Hybrid Optical Assistant and Administrator bei Cardiff University

Gweinyddwr a Chynorthwyydd Optegol
Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg Caerdydd

Mae Prifysgol Caerdydd yn adnabyddus am safon ei gwasanaethau gofal llygaid. Mae’n bleser gennym wahodd ceisiadau am swydd Gweinyddwr a Chynorthwyydd Optegol newydd a fydd yn gweithio yn nerbynfa Canolfan Llygaid y Brifysgol.

Ar gyfer y rôl amrywiol a gwerth chweil hon, rydym yn chwilio am ymgeisydd i gefnogi ein tîm offthalmig amlddisgyblaethol prysur trwy gefnogi'r optometryddion gyda sganiau iechyd a phrofion maes gweledol, rhoi cymorth wrth ddewis fframiau a chasglu sbectol yn ogystal ag addysgu cleifion ar ofal sbectol (darperir hyfforddiant).  Byddwch hefyd yn gweithio yn ein desgiau derbynfa ac yn cynnig cefnogaeth weinyddol, megis cynllunio dyddiaduron a rotas y clinig yn ogystal â phrosesu gwaith papur y GIG, creu adroddiadau canlyniadau, a chydlynu lleoliadau optometryddion yn ein clinigau.

Os ydych yn mwynhau swyddi prysur ac amrywiol ac yn ystyried eich hun yn rhywun â sgiliau trefnu cryf sy’n gallu gweithio o’i ben a’i bastwn ei hun, dyma’r swydd i chi.

Mae un swydd ar gael am 35 awr yr wythnos (llawn amser) ac mae'n gyfnod penodol am gyfnod o 3 blynedd.

Cyflog: £24,900 - £25,733 y flwyddyn (Gradd 3).

Swydd ar y campws yw hon yng nghlinigau’r GIG/clinigau addysgu’r Ysgol.

Wrth wneud cais am y swydd wag, nodwch: yr oriau gwaith.

Gallwn roi’r cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n cynnig pecyn buddion gwych a chyfleoedd i gamu ymlaen yn eich gyrfa. Rydym yn falch o gefnogi'r Cyflog Byw.

Cysylltwch â Kristina Wramba/Stacey Coleman ([email protected]) neu Carline Beaumont ([email protected]) i gael trafodaeth anffurfiol a chyfrinachol am y rôl.

Dyddiad hysbysebu: Dydd Iau, 14 Awst 2025

Dyddiad cau: Dydd Iau, 28 Awst 2025

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o gefndiroedd gwahanol.  Felly, rydyn ni’n croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran.  Er mwyn helpu ein gweithwyr i sicrhau cydbwysedd rhwng eu gwaith a’u bywyd personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i weithio’n hyblyg neu rannu’r swydd.

Mae modd cyflwyno ceisiadau yn Gymraeg, ac ni chaiff cais a gyflwynir yn Gymraeg ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Diben y swydd

Darparu gwasanaeth gweinyddol a thechnegol ar gyfer yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg, gan gynnwys ymgymryd ag amrywiaeth o dasgau cyffredinol i fodloni gofynion gweithredol a gofynion gwasanaethu cwsmeriaid, gan wneud yn siŵr bod y tîm yn cael ei gefnogi a bod dyletswyddau pwysig yn cael eu cyflawni

Dyletswyddau a Chyfrifoldebau

Prif Ddyletswyddau

• Ymdrin ag amrywiaeth o ymholiadau gan gwsmeriaid mewnol (staff a myfyrwyr) a chwsmeriaid allanol (aelodau o'r cyhoedd) mewn modd proffesiynol, gan nodi eu hanghenion ac addasu'r ymatebion safonol yn unol â hynny.
   
• Gweithio gydag eraill i wneud argymhellion ar gyfer datblygu prosesau a gweithdrefnau cyfredol y Brifysgol a’u gwella.
• Meithrin perthynas waith dda ag enwau cyswllt allweddol i helpu i wella’r gwasanaeth
• Cyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r adran
• Casglu ac adolygu data er mwyn diweddaru systemau gweinyddol, megis cronfeydd data a thaenlenni, gan sicrhau bod y wybodaeth yn gywir a thynnu sylw eich rheolwr llinell at dueddiadau a phatrymau sylfaenol
• Cyfrannu mewn ffordd amlwg at lwyddiant y tîm a chefnogi'r gwaith o’i oruchwylio a'i reoli.

Dyletswyddau Penodol

• Cefnogi'r tîm amlddisgyblaethol sy'n darparu gwasanaethau gofal llygaid i’r cyhoedd. Bydd hyn yn cynnwys cynnig cefnogaeth weinyddol a thechnegol gyffredinol i reolwyr/goruchwylwyr/arweinwyr y clinig a thîm gwasanaethau proffesiynol ehangach y clinig.
• Cynnal profion a gweithdrefnau cyn-sgrinio iechyd y llygaid fel craffter gweledol, sganio OCT a meysydd gweledol.
• Cynorthwyo cleifion i ddewis fframiau, casglu sbectolau a thasgau dosbarthu eraill yn ogystal ag addysgu cleifion ar ofal sbectol.
• Prosesu gwaith papur y GIG, gan gynnwys creu adroddiadau canlyniadau a hawlio ffioedd gan sicrhau cywirdeb a gweithio yn ôl terfynau amser y GIG.
• Yn unol â pholisi’r practis, cynllunio a rheoli dyddiaduron a rotâu clinig mewn ymgynghoriad ag arweinwyr clinigol a/neu reolwyr/goruchwylwyr y clinig er mwyn sicrhau profiad rhagorol i gleifion.
• Cydlynu lleoliadau optometryddion yn y clinig, gan sicrhau bod gwaith papur am leoliadau wedi'i gwblhau a'i gymeradwyo cyn i leoliadau ddigwydd, bod prosesau ymsefydlu yn cael eu dilyn, a bod data lleoli yn cael ei ddiweddaru'n rheolaidd. 
   
