- Office in Frankfurt am Main
Description
Als HR & Employee Operations Specialist (m/w/d) unterstützt du die lokale Geschäftsleitung, sowohl organisatorisch als auch administrativ und fungierst gleichzeitig als zentraler Kontakt für HR-Themen vor Ort.
Mit dieser vielseitigen Rolle verbindest du eine klassische Supportfunktion mit HR-Koordination und arbeitest entsprechend eng mit unserem niederländischen HR-Team zusammen. Du kreierst und unterstützt effiziente Abläufe und gestaltest so eine positive Erfahrung unserer Mitarbeitenden, von Eintritt bis Austritt.
Deine Aufgaben:
Management- und administrative Unterstützung (ca. 70 %)
Unterstützung der Geschäftsleitung in DACH
- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Planung von Dienstreisen sowie Abwicklung von Reisekosten
- Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Berichten
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben
Office- und Finanzadministration
- Organisation des Büroalltags und Koordination externer Dienstleister
- Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
- Verwaltung von Firmenkreditkarten und Lieferantenzahlungen
- Unterstützung bei Forderungsnachverfolgung und Finanzdokumentation
- Pflege von Audit- und Compliance-Unterlagen
Unterstützung für Vertrieb & Marketing
- Administrative Unterstützung bei Ausschreibungen und Beschaffungsprozessen
- Pflege von Kundenplattformen und Marketinginhalten
- Organisation von Veranstaltungen und Unterstützung bei der Eventlogistik
Facility- und IT-Koordination
- Verwaltung von Büromaterialien und Lieferantenverträgen
- Sicherstellung von Gesundheits-, Sicherheits- und Notfallstandards im Büro
- Unterstützung bei der Verwaltung von Firmenhardware (z. B. Laptops, Mobiltelefone)
- Koordination von Arbeitsplätzen und technischem Equipment
- Unterstützung bei internen Audits und Zertifizierungsprozessen
HR-Koordination & Mitarbeiterbetreuung (ca. 30 %)
- Betreuung des Employee Journeys
- Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen sowie HR-Dokumenten für Neueinstellungen
- Organisation und Begleitung des Onboarding-Prozesses
- Begleitung bei strukturiert durchgeführten Exit-Interviews
- Nachverfolgung von Onboarding-Meilensteinen und Abstimmung mit dem niederländischen HR-Team
Performance- und Entwicklungsprozesse
- Unterstützung bei der Organisation des jährlichen Performance-Review-Prozesses
- Koordination von Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen
- Dokumentation und Nachverfolgung individueller Entwicklungspläne
HR Operations & Compliance
- Pflege von Personalakten und HR-Stammdaten im HRIS-System
- Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
- Weitergabe lokaler arbeitsrechtlicher Änderungen an das niederländische HR-Team
- Mitarbeiterkommunikation & Engagement
- Unterstützung bei Mitarbeiterbefragungen und Engagement-Initiativen
- Mitwirkung bei Diversity- & Inclusion-Maßnahmen
- Erste Ansprechperson für Mitarbeiteranfragen und Weiterleitung komplexerer Themen an das zentrale HR-Team
Requirements
Erfahrung:
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder administrativen Funktion
- Erste Berührungspunkte mit HR-Prozessen oder mitarbeiterbezogenen Themen von Vorteil
Fähigkeiten
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gutes (Business-) Englisch
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Strukturierte, detailorientierte Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Teamfähigkeit und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams
Fachkenntnisse
- Grundkenntnisse im lokalen Arbeitsrecht sind von Vorteil
- Interesse daran, HR-Fachwissen weiter auszubauen
Benefits
Die Arbeit bei GoodHabitz bedeutet, Teil eines lebendigen und dynamischen Teams zu sein, das die Welt des Lernens revolutioniert. Ein unbefristeter Vollzeitvertrag (40 Stunden/Woche).
- Ein attraktives Festgehalt plus leistungsabhängiger Bonus (vierteljährliche Auszahlung).
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