with facilities‐related issues; coordinating repair and maintenance with vendors and building management; coordinating furniture and supply orders; operating mailroom and copy center. This person also provides general office support and collaborates on special projects as needed. The Facilities Services Assistant will pride themselves on providing high‐quality customer service as well as consistently showing accuracy, neatness, thoroughness, and adherence to the Firm’s standards.

The FSA must have an understanding of facility operations and systems, the ability to organize and prioritize multiple tasks, and have demonstrated customer service skills with a wide range of clients, contractors, and colleagues.

Some of the day-to-day responsibilities of this role include:

• Serve as first point of contact for visitors and employees
• Order catering for office events, meetings, and clients; maintain pantry inventory of snacks and beverages
• Provide basic IT support as needed
• Ensure overall readiness and cleanliness of general office space, including common areas and conference rooms; support catering set-up and break-down
• Brew and replenish fresh coffee throughout the day
• Participate in new hire orientation by providing welcome materials, conducting office tours, and ensuring workstations and equipment are ready
• Perform copying, binding, faxing, scanning, and materials distribution
• Distribute mail and packages; maintain postage machine; order and restock postage supplies
• Set up meetings, including initiating or accepting video conferences, logging into Zoom, preparing materials, and supporting catering needs
• Monitor maintenance needs and action requests
• Liaise with building management on all facilities‐related issues to ensure efficient, cost-effective, and timely solutions; escalate internally as needed
• Communicate general office notifications (e.g., window cleaning, alarm testing, elevator issues) provided by the landlord to the office
• Coordinate on-site needs with building management, including contractor and vendor compliance with building regulations (proofs of insurance, access requests, notifications, and approvals for management and security teams)
• Coordinate all service providers and service calls; provide on-site oversight when required
• Participate in the vendor selection and vetting process for the Madrid office
• Verify vendor invoices for approval; track and follow up on invoice disputes
• Schedule repairs and services to ensure clean and safe furniture and equipment year-round; recommend additions or replacements as needed
• Request, track, and administer building-issued ID access cards and Brattle security cards for employees, visitors, and temps, including deactivation for departing employees
• Assist the BSSM with Emergency Response and evacuation planning
• Support real estate efforts including space remodels, office moves, and furniture/workstation installations
• Support marketing initiatives such as client mailings and holiday cards as directed

THE CANDIDATE

• Two (2) years facilities/office experience in an office setting preferred
• Basic knowledge of Outlook, Excel, and Word required
• Excellent customer service skills and attitude is required
• Ability to multitask and work in a fast paced office environment
• Must be able to exercise appropriate judgment as necessary
• Requires the ability to concentrate and pay close attention to detail
• Ability to adapt easily to change expected
• Requires the lifting of boxes and moving of furniture up to 40lbs
• Perform duties of a confidential nature
• After hours/weekend work may be required, possible travel
• Must be fluent in English and Spanish 

The Brattle Group, una firma privada y global de consultoría económica, busca incorporar un/a Facilities Services Assistant – FSA para su oficina de Madrid, España.

El/La Facilities Services Assistant  (FSA) es responsable del mantenimiento general diario de la oficina de Madrid, lo que incluye, entre otras funciones: actuar como primer punto de contacto para los empleados de Madrid en asuntos relacionados con las instalaciones; coordinar reparaciones y tareas de mantenimiento con proveedores y con la administración del edificio; coordinar pedidos de mobiliario y suministros; y gestionar el servicio de correo y el centro de copias.

Esta persona también proporciona apoyo general de oficina y colabora en proyectos especiales cuando sea necesario. El/La Asistente de Servicios de Instalaciones se caracterizará por ofrecer un servicio de atención al cliente de alta calidad, así como por demostrar de forma constante precisión, orden, minuciosidad y cumplimiento de los estándares de la Firma.

El FSA debe contar con conocimientos sobre operaciones y sistemas de instalaciones, capacidad para organizar y priorizar múltiples tareas, y habilidades demostradas de atención al cliente con una amplia variedad de clientes, contratistas y compañeros/as.

