Hybrid Internal Applicants Only - Administrative Officer (CAFM Support) at Cardiff University

Mae'r swydd hon ar agor i weithwyr Prifysgol Caerdydd yn unig ar hyn o bryd.  Peidiwch ymgeisio os nad oes ganddoch gytundeb cyflogaeth ddilys gyda’r brifysgol.

Ymgeiswyr Mewnol yn Unig - Swyddog Gweinyddol

Prifysgol uchelgeisiol ac arloesol sydd â gweledigaeth feiddgar a strategol yng nghanol prifddinas hardd a ffyniannus yw Prifysgol Caerdydd.  Ni yw'r brifysgol fwyaf yng Nghymru. Rydym hefyd yn gyflogwr o bwys, sydd â mwy na 7,000 o staff. 

Yn ddiweddar, rydym wedi cwblhau’r gwaith mwyaf a wnaed ers cenhedlaeth i uwchraddio’r campws, gan fuddsoddi £600m yn ein dyfodol. Rydym hefyd yn parhau i ddatblygu a gwella ein campws, ein cyfleusterau a’n gwasanaethau.

A chithau’n un o bum Swyddog Gweinyddol (Cymorth Rheoli Cyfleusterau gyda Chymorth Cyfrifiadur), byddwch yn atebol i Arweinydd y Tîm Gweinyddol (Cymorth Rheoli Cyfleusterau gyda Chymorth Cyfrifiadur) ac yn chwarae rhan bwysig yn y gwaith o gyflawni swyddogaeth cymorth gweinyddol well sy'n canolbwyntio ar y cwsmer ar gyfer y Tîm Ystadau a Chyfleusterau’r Campws.  Rhan bwysig o’r swydd yw delio ag ymholiadau gan gwsmeriaid a cheisiadau cynnal a chadw (hanfodol a/neu frys ar adegau), cofnodi digwyddiadau cynnal a chadw ar ein system rheoli cyfleusterau a chyfeirio digwyddiadau at y contractiwr neu’r crefftwr priodol.  Byddwch yn gweithio’n agos gyda’n tîm o Swyddogion Cynnal a Chadw, gan eu helpu i gydlynu gwaith cynnal a chadw a gwella er mwyn sicrhau ystad o ansawdd sy’n cael ei chynnal a chadw'n dda.

Mae angen profiad gweinyddol a sgiliau TG ardderchog ar gyfer y swydd amrywiol hon. Byddai’n addas i rywun sydd â sgiliau cyfathrebu, trefnu a datrys problemau rhagorol er mwyn sicrhau bod gwasanaeth rhagorol yn cael ei ddarparu bob amser ar gyfer cydweithwyr ac ystod amrywiol o gwsmeriaid. 

Bydd angen bod yn hyblyg i sicrhau bod digon o’r tîm yn gweithio rhwng 08:00 a 17:00 o ddydd Llun i ddydd Gwener, sy’n golygu efallai y bydd angen i chi weithio oriau ychwanegol ar adegau tra bod rhai ar wyliau blynyddol neu’n absennol oherwydd salwch er mwyn cefnogi'r tîm a'r gwasanaeth y mae’n ei ddarparu.

Mae'r swydd yma'n rhan amser (28 awr yr wythnos), yn agored a gellir dechrau arni ar unwaith.

Mae’r swydd hon yn gymwys i gael ei chynnig ar sail gweithio cyfunol. Mae hyn yn golygu, yn ogystal â gweithio ar y campws, y gallwch weithio o leoliad arall (megis eich cartref) rywfaint o’r amser.  Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnig yr hyblygrwydd hwn pan fo’r swydd ac anghenion y busnes yn gwneud hynny’n bosibl, a hynny er mwyn eich helpu i sicrhau cydbwysedd rhwng eich gwaith a’ch bywyd personol.

Cyflog: £24,900 y flwyddyn, pro-rata (Gradd 3) gyda dwy gynyddran flynyddol hyd at £25,733 y flwyddyn.

Ym Mhrifysgol Caerdydd, mae unigolion fel arfer yn dechrau ar waelod y raddfa gyflog, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol.

