Assistant administratif - CDD 6 mois (H/F) at Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph

Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14e) et Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson - 92) forment un groupement hospitalier privé à but non lucratif, rattaché à la Fondation Hôpital Saint-Joseph, reconnue d’utilité publique depuis 1977.

Notre mission de santé publique s’appuie sur :

• Une excellence médicale reconnue, avec des établissements régulièrement classés parmi les meilleurs en France (Le Point) et dans le monde (Newsweek) ;
• Un fort engagement dans l’innovation et la recherche médicale, en partenariat avec les universités Paris Cité et Paris-Saclay ;
• Une certification HAS avec la meilleure mention « Haute Qualité des Soins » (98 % de conformité).

Accessibles à tous sans dépassement d’honoraires, nos hôpitaux offrent une prise en charge complète en médecine, chirurgie, obstétrique et urgences, s’appuyant sur un plateau technique de pointe (blocs opératoires, imagerie de dernière génération, robotique, laboratoires spécialisés...).

Rejoindre nos équipes, c’est contribuer à un projet de santé ambitieux, au service de tous, dans un environnement porteur de sens, d’expertise et d’innovation.

L’assistant administratif est chargé d'assurer la gestion administrative des études à promotion externe gérées par le Département de Recherche Clinique (DRC). Il organise la communication entre les partenaires externes de l’hôpital et les personnels de l’hôpital, assure le suivi et la traçabilité de ces relations.

Activités opérationnelles dans la gestion administrative

• Prendre connaissance et traiter les sollicitations de partenaires extérieurs : répondre, transmettre aux personnes concernées
• S’assurer de la recevabilité des dossiers des études à promotion externe en lien avec le responsable budgets et recettes
• Envoi et circuit de signature des conventions à promotion externe et interne
• Suivi et relance des partenaires pour les signatures de convention
• Suivi des signatures des contrats finalisés
• Assurer le suivi et la communication avec les partenaires externes sur l'avancement de la mise en place des études
• Gestion et suivi des demandes de prestations de l'IGR
• Création des études dans la base de données informatique du DRC (LIST, INNOGEC) externe
• Maintien à jour de la base de données informatique du DRC (LIST, INNOGEC) externe
• Maintien à jour de l'onglet "convention" du tableau de coordination
• Participer à la préparation et à la mise en page des documents officiels relatifs à la recherche clinique en lien avec l’équipe projet.
• Participer à l’archivage des documents des études à promotion interne et externe en lien avec, le responsable budgets et recettes, les chefs de projets, les ARC et le service des archives du FHSJ.

Participation à la démarche Qualité menée par le DRC

• Participe à la mise en œuvre du SMQ et au maintien de la certification ISO du DRC en lien avec la responsable qualité et le chef du DRC (co/pilotage de processus, animations spécifiques régulières à l’équipe DRC (monitoring...).
• Participe à la gestion documentaire du DRC : élaboration et vérification de l’application des procédures
• Participe au suivi des non-conformités et des actions correctrices proposées
• Participe au calcul et au relevé des indicateurs qualité
• Participe à la préparation et assiste aux audits et visites de certification

• Bonne connaissance des outils bureautiques usuels (Microsoft PAC Office)
• Connaissance des principes généraux relatifs à la recherche clinique
• Capacité de communication avec les différents acteurs de la recherche clinique
• Relationnel, rigueur, organisation, curiosité et esprit critique

Nous proposons une rémunération attractive et valorisante, comprenant un salaire fixe évolutif en fonction de vos compétences, des majorations à 150 % pour les journées et nuits supplémentaires, ainsi que des primes sur objectifs selon votre statut. Vous bénéficiez également d’une mutuelle avantageuse, du remboursement de 75% de vos frais de transport et d’un parking réservé aux salariés.

Nous veillons à garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, avec un nombre de congés allant de 7 et 9 semaines selon votre statut, une annualisation du temps de travail pour plus de flexibilité, un restaurant d’entreprise, des paniers repas, ainsi que l’accès à une crèche et à un logement sous conditions.

Nous offrons de réelles perspectives d’évolution, grâce à un parcours d’intégration personnalisé, des formations continues via notre campus formation santé, et un accompagnement individualisé par tutorat pour favoriser la montée en compétences.

Notre établissement s’engage activement dans une démarche environnementale responsable, en intégrant des pratiques écoresponsables dans les soins et les services, et en soutenant des actions RSE portées par notre Fondation.

Enfin, vous profitez des avantages d’un CSE dynamique, avec des chèques vacances, des cadeaux et des séjours à prix réduit tout au long de l’année.