Internal Applicants Only - Executive Assistant at Cardiff University

Mae'r swydd hon ar agor i weithwyr Prifysgol Caerdydd yn unig ar hyn o bryd.  Peidiwch ymgeisio os nad oes ganddoch gytundeb cyflogaeth ddilys gyda’r brifysgol.

Ymgeiswyr Mewnol yn Unig - Gynorthwyydd Gweithredol

Mae'r Ysgol Optometreg yn croesawu ceisiadau am Gynorthwyydd Gweithredol i ymuno â'n tîm. 

Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn darparu cefnogaeth arbenigol a chyfrinachol o fewn cyfyngiadau amser llym i bob gweithgaredd a gyflawnir gan Bennaeth yr Ysgol a'r Uwch Dîm Rheoli.

Bydd deiliad y swydd yn darparu cyngor ac arweiniad manwl ar ystod o brosesau a gweithdrefnau i gwsmeriaid (staff, myfyrwyr neu aelodau'r cyhoedd), gan ddefnyddio crebwyll a chreadigrwydd i awgrymu'r camau gweithredu mwyaf priodol, a chyfrannu at ddatrys materion mwy cymhleth.

Os hoffech wybod rhagor am y swydd wag hon neu am weithio yn yr Ysgol Optometreg, cysylltwch â Carline Beaumont ([email protected]).

Swydd amser llawn yw hon (35 awr yr wythnos) am gyfnod penodol hyd at 31 Gorffennaf 2026, sydd ar gael ar unwaith.

Mae’r swydd hon yn gymwys i’w chynnig ar sail gweithio cyfunol sy’n golygu ei bod yn bosibl y byddwch, yn ogystal â threulio amser yn gweithio ar y campws, yn treulio rhywfaint o amser yn gweithio o leoliad arall, e.e. eich cartref. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnig yr hyblygrwydd hwn pan fo’r swydd ac anghenion y busnes yn caniatáu hynny, gan gefnogi’r cydbwysedd rhwng eich gwaith a’ch bywyd personol.

Cyflog: £28,031 – £31,236 y flwyddyn (Gradd 4)

Gweler y disgrifiad swydd llawn a manyleb y person isod.

Dyddiad cau: Dydd Mawrth, 25 Tachwedd 2025

Nid yw ceisiadau allanol yn cael eu hystyried ar gyfer y swydd hon ar hyn o bryd.  Os penderfynir agor y swydd i ymgeiswyr allanol, bydd yr isbennawd ar y brig yn cael ei thynnu a rhoddir digon o amser i chi wneud cais - cadwch olwg ar y dudalen am fanylion.

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Rydym o’r farn bod modd gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o bobl o lawer o gefndiroedd gwahanol.  Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran.  Er mwyn helpu ein cyflogeion i sicrhau cydbwysedd rhwng eu gwaith a’u bywyd personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i weithio’n hyblyg neu rannu’r swydd.

Mae modd cyflwyno ceisiadau yn Gymraeg, ac ni chaiff y rhain eu trin yn llai ffafriol na cheisiadau yn Saesneg.

Cynnig cymorth arbenigol, cyfrinachol a hanfodol o ran amser i'r holl weithgareddau a wneir gan yr Uwch Dîm Rheoli a Phennaeth yr Ysgol.

Darparu cefnogaeth gynhwysfawr, broffesiynol a chyfrinachol i Bennaeth yr Ysgol, yr Uwch Dîm Rheoli (sy'n cynnwys Rheolwr yr Ysgol) wrth flaenoriaethu, rheoli ac ymdrin â nifer ac amrywiaeth uchel o geisiadau ac ymholiadau sy'n dod i mewn yn ddyddiol. 

