Agent ou Agente, Développement des affaires at Collegeboreal

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

Job Type:

Support Staff - Appendix D (Fixed Term)

Additional Locations:

Weekly Hours:

35

Position End Date:

2026-03-27

Job Category:

Soutien

Salary Range:

$28.78 - 33.37 CAD

Compensation grade:

SOU-P-E

Job Description

Sous la supervision de la direction du campus de Hearst et Kapuskasing, la personne occupant ce poste fournit des services de registraire à la clientèle du Développement des affaires (DDA) et, au besoin, aux étudiantes et étudiants du postsecondaire. Elle assure la logistique et la mise en œuvre des services, des programmes et des cours liés au DDA, tout en apportant un appui à la direction en ce qui concerne les ressources financières et humaines. De plus, elle assure également un service de secrétariat et de réception sur le campus.

Date de fin prévisionnelle : 27 mars 2026, avec possibilité de prolongation ou de réduction en fonction du retour anticipé ou retardé de la personne occupant actuellement le poste.

Responsabilités :

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en maintenant l’image de marque et le professionnalisme du Collège.
• Agir à titre d’intermédiaire entre le Collège, la clientèle et le personnel enseignant afin de répondre à leurs besoins, par exemple, fournir divers renseignements, répondre aux demandes particulières de la clientèle, de la population étudiante, du personnel enseignant; orienter le personnel enseignant (portail des employés, directives et procédures, etc.).
• Répondre aux besoins immédiats du personnel, de la population étudiante, de la clientèle et de la communauté et assurer les suivis nécessaires. 
• Coordonner la logistique de l’offre des services, des cours et des programmes liés aux activités de Formation continue et de Formation sur mesure du campus.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de recrutement et des activités de marketing; offrir un appui logistique sur le campus lors de diverses activités; aider aux préparatifs et participer à diverses activités (journée d’orientation, remise des diplômes, etc.).
• Appuyer la direction dans la gestion des ressources humaines liées à son cadre de responsabilité; rechercher des formateurs; préparer les documents liés au processus d’embauche; préparer les contrats d’embauche en tenant compte des contraintes habituelles et prévisibles des conventions collectives; vérifier les feuilles de temps et en faire la première approbation; faire les suivis nécessaires; participer à l’orientation du nouveau personnel; offrir un appui logistique aux entrevues.
• Appuyer la direction dans les dossiers financiers (produire les rapports financiers des activités budgétaires de son cadre de responsabilité, vérifier l’exactitude des données, etc.); concilier mensuellement les dépenses avec le compte de carte de crédit; maintenir la petite caisse; utiliser le système financier informatisé pour comptabiliser les revenus et les dépenses selon les lignes directrices en vigueur; assurer un suivi des dépenses engagées; appuyer la direction avec l’analyse des coûts des achats du campus (effectuer des recherches, obtenir des devis, etc.), et assurer tous les suivis qui s’imposent.
• Préparer divers rapports (statistiques, rapports d’activités, budgets, etc.).
• Maintenir à jour un répertoire de cours et programmes offerts et de formateurs, ainsi qu’une banque de données de clients; appuyer le ou la gestionnaire dans la préparation de soumissions, propositions, ententes et contrats. 
• Recommander des procédures pour améliorer l’efficacité des opérations administratives du secteur et effectuer diverses tâches administratives telles que demandées par la direction; rédiger des notes; fixer des rendez-vous et en assurer le suivi, etc.; déverrouiller les salles de classe et les outils techniques le matin, fournir un appui technique de base aux étudiants et professeurs; surveiller les tests et examens; traiter les courriels acheminés aux boîtes de réception génériques du campus; organiser, maintenir et développer des systèmes de classement;
• Assurer la relève des collègues de travail afin de servir efficacement la clientèle pendant les périodes de pointe et lors du remplacement de personnel absent.

Exigences :

• Diplôme de deux ans en administration de bureau – adjoint à la direction, administration des affaires ou autre domaine connexe
• Minimum de deux ans d’expérience dans un domaine connexe
• Expérience et compétences :
  • Service à la clientèle
  • Protocole téléphonique
  • Compilation et comparaison de données
  • Travail d’équipe et travail autonome
  • Organisation de la logistique d’activités et des réunions, rédaction d’ordres du jour et de procès-verbaux, et gestion des suivis nécessaires
  • Tenue de livres et suivis connexes
  • Utilisation de systèmes de comptabilité informatisés, de logiciels de traitement de texte et de chiffriers électroniques, et de bases de données informatisées
• Permis de conduire et accès à un mode de transport

Closing Date:

2025-11-18 11:59pm

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.

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