Gallwn gynnig cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n rhoi cyfleoedd i chi gamu ymlaen yn eich gyrfa.  Rydym yn cynnig pecyn buddion gwych sy’n cynnwys lwfans gwyliau blynyddol hael, cynllun pensiwn lleol, cynllun beicio i'r gwaith a mentrau teithio eraill, cynyddrannau blynyddol, a mwy.

Dyddiad cau: Dydd Mercher, 27 Awst 2035

Nid yw ceisiadau allanol yn cael eu hystyried ar gyfer y swydd hon ar hyn o bryd.  Os penderfynir agor y swydd i ymgeiswyr allanol, bydd yr isbennawd ar y brig yn cael ei thynnu a rhoddir digon o amser i chi wneud cais - cadwch olwg ar y dudalen am fanylion.

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hynny drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o wahanol gefndiroedd.  Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bob rhan o’r gymuned beth bynnag fo’u rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth draws, statws perthynas, crefydd neu gred, cyfrifoldebau gofalu, neu oed.  Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Caniateir i geisiadau gael eu cyflwyno yn Gymraeg, ac ni fydd cais a gyflwynir yn y Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Rhoi gwasanaeth sy'n canolbwyntio ar gwsmeriaid i gydweithwyr ledled y Brifysgol, gan gymryd rhan mewn ystod o dasgau rheolaidd ac ymatebol a’u cwblhau er mwyn bodloni gofynion gweithredol a gwasanaethau i gwsmeriaid. Darparu cefnogaeth ac arweiniad ar faterion RhCCC a’r Ddesg Gymorth gan sicrhau bod tîm yr Ystadau a Chyfleusterau’r Campws yn cael eu cefnogi yn y maes hwn a bod dyletswyddau allweddol yn cael eu cyflawni.

Mae meddalwedd Rheoli Cyfleusterau â Chymorth Cyfrifiadur (RhCCC) yn galluogi tîm yr Ystadau a Chyfleusterau'r Campws i gynllunio, gweithredu a monitro'r holl weithgareddau ymatebol ac ataliol a gynllunnir sy'n ymwneud â rheoli materion cadw a chynnal, lle, symud, asedau a chyfleusterau gweithredol.

Gellir cynnig y swydd hon ar sail gweithio cyfunol. Mae hyn yn golygu, yn ogystal â gweithio ar y campws, y gallwch weithio o leoliad arall (megis eich cartref) rywfaint o’r amser. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnig yr hyblygrwydd hwn pan fo’r swydd ac anghenion y busnes yn caniatáu hynny, a hynny er mwyn cynnal cydbwysedd rhwng eich gwaith a’ch bywyd personol.

Ni yw’r brifysgol fwyaf yng Nghymru ac rydym yn gyflogwr o bwys gyda mwy na 7,000 o staff. Rydym yn sefydliad uchelgeisiol ac arloesol mewn prifddinas hardd a ffyniannus. Gallwn gynnig y cyfle ichi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n cynnig pecyn manteision sylweddol a chyfleoedd i gamu ymlaen yn eich gyrfa.

DYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU

Prif Ddyletswyddau

Ymdrin ag ystod o ymholiadau gan gwsmeriaid mewnol (staff) ac allanol (contractwyr, aelodau o'r cyhoedd) mewn ffordd broffesiynol, gan nodi eu hanghenion ac addasu ymatebion safonol yn unol â hynny.

Derbyn (dros y ffôn ac yn electronig) ceisiadau cynnal a chadw ymatebol sy’n dod i law, gwaith y gellir ailgodi tâl amdano a gwasanaethau cymorth, brysbennu a chofnodi’r rhain yn ddigwyddiadau arsystemYstadau (RhCCC).
Rheoli digwyddiadau yn system RhCCC, e.e. cofnodi diweddariadau cynnydd gan gontractwyr ac ymateb i ymholiadau gan gwsmeriaid o ran olrhain gwaith.

Rhoi cefnogaeth weinyddol RhCCC gan gynnwys mewnbynnu data costau, cynnal setiau data (megis stoc a rhestri cyfraddau), a chymorth gweinyddol cyffredinol arall yn ôl yr angen.