Prif Ddyletswyddau

• Darparu cefnogaeth weinyddol lawn i nifer o Bwyllgorau/Grwpiau Ysgol lefel uchel.
• Gweithio gydag eraill i wneud argymhellion ar gyfer gwella ein ffyrdd o weithio.
• Meithrin perthynas gynhyrchiol ag unigolion allweddol (cydweithwyr yn y Brifysgol a phwyntiau cyswllt allanol) i helpu i wella’r gwasanaeth y mae'r tîm yn ei ddarparu ar gyfer ei gwsmeriaid.
• Cyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r adran i gyflawni eu hamcanion - llawer ohonynt â chyfyngiadau amser llym, yn gofyn am sgiliau amserlennu dyddiaduron a blaenoriaethu, a chymeradwyaeth gan uwch reolwyr.
• Casglu a dadansoddi data fel y gellir gwneud penderfyniadau cytbwys, gan nodi tueddiadau a phatrymau sylfaenol yn y data a llunio adroddiadau a darparu argymhellion i’r tîm rheoli.
• Cyfarwyddo ac arwain cydweithwyr ar draws y Brifysgol sy’n rhan o broses y dyrchafiadau academaidd, gan reoli'r broses flynyddol a chefnogi Panel Dyrchafiadau Ysgol wrth ddrafftio adroddiadau a chysylltu ag aseswyr allanol yn ôl yr angen.
• Helpu i ddatrys problemau pragmatig ar gyfer Pennaeth yr Ysgol, yr Uwch Dîm Rheoli, Rheolwr yr Ysgol, megis cysylltu â staff TG i ddatrys problemau TG neu gysylltu ag ystadau i ddatrys materion sy'n gysylltiedig ag adeiladau.
• Gweithio gyda Rheolwr yr Ysgol, cefnogi gweithgareddau cyfathrebu mewnol yr Ysgol, gan gynnwys sicrhau bod tudalennau gwe a rhestrau manylion cyswllt cyffredinol yr Ysgol yn cael eu cynnal.
• Dosbarthu negeseuon ac e-byst yn effeithiol ac yn amserol, gan sicrhau bod rhestrau dosbarthu e-byst priodol a rennir yn cael eu sefydlu a'u cynnal i adlewyrchu newidiadau o ran staff, a bod staff yr Ysgol yn ymwybodol o sut i gael gafael arnynt/eu defnyddio. 
• Darparu gwasanaeth cyflenwi ar gyfer tasgau gwaith prif Swyddfa'r Ysgol, a goruchwylio tîm gweinyddol yr Ysgol pan fo angen.
• Cynllunio a rheoli prosiectau penodol fel cael gafael ar lwythi gwaith staff; trefnu cynhadledd neu ddigwyddiadau.

Dyletswyddau Cyffredinol

• Cadw at holl bolisïau'r Brifysgol a datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffordd briodol.
• Cefnogi datblygiad proffesiynol parhaus.
• Cyflawni dyletswyddau eraill nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy’n cyd-fynd â gofynion y swydd.
• Arddel Gwerthoedd ac Ymddygiadau’r Gwasanaethau Proffesiynol neu’r hyn sy’n cyfateb iddynt yn lleol.
• Cymryd gofal rhesymol o’ch iechyd a’ch diogelwch eich hun a phobl eraill y gallai’r hyn yr ydych yn ei wneud neu’n ei hepgor yn y gwaith effeithio arnynt, yn unol â Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974, cyfarwyddebau'r CE a Pholisïau a Gweithdrefnau Diogelwch, Iechyd ac Amgylchedd y Brifysgol, yn ogystal â chydymffurfio â'r Brifysgol parthed unrhyw ddyletswyddau cyfreithiol a osodir arni fel cyflogwr. Byddwch yn gyfrifol am sicrhau bod polisïau, gweithdrefnau a dyletswyddau cyfreithiol y Brifysgol yn cael eu rhoi ar waith yn eich meysydd a bod asesiadau priodol o risg yn cael eu cynnal, camau angenrheidiol yn cael eu cymryd a bod y staff yn eich maes chi yn gwbl gyfarwydd ac wedi'u hyfforddi o ran eu rhwymedigaethau iechyd a diogelwch.
• Sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofynion cyfreithiol a rheoliadol o ran polisïau, gweithdrefnau a chodau ariannol, cydraddoldeb ac amrywiaeth, diogelu data, hawlfraint a thrwyddedu, diogelwch, a pholisïau, gweithdrefnau a chodau eraill y Brifysgol fel y bo'n briodol.

31,236

Gradd 4

28,031

Gweinyddol / Clerigol

Gwybodaeth Ychwanegol

Rydym eisiau eich cefnogi a'ch datblygu yn y swydd, gan ddefnyddio cyfuniad o'r canlynol i'ch helpu i gyrraedd eich llawn botensial.

1. Cyfarfodydd un-i-un rheolaidd gyda'ch arweinydd tîm, Pennaeth yr Ysgol a Rheolwr yr Ysgol.
2. Cymorth i hyfforddi a datblygu mewn ffordd sy’n berthnasol i'r swydd, fel y nodir gan eich rheolwr llinell. Efallai mai trefniant anffurfiol fydd hyn neu’n brentisiaeth sy'n arwain at gymhwyster ffurfiol, megis NVQ Gweinyddu Busnes.
3. Cynllun mentora staff.
4. Cymorth i ddysgu Cymraeg neu loywi eich sgiliau iaith.
5. Sicrhau bod gennych yr offer TG addas i'ch galluogi i gyflawni'r swydd a chefnogi gweithio cyfunol, os y dymunwch.

