Hybrid Coordonnateur(-trice) - compétitions universitaires bei HEC Montréal

Milieu de travail

Le Service des compétitions universitaires (SCU) a une double mission : d’une part, recruter et former les étudiants qui représenteront l’École lors des compétitions interuniversitaires nationales et internationales ou qui se préparent aux compétitions internes; d’autre part, encadrer les regroupements étudiants qui organisent ce type d’activités à HEC Montréal.

Plus précisément, le SCU recrute et sélectionne des étudiants puis leur propose une offre de cours, de coaching personnalisé et de capsules de formation afin de les aider à se préparer aux compétitions interuniversitaires et internes à l’École. Le SCU accompagne les délégations étudiantes dans les compétitions nationales et internationales. Finalement, le SCU assure également un encadrement des compétitions étudiantes qui inclut notamment le suivi financier, le recrutement de bénévoles, de mentors et d’experts, l’écriture ou la relecture des cas, la rédaction du matériel à l’attention des participants et des jurys, ainsi que la coordination des dimensions logistiques avec différents services de HEC Montréal.

Rôle et responsabilités

Sous la supervision de la Direction du SCU, le coordonnateur ou la coordonnatrice – compétitions universitaires coordonne les aspects logistiques, financiers, relationnels et communicationnels des compétitions internes et interuniversitaires auxquelles l’École participe. En particulier, la personne titulaire de l’emploi gère les opérations administratives quotidiennes et le budget d’opération du SCU. Elle est aussi responsable des relations avec les partenaires internes (CPPAE, SCE, associations étudiantes, association des diplômés, Coop HEC, etc.) et externes (organisateurs de compétitions). Finalement, elle prend en charge les activités de communication du service (infolettres, communications externes, diffusion des résultats, rédaction du rapport annuel, etc.).

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

•        Participe à la gestion financière liée aux activités du SCU, notamment :

      o   S’assure de la gestion quotidienne du budget d’opération du SCU (paiement de factures, suivi du budget, dépenses courantes, achat de matériel promotionnel, etc.).

      o   Fait le suivi des octrois budgétaires du Fonds leadership pour les compétitions.

      o   Planifie et coordonne les inscriptions aux compétitions et les déplacements en assurant une gestion optimale des ressources financières.

•        Collabore de façon soutenue avec le Comité permanent des présidentes et présidents des associations étudiantes (CPPAE) et les Services à la communauté étudiante (SCE) en lien avec les octrois du Fonds leadership :

      o   Conseille les regroupements étudiants quant aux demandes de financement.

      o   Reçoit les demandes de financement.

      o   Participe aux décisions de financement.

      o   Fait le suivi des décisions ou budget alloués.

      o   Transmet l’informations aux parties concernées.

•        Entretient des relations de collaboration avec plusieurs partenaires clés à l’interne, notamment les SCE, l’Association des diplômés, les associations étudiantes et la Fondation HEC Montréal :

      o   Anime des séances d’information avec les associations.

      o   Participe aux activités d’accueil des nouveaux étudiants.

      o   Organise annuellement le Temple de la renommée des compétitions.

      o   Organise une campagne de sollicitation pour le Fonds SCU.

•        Coordonne les relations avec les organisateurs de compétitions, incluant le suivi logistique des compétitions interuniversitaires organisées à HEC.

   

•        Met en œuvre un plan de communication et de promotion destiné à accroître la visibilité des activités du SCU :

      o   Conçoit et rédige le matériel d’information (infolettres, rapport annuel d’impact, etc.).

      o   Communique à l’interne les résultats des délégations de HEC aux compétitions.

      o   Gère les communications externes du SCU (réseaux sociaux, site web).

•        À l’occasion et à la demande de son supérieur immédiat, prend en charge divers projets ponctuels (exposition permanente, organisation d’une compétition internationale, etc.).

   

•        À l’occasion et à la demande de son supérieur immédiat, peut accompagner des équipes d’étudiants dans des compétitions.

   

•        Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

•         Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente

•         Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite

•         Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite

•         Maîtrise des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant

•         Connaissance des règles budgétaires de HEC Montréal

•         Connaissance du milieu des compétitions universitaires

•         Connaissance du milieu des associations étudiantes de HEC Montréal

•         Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites

•         Capacité à travailler en équipe

•         Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément

•         Capacité à négocier avec différentes parties prenantes

•         Sens de la planification et de l’organisation

•         Initiative et autonomie

•         Capacité d’adaptation aux changements

•         Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

•         Disponibilité pour travailler à l’occasion en dehors des horaires réguliers de travail

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées 
• Accès à un service de télémédecine