Warum du im Jahr 2022 asynchron arbeiten solltest

Asynchrone Arbeit ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, die Reihenfolge der Ausführung von Aufgaben so zu gestalten, dass sie mit ihrem eigenen Zeitplan übereinstimmt. Bei der asynchronen Arbeit wird nicht erwartet, dass die Kommunikation sofort erfolgt, d. h. die Arbeitnehmer können die Arbeit fein abstimmen, um den Druck auf sich selbst und ihre Kollegen zu verringern. Asynchrone Arbeit beruht auf drei Grundprinzipien: Multiplexing, Kommunikation und Aktion.

Was ist asynchrone Arbeit?

Unter asynchroner Arbeit versteht man die Arbeit in einem Team, bei der nicht alle Mitglieder gleichzeitig online sein müssen. Bei der asynchronen Arbeit kann jeder Einzelne seine Produktivität maximieren, ohne auf die Erledigung von Aufgaben durch andere warten zu müssen. Der Schlüssel zur asynchronen Arbeit liegt in der Schaffung von Prozessen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, autonom zu arbeiten, und darin, ihnen das Vertrauen zu geben, das sie dafür benötigen.

Eine ausgeglichene, zügige und flinke Pipeline produziert genau die richtige Menge an Output für ihre Anforderungen, und alle Phasen sind in Bezug auf Effizienz und Geschwindigkeit ausgeglichen, was zu keiner Verschwendung von Zeit oder Ressourcen führt. Dies wird durch die 3M-Methode des Toyota-Produktionssystems inspiriert: mehr dazu hier.

Was ist der Unterschied zwischen asynchroner und synchroner Arbeit?

Asynchrone Arbeit maximiert die Produktion, indem sie die Arbeit von der synchronen Kommunikation entkoppelt. Die synchrone Arbeit bindet den Fortschritt an die Kommunikation und zwingt Teams dazu, den Projektfortschritt anzuhalten, wenn eines der Teammitglieder aufgrund unterschiedlicher Arbeitszeiten oder einer Auszeit nicht verfügbar ist.

• Bei der asynchronen Arbeit müssen die Mitarbeiter nicht zur gleichen Zeit online sein.
• Asynchrone Arbeit ist stärker auf Dokumentation und Transparenz angewiesen.
• Die synchrone Arbeit verlangsamt Projekte, indem sie die Produktivität künstlich behindert.
• Synchrones Arbeiten ist in Büroumgebungen üblicher als in Remote-Arbeitsstrukturen, aber auch dort nicht optimal.
• Asynchrone Arbeit setzt mehr Vertrauen in die Mitarbeiter und ihre Leistungsfähigkeit.

Aus ergebnisorientierter Sicht der Ergebnisse weist die asynchrone Arbeit im Vergleich zur synchronen Arbeit massive Vorteile auf. Unternehmen, die asynchron arbeiten, sind in der Lage, Projekte viel schneller voranzutreiben als ihre Konkurrenz. Darüber hinaus haben Unternehmen mit asynchronen Arbeitsabläufen in der Regel eine höhere Mitarbeitermoral, was auf das Vertrauen und die verstärkte Kommunikations- und Dokumentationspraxis zurückzuführen ist, die ein asynchroner Ansatz erfordert.

Wie man asynchrone Arbeitsabläufe verwaltet

Die Verwaltung asynchroner Arbeitsabläufe erfordert von den Unternehmen ein Umdenken, was es bedeutet, die Produktivität zu messen und den Mitarbeitern zu vertrauen. Zu diesem Zweck stützt sich die asynchrone Arbeit auf drei Hauptgrundsätze: Multiplexing, Kommunikation und Aktion.

Multiplexing

Wir Menschen leben in einer synchronen Welt, wir sind an die Zeit gebunden und bewegen uns Sekunde für Sekunde vorwärts. Die Art und Weise, wie wir Dinge tun (oder zusammenstellen), hat jedoch einen wahnsinnig grossen Einfluss auf das Ergebnis unserer Pipeline. Es geht nur um Planung.

Synchrone Arbeitsplanung

Die typische (synchrone) Planung beruht darauf, dass die Dinge in grossen Mengen in Gang gesetzt werden. Für sich genommen ist das nicht weiter schlimm, aber ein System ist so langsam wie sein langsamstes Element. In diesem Fall überträgt sich jede Verzögerung auf die gesamte Pipeline, da jeder Schritt vollständig von dem vorangegangenen abhängt.

Dieses Bild zeigt eine Softwareentwicklungspipeline mit drei Terminals, die mit synchroner Planung organisiert ist. Um eine Funktion bereitzustellen, müssen die Aufgaben A, B und C abgeschlossen werden. Angesichts der Art und Weise, wie diese Aufgaben geplant und verteilt wurden, benötigen wir einen Zyklus von 9 Arbeitsstunden pro Ergenis. Das ist hervorragend für atomare Aufgaben, aber ansonsten sehr langsam, da wir nur ab und zu deployen können.