Algunas de las responsabilidades diarias de este puesto incluyen:

• Actuar como primer punto de contacto para visitantes y empleados
• Coordinar el catering para eventos de oficina, reuniones y clientes; mantener el inventario de despensa de snacks y bebidas
• Proporcionar soporte básico de IT cuando sea necesario
• Garantizar la correcta preparación y limpieza de los espacios generales de la oficina, incluidas las zonas comunes y salas de reuniones; apoyar el montaje y desmontaje del catering
• Preparar y reponer café fresco a lo largo del día
• Participar en la incorporación de nuevas personas (onboarding), proporcionando materiales de bienvenida, realizando recorridos por la oficina y asegurando que los puestos de trabajo y equipos estén listos
• Realizar tareas de copiado, encuadernación, fax, escaneo y distribución de materiales
• Distribuir correo y paquetería; gestionar la máquina de franqueo; solicitar y reponer suministros de correo
• Preparar reuniones, incluyendo la iniciación o aceptación de videoconferencias, conexión a Zoom, preparación de materiales y apoyo en necesidades de catering
• Apoyar iniciativas de marketing, como envíos a clientes y tarjetas de felicitación en periodos festivos, según se indique
• Supervisar las necesidades de mantenimiento y gestionar las solicitudes correspondientes
• Coordinar con la administración del edificio todos los asuntos relacionados con las instalaciones para garantizar soluciones eficientes, rentables y oportunas; escalar internamente cuando sea necesario
• Comunicar a la oficina los avisos generales (p. ej., limpieza de ventanas, pruebas de alarmas, incidencias en ascensores) proporcionados por el propietario del edificio
• Coordinar las necesidades presenciales con la administración del edificio, incluyendo el cumplimiento por parte de contratistas y proveedores de la normativa del edificio (seguros, solicitudes de acceso, notificaciones y aprobaciones para los equipos de gestión y seguridad)
• Coordinar a todos los proveedores de servicios y las intervenciones técnicas; proporcionar supervisión in situ cuando sea necesario
• Participar en el proceso de selección y evaluación de proveedores para la oficina de Madrid
• Verificar las facturas de proveedores para su aprobación; realizar el seguimiento y la gestión de incidencias en facturación
• Programar reparaciones y servicios para garantizar que el mobiliario y los equipos se mantengan limpios y seguros durante todo el año; recomendar incorporaciones o sustituciones cuando sea necesario
• Solicitar, gestionar y realizar el seguimiento de tarjetas de acceso del edificio y tarjetas de seguridad de Brattle para empleados, visitantes y personal temporal, incluida la desactivación de accesos para empleados que cesan
• Asistir al/la BSSM en la planificación de respuesta ante emergencias y evacuación
• Apoyar iniciativas inmobiliarias, incluidas remodelaciones de espacios, traslados de oficina e instalaciones de mobiliario y puestos de trabajo

EL/LA CANDIDATO/A

• Se valoran al menos dos (2) años de experiencia en instalaciones/oficina en un entorno corporativo
• Se requieren conocimientos básicos de Outlook, Excel y Word
• Imprescindibles excelentes habilidades y actitud de atención al cliente
• Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar en un entorno de oficina dinámico
• Capacidad para ejercer un criterio adecuado cuando sea necesario
• Capacidad de concentración y atención al detalle
• Se espera facilidad para adaptarse a los cambios
• Capacidad para levantar cajas y mover mobiliario de hasta 18 kg (40 lb)
• Capacidad para realizar tareas de carácter confidencial
• Puede requerirse trabajo fuera del horario laboral o en fines de semana, así como posibles desplazamientos
• Imprescindible dominio del inglés y del español

LA EMPRESA

The Brattle Group asesora en cuestiones complejas de economía, finanzas y regulación a empresas, despachos de abogados y gobiernos de todo el mundo. Nos distinguimos por la claridad de nuestros análisis y la credibilidad de nuestros expertos, que incluyen destacados académicos internacionales y especialistas del sector. Brattle cuenta con 500 profesionales altamente cualificados en Norteamérica, Europa y Asia-Pacífico.

Para más información, visite brattle.com.