Hybrid Gestionnaire administratif·ve au sein du Service d'Administration de l'Enseignement-site Saint-Louis (BE) at Université catholique de Louvain

Contexte / Mission

Depuis sa fusion avec l’UCLouvain le 14 septembre 2023, l’Université Saint-Louis – Bruxelles est devenue un site à part entière de celle-ci. Saint-Louis – Bruxelles accueille chaque année 4.500 étudiant·es sur son campus, idéalement situé au cœur de la capitale de l’Europe.

Dans le cadre de la fusion avec l’UCLouvain, les services administratifs du site s’inscrivent dans les procédures globales de l’université, mais conservent une autonomie fonctionnelle qui garantit des services de proximité, de qualité et adaptés aux spécificités locales.

Fonction

Sous la responsabilité de la directrice du Service d’administration de l’enseignement (SAEB), vous serez principalement chargé·e de :

• La gestion de l’occupation des locaux de cours et l’encodage des horaires (cours, travaux pratiques, examens) ;
• L’organisation logistique et la surveillance des sessions d’examens pour les étudiant·es à profils spécifiques (PEPS) ;
• La coordination des cours d’été et des journées portes ouvertes (cours ouverts).

Cela implique notamment :

1. Gestion des horaires et des locaux

• Élaboration des horaires de cours (y compris les travaux pratiques, séminaires et cours de langues) ainsi que des sessions d’examens, en collaboration avec les équipes facultaires, et en prenant en compte l’ensemble des contraintes pédagogiques (spécificités des programmes, etc.), logistiques (auditoires, équipements…) et humaines (disponibilités des étudiant·es et enseignant·es).
• Encodage des horaires de cours et des examens et mise à jour des données dans l’outil ADE Expert.
• Coordination de l’attribution et de la réservation des locaux d’enseignement.
• Assistance de première ligne aux gestionnaires de programmes pour l’utilisation de l’outil ADE Expert.

2. Organisation des sessions d’examens pour étudiant·es PEPS

• Préparation logistique : impressions, matériel informatique, coordination avec les enseignant·es.
• Surveillance des examens, y compris en soirée et quelques samedis (en session).
• Suivi des aménagements nécessaires pour les étudiant·es à besoins spécifiques durant les évaluations.

3. Coordination des cours d’été et des cours ouverts

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de l’enseignement supérieur non-universitaire de type court (bachelier ou graduat). 
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Excellente connaissance des outils informatiques de base ; la connaissance d’ADE Expert est un atout.
• Sens aigu de l’organisation, rigueur, respect des délais et des procédures.
• Capacité à anticiper, à gérer les imprévus et à hiérarchiser les priorités.
• Aisance relationnelle, diplomatie, assertivité et gestion du stress.
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec différents interlocuteurs.
• Expérience dans une fonction administration souhaitée.

Seules les candidatures dont le niveau est en adéquation avec celui fixé dans l’offre d’emploi pourront être prises en considération.

Nous vous offrons

• Une fonction polyvalente et stimulante dans un cadre de travail collaboratif et centré sur l'humain, dans un environnement universitaire en pleine transformation :
• Rémunération mensuelle brute fixée suivant l’échelle des traitements applicable au personnel administratif des universités.
• Assurance groupe vie-décès.
• Remboursement à 100% des frais de déplacement domicile-lieu de travail en transports en commun ; indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo.
• Possibilité de télétravail partiel en fonction de l’organisation du travail.

Intéressé·e ?

Toute information complémentaire peut être obtenue en s’adressant à Aurélie Coppe ([email protected]), directrice du Service d’Administration de l’enseignement Saint-Louis.

Les candidatures sont à adresser avant le 29 août 2025 et par email uniquement à [email protected].