3 Kommunikationsbeispiele, die starke Remote-Teams immer umsetzen
Veröffentlicht am
Diese Beispiele aus der Praxis zeigen Ihnen, wie Sie die Kommunikation Ihres Remote-Teams verbessern können, um auf einfache Weise für weniger Ausfälle und mehr Produktivität zu sorgen.
Unabhängig davon, ob Ihr Team aufgrund der COVID-19-Pandemie gezwungen war, aus der Ferne zu arbeiten, oder ob Sie Ihr gesamtes Unternehmen auf Vollzeit-Fernarbeit umstellen wollen, gibt es einige wichtige Kommunikationsfragen, die Sie zuerst klären sollten.
Wenn Sie diese Probleme nicht im Vorfeld angehen, werden sie sich schnell zu größeren Problemen auswachsen oder, schlimmer noch, zu einem Zerwürfnis zwischen Ihnen und Ihrem Team führen.
Zum Glück helfen wir Ihnen, diese Probleme zu vermeiden, indem wir in diesem Leitfaden unsere drei besten Kommunikationsbeispiele für Remote-Teams vorstellen. Wenn Sie diese Beispiele nachahmen, werden Sie im Handumdrehen ein stärkeres, besser vernetztes Team bilden.
3 Beispiele für die Kommunikation von Remote-Teams
Quelle : contactmonkey.com
Diese Beispiele aus der Praxis lösen jeweils ein potenzielles Kommunikationsproblem, bevor es die Produktivität oder den Fortschritt Ihres Teams sabotieren kann. Sie werden nicht nur verstehen, warum sie so gut funktionieren, sondern auch Wege finden, wie Sie jede Strategie am besten mit Ihren Remote-Teams umsetzen können.
Beispiel Nr. 1: Austausch der synchronen Kommunikation gegen einen asynchronen Kommunikationsstil
Der erste Tipp, der auch einer der wichtigsten ist, besteht darin, Ihr Team dazu zu bringen, den synchronen Kommunikationsstil zugunsten einer asynchronen Kommunikation aufzugeben. Worin besteht der Unterschied?
Teams, die einen synchronen Kommunikationsstil verfolgen, melden sich den ganzen Tag über und erwarten so schnell wie möglich eine Antwort. Dies ist die häufigste Form der Kommunikation in der Geschäftswelt, aber sie ist nicht annähernd so effektiv für Remote-Teams.
Diese ständigen Unterbrechungen unterbrechen die Konzentration Ihres Teams und stören den Arbeitsfluss, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt und zu verpassten Terminen führen kann.
Bei der asynchronen Kommunikation hingegen hinterlassen Sie Ihrem Team Nachrichten mit allen relevanten Details und ermöglichen es ihm, immer dann zu antworten, wenn es einen freien Moment oder eine Konzentrationspause hat.
Sie werden zwar nicht sofort eine Antwort erhalten, aber Sie steigern die Produktivität und erleichtern den Teammitgliedern die Kommunikation über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Sehen wir uns ein Beispiel an, wie dies in die Praxis umgesetzt werden kann :
Wenn Sie das nächste Mal Ihre Teammitglieder in Slack, Skype oder über eine Projektmanagement-Software wie Trello erreichen, hinterlassen Sie keine vage Nachricht wie, Hey! Kannst du dich mit mir in Verbindung setzen, wenn du einen Moment Zeit hast?
Wenn Sie dies tun, verschwenden Sie sowohl Ihre Zeit als auch die des Empfängers, während Sie auf eine Antwort warten. Hinterlassen Sie eine Nachricht auf asynchronem Weg:
Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht alle möglichen Details, damit sie sofort loslegen können . Geben Sie Ihrem Team alles, was es braucht, um ein Problem zu lösen, eine Aufgabe zu erledigen usw., ohne dass es weitere Anweisungen von Ihnen braucht. Dazu kann auch die Bereitstellung von ergänzendem Material gehören, z. B. Projektskizzen, Kalkulationstabellen, E-Mail-Ketten und mehr.
Beispiel Nr. 2: Reagieren Sie immer innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens auf Nachrichten
In Ihrem Fernarbeitspolitik Sie können Richtlinien für Bestätigungen festlegen, damit Sie und Ihre Teammitglieder Antworten auf asynchrone Nachrichten erhalten, ohne 24-48 Stunden auf eine Antwort warten zu müssen.
Wenn Sie und Ihre Teammitglieder sich darauf einigen, Nachrichten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu bestätigen, weiß jeder, wann er mit einer Antwort rechnen muss, und kann darauf vertrauen, dass die Nachrichten nicht in der Masse untergehen.
