Gestionnaire de bureau / Office Manager at PEAK Financial Group

English version follows

Poste à temps plein (37,5h par semaine) – Présence au bureau du lundi au vendredi (8h30 à 17h)
Lieu : Montréal, centre-ville (station Peel)

Pourquoi PEAK ?

Chez PEAK, nous cultivons une culture fondée sur la confiance, la collaboration et l’esprit familial. Nous offrons un environnement dynamique et humain, où chacun peut s’épanouir et repousser ses limites.
Nos valeurs : l’humain, l’indépendance, l’innovation et l’intégrité.

Vous avez un esprit audacieux et entrepreneurial? Venez laisser votre marque avec nous!

À propos du poste

Véritable pilier de la vie de bureau, le/la gestionnaire de bureau assure la fluidité des opérations quotidiennes et contribue à créer un environnement de travail accueillant, organisé et stimulant.
Rattaché(e) à l’équipe Talent et Culture, sous la supervision du/de la directeur(trice) des ressources humaines, il/elle veille à ce que tout fonctionne rondement – de l’accueil à la logistique, en passant par l’ambiance au sein du bureau.

Vos responsabilités principales

• Accueil & gestion des accès
  – Point de contact principal pour les employés et visiteurs
  – Gestion des arrivées, cartes d’accès et coordination avec TI et gestion d’immeuble
  – Soutien logistique pour les autres bureaux de la région
• Organisation & approvisionnement
  – Maintenir la propreté et l’ordre du bureau (rangement, cafétéria, salle commune)
  – Gérer les commandes : fournitures, collations, produits ménagers, repas, etc.
• Suivi financier de base
  – Gérer les budgets et factures des commandes
  – Tenir l’inventaire et le registre des dépenses
• Installations & logistique
  – Assurer le bon état des locaux et équipements
  – Coordonner les services externes (ménage, maintenance, sécurité)
  – Participer au comité santé et sécurité et aux procédures d’évacuation
  – Gérer les réservations de salles et les demandes liées à l’environnement de travail
• Courrier & envois
  – Réception et distribution du courrier et des colis
  – Gestion quotidienne des chèques et fax via Zendesk
  – Préparation des envois pour les employés et conseillers
• Vie du bureau & RH
  – Participer à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés
  – Collaborer au comité social et aux initiatives bien-être
  – Commander les repas de direction et gérer la liste des présences quotidiennes
  – Contribuer à l’organisation d’événements internes
• Baux & assurances commerciales
  – Gestion documentaire des baux (Montréal, Québec, Weyburn)
  – Suivi et renouvellement des polices d’assurance
• Autres tâches connexes
  – Soutien ponctuel aux équipes internes selon les besoins

Profil recherché

• Expérience pertinente en gestion de bureau, coordination ou administration
  • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
  • Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
  • Sens aigu de l’organisation, de la responsabilité et de la discrétion
  • Polyvalence, rigueur et autonomie
  • Aisance avec les outils bureautiques et l’intelligence artificielle

Ce que nous offrons

• 3 semaines de vacances + 5 journées maladie + 1 journée bien-être
  • Prime annuelle de performance
  • Assurances collectives complètes (maladie, dentaire, santé, EAP, télémédecine) – 50 % employeur
  • REER avec participation de l’employeur après probation
  • Participation de 20 % à la carte OPUS (≈ 2 mois gratuits/an)
  • Bureaux modernes et lumineux avec vue panoramique
  • Accès gratuit à la salle de sport de l’immeuble
  • Remboursement annuel pour les loisirs
  • Engagement communautaire et événements réguliers
  • Opportunités de développement professionnel et de formation continue

À propos de PEAK

Depuis 1992, PEAK est le chef de file canadien du conseil financier indépendant, avec plus de 16 milliards de dollars d’actifs sous administration et 1 500 professionnels à travers le pays.
Notre mission : améliorer la qualité de vie des Canadiens grâce à une meilleure utilisation de leur argent.

Intéressé·e?

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Exigences linguistiques
- La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. 
Une formation en français pourrait être offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

- L’exigence de l’anglais est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients et partenaires qui sont, en grande partie, situés à l’extérieur du Québec.

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Full-time position (37.5 hours per week) – On-site presence required Monday to Friday (8:30 a.m. to 5:00 p.m.)
Location: Downtown Montreal (Peel metro station)

Why PEAK?

At PEAK, we foster a culture built on trust, collaboration, and a strong sense of community.
We offer a dynamic and human-centered environment where everyone can thrive, grow, and push their limits.
Our values: People, Independence, Innovation, and Integrity.

Do you have an entrepreneurial and bold mindset? Come make your mark with us!

About the Role

As a cornerstone of office life, the Office Manager ensures the smooth running of daily operations and contributes to creating a welcoming, organized, and engaging work environment.
Reporting to the Director of Human Resources and part of the Talent and Culture team, this role ensures that everything runs efficiently — from reception to logistics, and the overall office atmosphere.

Main Responsibilities

• Reception & Access Management
  – Act as the main point of contact for employees and visitors
  – Manage arrivals, access cards, and coordination with IT and building management
  – Provide logistical support to other regional offices
• Organization & Supplies
  – Maintain office cleanliness and order (common areas, cafeteria, meeting rooms)
  – Manage purchases: supplies, snacks, cleaning products, meals, etc.
• Basic Financial Tracking
  – Manage office budgets and purchase invoices
  – Maintain inventory and record of expenses
• Facilities & Logistics
  – Ensure the proper condition of office spaces and equipment
  – Coordinate external service providers (cleaning, maintenance, security)
  – Participate in the Health and Safety Committee and evacuation procedures
  – Manage meeting room reservations and respond to workplace requests
• Mail & Shipments
  – Receive and distribute incoming mail and parcels
  – Manage daily check processing and fax distribution via Zendesk
  – Prepare outgoing shipments for employees and advisors
• Office Life & HR Support
  – Assist with onboarding of new employees
  – Collaborate with the social committee and wellness initiatives
  – Order meals for the executive team and manage daily attendance lists
  – Help organize internal events and office gatherings
• Leases & Commercial Insurance
  – Manage documentation for office leases (Montreal, Quebec City, Weyburn)
  – Track and renew commercial insurance policies
• Other Related Duties
  – Provide ad-hoc support to internal teams as needed

Profile

• Relevant experience in office management, coordination, or administration
• Excellent command of French and English, both spoken and written
• Strong communication and customer service skills
• Highly organized, reliable, and discreet
• Versatile, detail-oriented, and autonomous
• Comfortable using office software and artificial intelligence tools

What We Offer

• 3 weeks of vacation + 5 sick days + 1 wellness day
• Annual performance bonus
• Comprehensive group insurance (health, dental, EAP, telemedicine) – 50% employer-paid
• RRSP with employer contribution after probation
• 20% reimbursement on OPUS card (≈ 2 months free per year)
• Modern, bright offices with panoramic views
• Free access to the building’s gym
• Reimbursement for leisure activities
• Community engagement and regular social events
• Professional development and continuous learning opportunities

About PEAK

Since 1992, PEAK has been Canada’s leading network of independent financial advisors, with over $16 billion in assets under administration and 1,500 professionals across the country.
Our mission: to improve Canadians’ quality of life through better use of their money.

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Language requirements

• Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary.
  French-language training may be offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.
• English is required for this position in order to communicate with clients and partners many of whom are located outside Quebec.