Asynchrone Arbeitsplanung

Bei der asynchronen Planung geht es darum, Aufgaben so weit wie möglich in kleinere Aufgaben aufzuteilen und so häufig wie möglich Minimum Viable Changes (MVCs) zu veröffentlichen. Diese Technik beruht auf der Hypothese, dass man mit weniger, dafür aber häufigeren Veröffentlichungen den Erfolg messen und etwaigen negativen Rückmeldungen so schnell wie möglich entgegenwirken kann. Gleichzeitig ermöglicht sie eine feinere Steuerung der Ressourcenzuweisung, da wir mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigen können (aufgrund ihrer geringeren Menge).

In diesem Beispiel haben wir durch die Aufteilung der Aufgaben A, B und C in (A1, A2, A3, B1 usw.) dreimal so viele Deployments erreicht wie im vorherigen Beispiel. In diesem Beispiel könnten wir am Ende der 9 Stunden die gleiche Anzahl an bereitgestellten Funktionen haben, aber durch die Multiplexierung unserer Aufgaben mit asynchroner Aufgabenverteilung konnten wir Teilmengen unserer Aufgaben freigeben und so ihre Auswirkungen validieren und die nächsten Schritte zurücksetzen oder neu bewerten. Wir haben die Iterationszeit auf ein Drittel der ursprünglichen Planung reduziert.

Diese Methodik ermöglicht es uns, Aufgaben zu multiplexieren und sie zu kombinieren, um schneller Ergebnisse zu erzielen.

Kommunikation

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Systems (Mensch oder Maschine).

Es gibt viele Arten der Kommunikation: eine E-Mail, eine Nachricht, ein Sprachanruf, ein Videoanruf oder sogar ein "Lass uns einen Kaffee trinken gehen". Jede hat eine völlig andere Auswirkung auf die Produktivität, und die Wahl der richtigen Kommunikationsart ist für die Produktionskette genauso wichtig wie jede andere Aufgabe, die wir ausführen können.

Was ist synchrone Kommunikation?

Die synchrone Kommunikation ist diejenige, zu der wir am meisten neigen, weil sie einfach und in gewisser Weise bequemer ist.

Für ein Gespräch sind (normalerweise) mindestens zwei Personen erforderlich. Ein engagiertes Gespräch kann verschiedene Formen annehmen:

• Eine Besprechung
• Ein Video-/Sprachanruf
• Einen Kaffee trinken gehen
• Plaudern beim Mittagessen
• Jemandem eine Nachricht schicken und eine sofortige Antwort erwarten

All dies sind Optionen für Dinge, die auf andere Weise nicht möglich sind oder die asynchron viel schwieriger zu erledigen sind. Zum Beispiel eine Leistungsbeurteilung, eine Strategiediskussion, Vorstellungsgespräche, 1:1-Gespräche.

Die meisten Meetings können durch eine angemessene Dokumentation, gut geschriebene E-Mails oder Nachrichten ersetzt werden.

Meetings sind das teuerste Instrument, das dein Unternehmen hat, setze sie richtig ein.

Siehe Beispiel 3: Zwei Entwickler arbeiten an ihren eigenen Aufgaben und müssen vor der Bereitstellung eine Reihe von Aufgaben (A, B und C) erledigen:

Dieses Beispiel kommt so oft vor, in diesem Fall unterbricht eine Besprechung über eine technische Anforderung beide Entwickler für eine bestimmte Zeit, und kurz darauf folgt ein weiteres Gespräch darüber, was als Nächstes zu tun ist.

Dies ist definitiv nicht der beste Anwendungsfall für synchrone Kommunikation, da die Unterbrechungen die gesamte Arbeit verzögert haben und keine Bereitstellung erfolgt ist.

Wenn wir über die Effizienz unserer Pipeline nachdenken, war sie definitiv unausgewogen und alles andere als zügig.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation stärkt die Unabhängigkeit. Sie stellt sicher, dass eine Aufgabe und ihre Auswirkungen unabhängig davon sind, wer sie geplant oder ausgeführt hat.

Asynchrone Kommunikation bringt/verstärkt einige der lange gesuchten Best Practices, wie z.B.:

• Gute Dokumentation
• Schriftliches Verfahren
• Nachrichtenübermittlung über Anrufe
• Respekt für Unterbrechungsfreie Arbeitsphasen

Beispiel 4 mit denselben zwei Personen (wie in Beispiel 3), die eine Reihe von Aufgaben entwickeln, aber auf asynchrone Kommunikation zurückgreifen.

In diesem Beispiel erfolgt die Kommunikation durch Nachrichtenaustausch und gut geschriebene Dokumentation. In diesen Fällen ist die Auswirkung auf den Arbeitsablauf vernachlässigbar, auch wenn das Endziel des Nachrichtenaustauschs über die Zeit verteilt ist, und oftmals bedeutet dies mehr Ausführung.

Warum sollte man asynchrones Arbeiten praktizieren?