Das bedeutet nicht, dass Sie sofort eine Antwort erwarten sollten - auch das passt nicht zu einem asynchronen Kommunikationsstil - und es bedeutet auch nicht, dass die Person das Problem schnell lösen muss.
Vielmehr müssen die Teammitglieder lediglich bestätigen, dass sie die Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens gesehen haben, um Sie oder einen Projektleiter über die Bearbeitung zu informieren.
Erstellen Sie eine Richtlinie wie diese für Ihr externes Unternehmen und geben Sie Ihren Teammitgliedern dieses Beispiel, damit alle wissen, was erwartet wird . So haben Sie später weniger Kommunikationsprobleme und Projektschwierigkeiten.
Beispiel Nr. 3: Schwierige Gespräche für Videochats aufheben
Quelle : sloanreview.mit.edu
Unser letzter Tipp, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Remote-Team verbessern können, ist zu wissen, was per Online-Nachricht und was per Video-Chat besprochen werden sollte.
Dieser Tipp mag dem gesunden Menschenverstand entsprechen, wird aber in Unternehmen, die an entfernten Standorten arbeiten, oft übersehen. Und wenn man das eine mit dem anderen verwechselt, kann das zu massiven Konflikten zwischen den Teammitgliedern führen.
Als Faustregel gilt, dass Sie Feedback geben und schwierige Gespräche so führen sollten, wie Sie es persönlich in einem herkömmlichen Büro tun würden.
Wenn Sie beispielsweise Ihrem Team ein allgemeines Projektfeedback hinterlassen möchten, wie z. B. " Nächstes Mal machen Sie bitte XYZ können Sie diesen Kommentar wahrscheinlich in eine Projektmanagementaufgabe einfügen. Alle Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe betraut sind, können sich bei aktuellen und zukünftigen Aufgaben darauf beziehen.
Wenn jedoch ein bestimmtes Teammitglied wirklich einen Fehler gemacht hat, sollten Sie nicht vor allen anderen eine langatmige Nachricht über eine Aufgabe hinterlassen. Das ist nicht nur peinlich, sondern Ihr Tonfall oder Ihr Kommentar könnte auch falsch verstanden oder missverstanden werden.
Deshalb ist es besser, diese Gespräche "von Angesicht zu Angesicht" zu führen, wie Sie es in einem traditionellen Büro tun würden. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, sollten Sie diese Gespräche per Videochat führen.
Lassen Sie uns diesen Tipp in die Praxis umsetzen :
Die Kontaktaufnahme mit einem entfernten Teammitglied kann für beide Parteien nervenaufreibend sein. Um den Schlag und die damit verbundenen Ängste zu mildern, einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren und das Projekt zu besprechen .
Sobald die Sitzung beginnt, können Sie im Detail besprechen, was funktioniert hat und was nicht und was Sie beim nächsten Mal anders machen möchten, ähnlich wie bei einer Projektnachbesprechung.
Denken Sie daran, sowohl positives als auch negatives Feedback zu geben, damit Ihre Teammitglieder die Sitzung nicht mit einem Gefühl der Enttäuschung verlassen. Das heißt aber nicht, dass Sie sie nur loben sollten, um sie zu loben. Halten Sie es lieber einfach, indem Sie ihre harte Arbeit und ihren Einsatz anerkennen und aufzeigen, was Sie beim nächsten Mal gerne verbessert hätten.
Da dies viel mehr Diskussion erfordert als ein einfacher Kommentar zu einer Aufgabe, ist es, wie bereits erwähnt, am besten über einen Videochat zu machen. Und wenn Sie Kritik üben müssen, klingen Ihre Gesichtszüge und Ihre beruhigende Stimme einfühlsamer und ermutigender als ein kühler, unpersönlicher Kommentar oder eine Slack-Nachricht.
Sind Sie bereit, diese Beispiele für die Kommunikation von Remote-Teams in die Praxis umzusetzen?
Quelle : scienceforwork.com
Auch wenn diese Beispiele für die Kommunikation im Remote-Team einfach erscheinen, so werden sie doch einen großen Unterschied in der Arbeitsweise Ihres Teams ausmachen.
Wenn Sie sie befolgen, tragen Sie dazu bei, die Produktivität Ihres Remote-Teams zu steigern, die Kommunikation zu verbessern und die Abläufe zu optimieren. All diese Vorteile tragen dazu bei, ein besseres Team aufzubauen, das sich geschätzt fühlt.
Das Wichtigste ist, dass Sie diese Beispiele sofort in die Praxis umsetzen. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird und warum Sie sich für diese Vorgehensweise entschieden haben. Diese Transparenz wird ihnen helfen zu verstehen, woher Sie kommen und warum diese Maßnahmen für alle Beteiligten von Vorteil sind.