Cymorth Gweinyddol

Rydym yn awyddus i gyflogi pobl sydd ag amrywiaeth eang o brofiadau. Rydym yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran. Rydym yn arbennig o awyddus i gael ceisiadau gan bobl o gefndiroedd nad ydynt wedi’u cynrychioli’n ddigonol yn y Brifysgol, gan gynnwys pobl o gymunedau Du, Asiaidd ac Ethnig Leiafrifol.

Rydym yn chwilio am rywun sy'n gallu gweithio’n rhan o dîm, a fydd yn cydweithio ag eraill i ddarparu gwasanaeth gwych ar gyfer y staff a’r myfyrwyr. Nid oes rhaid eich bod wedi gweithio mewn prifysgol o'r blaen; dyma gyfle i ddangos eich potensial a dechrau neu barhau â'ch gyrfa ym Mhrifysgol Caerdydd.

Gall y rôl hon fod yn gyfle i chi adeiladu ar eich profiad o weithio mewn rôl neu amgylchedd gweinyddol flaenorol gyda diddordeb arbennig yn y swyddogaeth reoli o fewn yr Ysgol a gweithio ar bob lefel yn y Brifysgol wrth ddarparu cymorth effeithlon, cyfrinachol i uwch gydweithwyr academaidd, gan ddangos eich sgiliau a'ch dawn trosglwyddadwy i fod yn llwyddiannus yn y rôl. 

Bydd eich cais yn cael ei asesu’n unol â’r meini prawf hanfodol a dymunol canlynol ar gyfer y swydd. Ar ôl copïo’r meini prawf a’u gludo i mewn i ddogfen newydd, rhowch enghreifftiau clir sy’n dangos sut rydych yn bodloni pob un ohonynt, a hynny drwy ysgrifennu o dan bob un. Cewch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd (e.e. gwaith, cartref, addysg/cymwysterau a bywyd cymunedol) cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar eu perthnasedd i'r swydd.

Dylech gadw eich datganiad ategol mewn dogfen ar wahân sy’n dwyn y teitl EICH ENW-RHIF BR-TEITL Y SWYDD a'i atodi i’ch cais yn y system recriwtio, sydd ar gael yma.

Meini Prawf Hanfodol

1. Y gallu i gyfathrebu'n ysgrifenedig, yn gryno, ac yn effeithiol i gynnig cefnogaeth gyfrinachol i Bennaeth yr Ysgol a’r Uwch Dîm Rheoli wrth flaenoriaethu, rheoli ac ymdrin â nifer uchel ac amrywiaeth fawr o geisiadau sy'n dod i law bob dydd a materion rheoli dyddiaduron.
2. Sgiliau rhifedd a llythrennedd TG da.
3. Profiad o weithio mewn swydd neu amgylchedd gweinyddol a’r gallu i sefydlu systemau a gweithdrefnau swyddfa safonol, gan wella’r rhain fel y bo’n briodol.
4. Y gallu i ddefnyddio’ch menter eich hun i ddrafftio ymatebion priodol ar ran Pennaeth yr Ysgol a’r Uwch Dîm Rheoli, gan wneud argymhellion ar gamau gweithredu arfaethedig ar gyfer ymholiadau mwy cymhleth.
5.  Unigolyn dibynadwy, sy'n rhagweithiol, yn addasadwy ac yn ddiplomyddol gyda sgiliau gwaith tîm a chyfathrebu rhagorol, ynghyd â pharodrwydd i gyfrannu'n gadarnhaol at reoli'r Ysgol.  Y gallu i gyfleu gwybodaeth arbenigol a chymhleth yn effeithiol ac yn broffesiynol i ystod o gwsmeriaid, y gall eu dealltwriaeth o’r mater amrywio.
6. Y gallu i gynghori rhanddeiliaid allweddol yn eich maes gwaith a dylanwadu arnynt.
7. Y gallu i ymchwilio i anghenion cwsmeriaid ac addasu’r gwasanaeth rydych yn ei ddarparu yn unol â hynny er mwyn sicrhau eich bod yn rhoi gwasanaeth o safon.
8. Y gallu i ddefnyddio eich crebwyll a’ch creadigrwydd i ddatrys problemau, ymateb i ymholiadau a gwneud argymhellion, gan ddod o hyd i atebion ymarferol a’u cynnig.
9. Y gallu i weithio heb oruchwyliaeth a chyflwyno gwaith mewn pryd, gan gynllunio, gosod a monitro eich blaenoriaethau chi a rhai’r tîm.
10. Dealltwriaeth o egwyddorion cyfrinachedd a'r gallu i weithredu gyda disgresiwn.

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o weithio mewn swydd neu amgylchedd tebyg, e.e. addysg uwch.
2. Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu barodrwydd i ddysgu’r iaith.