Menschen sind nicht sehr gut darin, sich von einem Zustand der totalen Konzentration auf Aufgabe A zu einem Zustand der totalen Konzentration auf Aufgabe B ohne Verlust zu bewegen.

Zum Beispiel, wenn du in ein Buch vertieft bist und durch etwas unterbrochen wirst. Es dauert einen Moment, bis du dich wieder auf das Buch konzentrieren kannst.

In der Positiven Psychologie ist der Flow-Zustand, der umgangssprachlich auch als "in the zone" bezeichnet wird, der mentale Zustand, in dem eine Person, die eine Tätigkeit ausübt, vollständig in ein Gefühl der energiegeladenen Konzentration, des vollen Engagements und der Freude am Prozess der Tätigkeit eingetaucht ist. Im Wesentlichen zeichnet sich der Flow dadurch aus, dass man völlig in das, was man tut, eintaucht und dadurch das Gefühl für Raum und Zeit verliert.

Wenn es schon schwer ist, sich voll und ganz zu konzentrieren, ist es noch schwieriger, in den Flow zu kommen. Je mehr du dich konzentrierst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du in den Flow kommst, aber wenn du Schwierigkeiten hast, dich zu konzentrieren, kannst du den Flow vergessen.

Asynchrone Kommunikation ist hier sehr hilfreich, da sie die Zeit und den Fokus aller Beteiligten schützt und sinnlose Zeitverluste reduziert. Wenn du asynchron kommunizierst, gibt es viel weniger Unterbrechungen dieser Art. Und die Gesamtzeit, in der du tiefgründige Arbeit leisten kannst, ist länger und die Chance, Flow zu erreichen, viel höher.

Bei asynchronem Arbeiten immer auf Aktion setzen

Das ist der letzte Punkt bei der Umstellung auf Asynchronität. Es geht nicht um die Vorgehensweise, sondern um die Einstellung.

Es gibt viele Zeiten, in denen die Arbeit nicht fertig ist, Aufgaben nicht geplant sind, Entscheidungsträger nicht online sind usw. In diesen Zeiten führen erfolgreiche Teams ihre Arbeit aus, auch wenn sie sie später überarbeiten und anpassen müssen, sie verschwenden keine Zeit mit "Warten".

"Immer zum Handeln übergehen" ist ein Mantra, das bedeutet, wenn du etwas tun musst und niemand da ist, der dir hilft oder dir zeigt, was du als Nächstes tun sollst, dann benutzt du deinen gesunden Menschenverstand und nimmst dir selbst etwas vor.

Stell dir vor, es gibt drei Aufgaben, von denen nur zwei perfekt beschrieben sind, so dass du warten musst, bis ein Produktmanager zur Verfügung steht, um genau zu definieren, was erforderlich ist.

In diesem Beispiel zeigen wir, dass Entwickler 1 jemand ist, der standardmässig handelt, und Entwickler 2 jemand, der wartet.

Bei dem, was wir gerade als "immer zum Handeln übergehen" beschrieben haben, wird Entwickler 1 etwas anderes in Angriff nehmen, auch wenn es nicht so wichtig ist wie die Aufgabe, die er eigentlich angehen wollte. Entwickler 2 hingegen beschloss, auf die Rückkehr des Produktmanagers zu warten, um ihm bei der Erledigung dieser Aufgabe zu helfen.

Dieses Beispiel ist anekdotisch und man könnte sagen, dass es übertrieben ist, aber das ist nicht der Fall, es ist sehr häufig der Fall.

Das setzt natürlich ein besseres Urteilsvermögen voraus, denn einige Aufgaben sind sehr heikel, und wenn man sich bei diesen nicht sicher ist, kann man etwas anderes übernehmen. Es geht nicht darum, Risiken zu ignorieren, sondern darum, die Verantwortung auf kontrollierte Weise zu übernehmen.

Fazit

Asynchrones Arbeiten ist ein Weg, um zu organisieren, wie man Dinge mit weniger Unterbrechungen und höherer Effizienz erledigen kann, basierend auf einigen Ideen:

• Asynchrones Arbeiten sollte häufiger eingesetzt werden als synchrones Arbeiten, da es ein besseres Ressourcenmanagement ermöglicht, Verschwendung reduziert und somit die Produktivität optimiert.
• Die Multiplexierung von Aufgaben und die Verringerung des Umfangs ermöglichen es dir, schneller zu Ergebnisse zu kommen, deine Hypothesen früher zu testen und mit mehr Zuversicht Erfolge zu erzielen.
• Die Kommunikation sollte in den meisten Fällen asynchron erfolgen und nur hier und da synchronisiert werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Wenn du dies als Faustregel beibehältst, können sich die Mitarbeiter länger auf ihre Aufgaben konzentrieren und sich auf bewährte Verfahren wie Dokumentation und das Schreiben geeigneter Verfahren konzentrieren.
• Die Vorgabe, immer zu handeln (innerhalb eines vernünftigen Rahmens), hilft dem gesamten Team, schneller voranzukommen, Zeitverschwendung zu reduzieren und die Eigenverantwortung zu erhöhen.