• Trefnu apwyntiadau, a pharatoi gwybodaeth am glinigau, gan sicrhau bod cofnodion cywir yn cael eu cadw a bod slotiau apwyntiad yn cael eu trefnu yn y modd mwyaf effeithlon.  Rhagweld unrhyw newidiadau mewn amgylchiadau a sicrhau bod unrhyw amseroedd aros posibl yn cael eu lleihau, lle bynnag y bo modd.
• Sicrhau bod ansawdd gofal a diogelwch cleifion yn cael eu cynnal yn ystod eu hymweliad cyfan gan gynnwys hebrwng a chasglu o wahanol rannau o'r adeilad.
• Rhagweld unrhyw newidiadau mewn amgylchiadau a sicrhau bod unrhyw amseroedd aros posibl yn cael eu lleihau, lle bynnag y bo modd.
• Cwblhau gwiriadau gweinyddol a bancio diwedd dydd, gan ddatrys a/neu uwchgyfeirio anghysondebau/pryderon yn syth at Reolwyr y Clinig/Cyllid yr Ysgol, pan fo hynny'n briodol.
• Bod yn bwynt cyswllt cyntaf ar gyfer Clinigau'r Ysgol, a darparu cyflenwad/cefnogaeth ar gyfer cydweithwyr derbynfa/cynorthwywyr optegol eraill yn y clinig llygaid, pan fo angen.

 

25,733

Gradd 3

24,900

Technegol

Technegol

NODYN PWYSIG I YMGEISWYR: Polisi'r Brifysgol yw defnyddio manyleb yr unigolyn yn adnodd allweddol i lunio’r rhestr fer, a dim ond yr ymgeiswyr hynny sy'n dangos yn glir eu bod yn bodloni (neu'n rhannol fodloni) pob un o'r meini prawf hanfodol a gaiff eu gwahodd i gyfweliad. Yn ystod y broses ymgeisio, gofynnir i chi atodi datganiad ategol. Mae’n rhaid i'r datganiad hwn amlinellu sut rydych yn bodloni'r meini prawf isod. Rydym yn argymell ei fformatio drwy ddefnyddio pob maen prawf yn is-bennawd a nodi eich profiad/tystiolaeth berthnasol o dan bob is-bennawd. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi rhif y swydd wag (e.e. 1234BR) yn rhan o enw’r ddogfen wrth gadw eich datganiad ategol. Gallai peidio â gwneud hynny olygu y bydd yn cael ei hepgor o'ch cais.

Dyma'r meini prawf a gaiff eu defnyddio hefyd i asesu’r ymgeiswyr ar y rhestr fer mewn cyfweliad a/neu drwy ddulliau eraill (e.e. prawf sgiliau).

Meini Prawf Hanfodol

Cymwysterau ac Addysg

1. NVQ 2/TGAU A-C neu gymhwyster cyfatebol/profiad cyfatebol sy'n gysylltiedig â'r gwaith.

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

2. Unigolyn dibynadwy, sy’n rhagweithiol, yn hyblyg, yn ddiplomyddol, gyda sgiliau cyfathrebu rhagorol, ynghyd â pharodrwydd i gyfrannu’n gadarnhaol at wasanaethau proffesiynol yn y Brifysgol.
3. Y gallu i ymgymryd ag ystod o dasgau gweinyddol/technegol, gan gynnwys ysgrifennu'n gywir, yn glir ac yn gryno.
4. Lefel dda o gymhwysedd TG, gan gynnwys gwybodaeth weithredol ragorol o fersiynau diweddar o Microsoft Word ac Excel.
5. Y gallu i sefydlu a chynnal systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol, gan gynnwys defnyddio systemau'r Brifysgol i gasglu a chofnodi data ar-lein ac ar ffurf copi caled (bydd hyfforddiant yn cael ei roi lle bo angen)

Gwasanaethu Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Gweithio’n Rhan o Dîm

6. Y gallu i gyfathrebu ag amrywiaeth eang o bobl mewn modd effeithiol a chwrtais ond cynnal safonau proffesiynol, gan addasu eich iaith a’ch dull o gyfathrebu gan ddibynnu ar bwy rydych yn cyfathrebu ag ef  Y gallu i gymhwyso cyfrinachedd a disgresiwn mewn amgylchedd swyddfa/clinigol.
7. Y gallu i weithio’n dda gyda'ch tîm, gan wybod sut i roi cyngor, arweiniad ac adborth (i gydweithwyr ac aelodau o'r cyhoedd) fel y bo'n briodol 
8. Y gallu i ymdrin â cheisiadau am wybodaeth neu wasanaeth, gan ddatrys problemau cwsmeriaid lle bo’n briodol neu uwchgyfeirio problemau lle bo angen

Cynllunio, Dadansoddi a Datrys Problemau

9. Y gallu i ddilyn cyfarwyddiadau ond hefyd i weithio ar eich liwt eich hun a heb oruchwyliaeth i derfynau amser, cynllunio, trefnu a gosod blaenoriaethau ar gyfer gwaith eich hun, yn ogystal â rheoli prosiectau bach, fel y bo'n briodol.
10. Dull cadarn o ddatrys problemau, gyda thystiolaeth o brofiad blaenorol yn datrys sefyllfa anodd naill ai'n annibynnol neu gyda chymorth cydweithiwr priodol.

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o weithio fel derbynnydd yn y GIG neu mewn amgylchedd clinigol tebyg.
2. Profiad o weithio ym maes addysg uwch
3. Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu barodrwydd i ddysgu’r iaith.