Administratief deskundige (Elsene, BE) at Vrije Universiteit Brussel | Vrije Universiteit Brussel

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief deskundige die graag de tanden zet in het Onderwijsdomein bij de Faculteit Letteren & Wijsbegeerte en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als administratief deskundige voor het beleidsdomeinen Onderwijs kom je terecht in het team van het Faculteitssecretariaat van de Faculteit Letteren en Wijbegeerte. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de Faculteitssecretaris en werk je nauw samen met je collega’s van het Faculteitssecretariaat en met de medewerkers van de Commissie Onderwijs evenals andere facultaire ondersteuners.
Je bent expert in de domeinen onderwijs- en studentenadministratie en biedt ook actieve ondersteuning binnen de dagelijkse werking van het secretariaat.

Dit is een greep uit je takenpakket:

Informatieverstrekking
Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen omtrent onderwijs- en studentenadministratie van collega’s, externen en studenten. Je beantwoordt deze vragen of verwijst door.

• Je zorgt ervoor dat informatieplatformen inzake onderwijsadministratie de klant bereiken alsook up-to-date blijven.
• Je creëert en update werkinstructies en procestekeningen over allerhande administratieve (deel)processen voor je collega’s, docenten en studenten.

Gegevensverwerking en analyse

• Je verzamelt, verwerkt en controleert de gegevens inzake de administratieve opvolging van alle onderwijsgerelateerde processen (vb. bachelor- en masterproeven).
• Je volgt personeelsaanstellingen op en bereidt de dossiers voor.
• Je zorgt ervoor dat onderwijsgerelateerde informatie uit personeelsdossiers ingevoerd en bewaard worden in de daarvoor voorziene systemen (met name opleidingsonderdeelfiches en de college- en examenroosters).

Optimaliseren processen en systemen

• Je analyseert administratieve procedures/(deel)processen en stelt verbetermaatregelen voor met het oog op vereenvoudiging en optimalisatie.

Coördinatie werkzaamheden

• Je update de jaarplanning inzake onderwijsadministratie en licht je collega’s in als deadlines of procedures wijzigen.
• Je bereidt de onboarding voor van nieuwe collega’s zodat ze zo snel mogelijk zelfstandig aan de slag kunnen gaan in het team.
• Je coördineert de uitvoering van kleine en grote jaartaken binnen het domein onderwijs.
• Je coördineert de roosterwerkzaamheden.

Algemene ondersteuning secretariaatstaken

• Je neemt diverse administratieve taken in de faculteitsadministratie op, zoals de opvolging van e-mails, baliewerk, uitleveren van attesten en de reservatie van lokalen.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je bezit minimaal een bachelordiploma
• Je hebt (enige) ervaring in projectmatige ondersteuning, bij voorkeur in een hogeronderwijscontext of met betrekking tot onderwijs
• Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in (minstens) het Nederlands en het Engels
• Je ben bedreven met courante kantoorsoftware (Office365, SharePoint, …) en gegevensbeheer in Excel
• Je hebt affiniteit met de opleidingen binnen de faculteit Letteren en Wijsbegeerte
• Je hebt ervaring met rooster- of planningssoftware
• Je hebt ervaring met het opvolgen van personeelsaanstellingen
• Je bent vriendelijk, open en assertief, neemt graag eigen initiatief en verantwoordelijkheid, en bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en processen
• Je kan je snel en efficiënt inwerken in soms complexe nieuwe materie
• Je kan goed hoofd- van bijzaken scheiden, en je vrienden kennen je als iemand die nauwkeurig werkt en graag de puntjes op de i zet, ook wat taal betreft
• Je bent stressbestendig en hebt geen ‘nine to five’-mentaliteit
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en faculteit, en vindt dat de humanistische visie van de VUB jou op het lijf is geschreven

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan in graad 5.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 16 september 2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 15 september en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 26 september 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Katrien De Cnijf via [email protected].

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via [email protected].

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Letteren & Wijsbegeerte

Omvang: 1 VTE

Functie: Administratief Deskundige

Gradengroep: 5

Wijze van begeven: werving