Office Administrator/ Assistant Administratif / Assistante Admninistrative H/F bei MoneyGram

L'Office Administrator/ Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) de veiller au fonctionnement efficace d’un environnement de bureau évoluant rapidement. Il/elle a pour responsabilité d'apporter une assistance aux managers, de maintenir et améliorer les services du bureau et d’apporter un support proactif dans diverses activités administratives, auprès des Collaboratrices et Collaborateurs du bureau de Paris

Responsabilités principales :

• Faire office de point de contact local pour tous les appels téléphoniques ou visites dans le bureau, résoudre, faire suivre ou faire remonter des problèmes si besoin est.
• Transmettre des notifications au personnel du bureau en ce qui concerne le protocole ou les visiteurs potentiels.
• Garantir la bonne tenue des locaux, en relation avec le prestataire de l’espace de coworking, et donner une image appropriée aux visiteurs à tout moment.
• Aider à la planification et l’organisation de réunions et/ou conférences téléphoniques, notamment en organisant les hébergements et autres aspects logistiques.
• Apporter une aide durant les réunions, si nécessaire, préparer et prendre des notes, rédiger des ordres du jour, des comptes rendus et gérer les envois des ordres du jour de réunions et des documents de référence nécessaires.
• Assister le management en l'informant et en faisant remonter les problèmes techniques au service informatique.
• S’assurer des bonnes conditions et fonctionnement du service informatique en assurant la liaison avec le manager du service informatique si besoin est.
• Prendre en charge l’enregistrement, dans le système informatique, des factures de fonctionnement des différentes Directions présentes au bureau de Paris.
• Développer un processus permettant de garder un suivi du centre de coût et une révision mensuelle des relevés du centre de coût du bureau de Paris..
• Identifier les écarts entre les coûts réels et le budget et fournir une mise à jour régulière à la direction.
• Résoudre des questions et des problèmes, entreprendre indépendamment ou coordonner l’action appropriée, en transmettant uniquement les problèmes les plus complexes aux instances les plus élevées.
• Entretenir et gérer les relations avec les fournisseurs (Prestataire de l’espace de Coworking, fournitures de bureau, facilities management, etc.), ainsi qu’avec les autres Office Administrators du Groupe MoneyGram.
• Gérer la flotte automobile  
• Gérer le courrier et l’envoi de toutes natures par l’intermédiaires de prestataires
• Remplir d’autres tâches lorsque le demande le bureau ou l’équipe, quand elles se présentent.

Profil et compétences :

• Toute combinaison de formation initiale adéquate et d’expérience et/ou de certifications dans le domaine est hautement préférable.

Formation :

• Minimum requis : Bac+2 de type BTS assistanat de gestion ou équivalent.

Compétences requises :

• Avoir un très bon niveau d’anglais requis pour être en capacité d’échanger dans un environnement multiculturel.

• Justifier d’une expérience réussie de support administratif ET d’office management 

• Travailler efficacement dans des conditions dynamiques et en lien avec plusieurs managers.

• Assurer une communication de haut niveau, tant avec la direction qu’avec les employés, dans une organisation matricielle complexe

• Justifier de compétences organisationnelles et de planification reconnues.

• Être capable de  prioriser et de gérer des demandes multiples, dans un environnement anglosaxon, très dynamique.

• Coordonner et gérer les relations avec une équipe dispersée sur le terrain.

• Être proactif et à l’écoute des besoins des collaboratrices et collaborateurs du bureau de Paris.

• Avoir le sens des responsabilités et de la chose accomplie correctement.

• Être en capacité d’influer sur les autres, pour s’assurer que les problèmes relevés soient résolus.

• Analyser les causes d’éventuels problèmes, avant d’en référer aux autres

• Aimer rendre service aux autres et savoir créer un environnement bienveillant et de bien-être.

• Justifier d’une connaissance avancée de Word, Excel et PowerPoint (Pack Office 365 Windows).

• Être à l’aise avec l’environnement informatique, de façon générale, afin de coordonner la résolution de problèmes opérationnels, avec le Service Informatique. 

• Maintenir un absolu niveau de confidentialité autour des informations sensibles

• Déployer des compétences relationnelles qui permettent de construire et entretenir des relations tant internes qu’externes.

Office Administrator/ Assistant Administratif / Assistante Admninistrative H/F