Coördinator uitleendienst en back office (Elsene, BE) at Vrije Universiteit Brussel

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Coördinator Uitleendienst en Backoffice die audiovisuele techniek, administratie en organisatie graag combineert en zo mee het verschil maakt in een dynamische universiteitsomgeving? 

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Coördinator Uitleendienst en Backoffice maak je deel uit van AV Services binnen de afdeling Facility Services van de Directie Infrastructuur en Patrimonium. Je leidt de audiovisuele uitleendienst, beheert het digitale uitleenplatform en staat in voor de administratieve en financiële backofficeprocessen die de dienst ondersteunen.

Je combineert technische affiniteit met organisatorisch inzicht en klantgerichtheid. Zo zorg je ervoor dat studenten, onderzoekers en medewerkers op beide campussen tijdig en correct over het juiste materiaal beschikken, en dat de hele dienstverlening efficiënt, transparant en toekomstgericht verloopt.

Een greep uit je takenpakket:

• Uitleenbeheer: je organiseert en coördineert de uitleen, transport, uitgifte, opvolging en terugname van audiovisueel materiaal.

• Platformbeheer: je beheert en optimaliseert het uitleenplatform en de online rental shop, met oog voor gebruiksvriendelijkheid, automatisering en integratie met andere VUB-systemen.

• Backofficeprocessen: je volgt bestellingen, facturatie, verzekeringen, inventaris en voorraadbeheer nauwkeurig op, zodat de werking transparant en traceerbaar blijft.

• Materiaalcoördinatie: je stemt uitleenmateriaal, productietools en reservemateriaal af tussen de verschillende AV-teams en bewaakt uniformiteit, duurzaamheid en efficiëntie.

• Capaciteitsbewaking: je schat de schaalbaarheid van de dienstverlening in en schakelt tijdig bij via collega’s, jobstudenten of externe leveranciers.

• Gebruikerservaring: je bent aanspreekpunt en brug tussen techniek, administratie en gebruiker. Je versterkt de ervaring door heldere communicatie, toegankelijke procedures en advies bij materiaalkeuze.

• Innovatie en optimalisatie: je zoekt actief naar procesverbeteringen en nieuwe technologieën die de uitleendienst toekomstgericht maken

3 - Profiel

Kennis en ervaring

• Je beschikt over een bachelordiploma (idealiter in audiovisuele technieken, eventmanagement, facilitair management of een gelijkaardig domein), of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt affiniteit met audiovisuele apparatuur en/of digitaal platformbeheer en wil je expertise daarin verder ontwikkelen.
• Je bent vertrouwd met administratieve tools en MS Office; ervaring met projectmanagement- of ticketingsoftware is een plus.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Vaardigheden en competenties

• Je brengt structuur en overzicht in uitleen-, onderhouds- en backofficeprocessen.
• Je combineert technisch inzicht met administratieve nauwkeurigheid.
• Je bent klantgericht en communicatief, en schakelt moeiteloos tussen docenten, onderzoekers, studenten, collega’s en leveranciers.
• Je denkt in oplossingen en ziet kansen voor procesverbetering, met oog voor efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en duurzaamheid.
• Je blijft rustig onder druk, stelt prioriteiten en werkt zorgvuldig en correct volgens veiligheidsvoorschriften.
• Je bent zelfstandig, maar werkt even graag samen en fungeert als bruggenbouwer tussen verschillende diensten.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6 of graad 7. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 14 september via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 19-21 september en zal digitaal doorgaan. 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op donderdag 24 september (in de voormiddag) en gaat eveneens digitaal door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Dries Peeters via [email protected]

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via [email protected]

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Op de werking 

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Infrastructuur

Omvang: 1

Functie: Medewerker audiovisuele technieken (regie)

Gradengroep: 6-7

Wijze van begeven: Werving