Administrative Assistant bei Cardiff University

Cynorthwyydd Gweinyddol

Rhoi gwasanaeth gweinyddol i'r Cyfarwyddiaeth, gan gynnwys cwblhau ystod o dasgau cyffredinol i fodloni gofynion gweithredol a rhoi gwasanaeth i gwsmeriaid, a'u cwblhau, gan wneud yn siŵr bod Caffel yn cael ei gefnogi a bod dyletswyddau pwysig yn cael eu cyflawni. 

Mae gweithio cyfunol yn bosibl wrth wneud y swydd hon. Mae hynny’n golygu, yn ogystal â threulio amser yn gweithio ar y campws, y gallwch ddewis treulio rhywfaint o amser yn gweithio o leoliad arall, e.e. eich cartref. Mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i gynnig y fath hyblygrwydd, pan fydd anghenion y swydd a’r busnes yn caniatáu hynny, er mwyn ichi sicrhau cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith. 

A ninnau’r brifysgol fwyaf yng Nghymru – ac yn gyflogwr o bwys, sydd â thros 7,000 o staff – rydym yn sefydliad uchelgeisiol ac arloesol mewn prifddinas hardd a ffyniannus. Gallwn gynnig cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog, gyda manteision a chyfleoedd gwych i symud ymlaen yn eich gyrfa. 

Mae hon yn swydd amser llawn a phenagored. 
 
Cyflog: £23,350 - £23,742 y flwyddyn (Gradd 2)

Dyddiad cau: Dydd Iau, 25 Medi 2025

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hynny drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o wahanol gefndiroedd.  Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bob rhan o’r gymuned beth bynnag fo’u rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth draws, statws perthynas, crefydd neu gred, cyfrifoldebau gofalu, neu oed.  Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Caniateir i geisiadau gael eu cyflwyno yn Gymraeg, ac ni fydd cais a gyflwynir yn y Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

DYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU 

Prif Ddyletswyddau 

• Ymdrin ag ymholiadau gan gwsmeriaid megis staff y Brifysgol, myfyrwyr a'r cyhoedd mewn modd proffesiynol. 

• Dilyn gweithdrefnau presennol i gwblhau tasgau, cyfeirio ymholiadau mwy cymhleth at eich rheolwr llinell, a gwneud yn siŵr bod yr holl wybodaeth berthnasol yn cael ei throsglwyddo'n gywir. 

• Sefydlu perthnasoedd gwaith da gyda chysylltiadau allweddol i helpu i gefnogi a gwella sut rydych chi a'r tîm yn cwblhau gwaith. 

• Ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol arferol i gefnogi'r tîm a'r adran, e.e. ateb ebyst, diweddaru gwybodaeth a ffeilio (yn electronig). 

• Casglu gwybodaeth a’i mewnbynnu i ddiweddaru systemau gweinyddol yn gywir (darperir hyfforddiant ar systemau perthnasol). 

• Chwarae rhan flaenllaw yn y tîm, gweithio tuag at gyflawni amcanion y tîm a helpu aelodau eraill y tîm, gan gynnwys cyfrannu at hyfforddi aelodau newydd o'r tîm. 

Dyletswyddau penodol  

• Trefnu cyfarfodydd a chymryd cofnodion/nodiadau ynddynt. 

• Mewnbynnu gwybodaeth i gronfa ddata a'i defnyddio i gynhyrchu adroddiadau a llythyrau safonol. 

• Helpu i brosesu ffurflenni safonol, a chysylltu â thimau eraill yn ôl yr angen 

• Cynnal systemau ffeilio ac archifau (ar-lein yn bennaf). 

Dyletswyddau Cyffredinol 

• Cadw at holl bolisïau'r Brifysgol ac ymgymryd â datblygiad personol a phroffesiynol priodol. 

• Cyflawni dyletswyddau eraill sydd heb eu cynnwys uchod, ond a fydd yn cyd-fynd â’r rôl. 

• Cynnal Gwerthoedd ac Ymddygiadau'r Gwasanaethau Proffesiynol neu werthoedd lleol cyfatebol. 

Sylwer: Cynhelir gwiriad Datgelu a Gwahardd (DBS) ar gyfer yr ymgeisydd llwyddiannus. 

SUT BYDDWN NI'N EICH CEFNOGI CHI GYDA’R RÔL HON  

Rydym am eich cefnogi a'ch datblygu yn y rôl, gan ddefnyddio cyfuniad o'r canlynol i'ch helpu i gyrraedd eich potensial llawn. 

1. Cyfarfodydd un-i-un rheolaidd gydag arweinydd eich tîm. 

2. Tîm profiadol a chefnogol o'ch cwmpas. 

3. Cefnogaeth i ymgymryd â hyfforddiant a datblygiad sy'n berthnasol i'r rôl, fel y nodir gan eich Rheolwr Llinell. Gallai hyn fod yn anffurfiol neu gallai fod yn brentisiaeth sy'n arwain at gymhwyster ffurfiol, fel NVQ gweinyddu busnes. 

4. Cynllun mentora staff. 

5. Cefnogaeth i ddysgu Cymraeg neu loywi sgiliau iaith. 

Rydym am gyflogi pobl sydd ag amrywiaeth eang o brofiadau. Rydym yn croesawu ceisiadau o bob rhan o’r gymuned, ni waeth beth fo rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth draws, statws perthynas, crefydd, cred, cyfrifoldebau gofalu neu oedran yr unigolion. Rydym yn arbennig o awyddus i gael ceisiadau gan ymgeiswyr sy'n dod o gefndiroedd sydd wedi eu tangynrychioli yn y Brifysgol, gan gynnwys pobl o gymunedau du, Asiaidd a lleiafrifoedd ethnig. 

Rydym yn chwilio am rywun sy'n gallu bod yn rhan o dîm ac a fydd yn gweithio gyda chydweithwyr i ddarparu gwasanaeth gwych i staff a myfyrwyr. Nid oes angen i chi fod wedi gweithio mewn rôl weinyddol neu i brifysgol o'r blaen; dyma gyfle i ddangos eich potensial a dechrau neu i barhau â'ch gyrfa ym Mhrifysgol Caerdydd. 

Bydd eich cais yn cael ei asesu yn erbyn y meini prawf hanfodol a dymunol canlynol ar gyfer y rôl. Copïwch a gludwch yr adran hon i ddogfen newydd a rhowch enghreifftiau clir o sut y gallwch ddangos tystiolaeth eich bod yn bodloni pob maen prawf drwy ysgrifennu o dan bob un. Gallwch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd (e.e. gwaith, cartref, addysg/cymwysterau neu fywyd cymunedol) cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar eu perthnasedd i'r rôl. 

Cadwch eich datganiad ategol mewn dogfen ar wahân gyda'r teitl [EICHENW-BR RHIF-TEITL SWYDD] a'i atodi i'ch cais yn y system recriwtio, sydd ar gael yma. 

Sylwer mai dyma'r meini prawf y bydd ymgeiswyr ar y rhestr fer yn cael eu hasesu yn eu herbyn mewn cyfweliad a/neu drwy ddulliau eraill hefyd (e.e. prawf sgiliau). 

Meini Prawf Hanfodol 

1. Gallu cyflawni amrywiaeth o dasgau gweinyddol, gan gynnwys ysgrifennu'n gywir, yn glir ac yn gryno. 

2. Gallu cyfathrebu â phobl yn effeithiol, yn gwrtais a gyda pharch wyneb yn wyneb, dros y ffôn ac ar-lein. 

3. Gallu cofnodi gwybodaeth yn glir ac yn gywir i'w throsglwyddo i eraill. 

4. Gallu cynnal cyfrinachedd a disgresiwn mewn swyddfa. 

5. Sgiliau TG sylfaenol, gan gynnwys ebost, dogfennau Microsoft Word a chofnodi data Microsoft Excel. 

6. Gallu cyflawni dyletswyddau gweinyddol cyffredinol fel ffeilio, llungopïo, trefnu cyfarfodydd ac archebu cyflenwadau.  

7. Gallu gweithio'n dda gyda'ch tîm, gan wybod sut i gefnogi cydweithwyr fel y bo'n briodol.  

8. Gallu cynllunio a threfnu eich llwyth gwaith eich hun o fewn amserlenni a bennir gan eich Rheolwr Llinell. 

9. Gallu nodi problemau gan gymryd y cam cyntaf a’u datrys trwy ddod o hyd i'r ateb mwyaf ymarferol a'i gynnig. 

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o weithio mewn swyddfa. 

2. Gallu siarad/deall Cymraeg neu barodrwydd i ddysgu.