Monitro lefelau gwasanaeth yn rhagweithiol ar draws parth penodol o’r Ystadau:

Llunio adroddiadau safonol ar system RhCCC

Cydgysylltu â chontractwyr (mewnol ac allanol) i sicrhau y cedwir atGytundebau Lefel Gwasanaeth,

Creu perthynas waith effeithiol ag arweinwyr Cymorth Cynnal a Chadw Adeiladau’r parth y cytunir arno.
Cynorthwyo’r Rheolwr Gweinyddol a Rheolwr y tîm Gweinyddol (RhCCC) gan ddatblygu system RhCCC drwy gynorthwyo gweithgareddau gweithredu a diwygio polisïau a gweithdrefnau.

Gweithio gyda phobl eraill i wneud argymhellion i ddatblygu a gwella prosesau a gweithdrefnau presennol y Brifysgol.

Creu perthnasoedd gwaith da ag enwau cyswllt allweddol i helpu i wella lefelau’r gwasanaeth.

Casglu ac adolygu data er mwyn diweddaru systemau gweinyddol megis cronfeydd data a thaenlenni, gan sicrhau bod yr wybodaeth yn fanwl gywir, a thynnu sylw eich rheolwr llinell at dueddiadau a phatrymau sylfaenol.

Mynd ati i gyfrannu at lwyddiant y tîm a chefnogi’r gwaith o oruchwylio’r tîm a'i reoli.

Llunio dogfennau, cynllunio a threfnu cyfarfodydd a chymryd cofnodion/ nodiadau.

Dyletswyddau Cyffredinol

Cadw at holl bolisïau'r Brifysgol ac ymgymryd â datblygiad personol a phroffesiynol priodol;

Cyflawni dyletswyddau eraill nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy’n cyd-fynd â gofynion y swydd.

Cynnal Gwerthoedd ac Ymddygiad y Gwasanaethau Proffesiynol neu’r hyn sy’n cyfateb iddynt yn lleol.

25,733

Gradd 3

24,900

Stadau

GWYBODAETH YCHWANEGOL

Mae’r Ddesg Gymorth Ystadau ar agor rhwng 8am a 5pm, ddydd Llun i ddydd Gwener. Byddwch yn gweithio shifftiau am yn ail {fel arfer rhwng 8am-4pm neu 9am -5pm} ac yn cymryd egwyl cinio am yn ail {1 awr bob dydd} i sicrhau bod gwaith y tîm yn cael ei gyflawni.

Bydd angen agwedd hyblyg i gefnogi anghenion y Brifysgol yn ystod cyfnodau prysur, a hwyrach y bydd hyn yn golygu gweithio oriau y tu allan i’r oriau a nodir uchod {megis pan fydd myfyrwyr yn cyrraedd preswylfeydd}.
 

Cymorth Gweinyddol

Rydym yn awyddus i gyflogi pobl sydd ag ystod eang o brofiadau. Rydym yn croesawu ceisiadau gan bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran. Rydym yn arbennig o awyddus i gael ceisiadau gan ymgeiswyr o gefndiroedd heb ddigon o gynrychiolaeth yn y Brifysgol, gan gynnwys pobl o gymunedauDu, Asiaidd a Lleiafrifoedd Ethnig.

Rydym yn chwilio am rywun sy'n gallu gweithio’n rhan o dîm ac a fydd yn gweithio â chydweithwyr i roi gwasanaeth gwych i’r staff a’r myfyrwyr. Nid oes rhaid eich bod wedi gweithio mewn prifysgol o'r blaen; dyma gyfle ichi ddangos eich potensial a dechrau neu barhau â’ch gyrfa ym Mhrifysgol Caerdydd.
Efallai bod y swydd hon fod yn gyfle ichi ehangu eich profiad o weithio mewn swydd neu gyd-destun gweinyddol blaenorol, gan ddangos eich sgiliau trosglwyddadwy a'ch potensial i fod yn llwyddiannus yn y swydd. Dylech fod yn frwdfrydig am ddatblygu eich gwybodaeth a'ch sgiliau i fod yn aelod gwerthfawr o'r tîm.

Bydd eich cais yn cael ei asesu yn unol â’r y meini prawf hanfodol a dymunol canlynol ar gyfer y swydd. Ar ôl copïo’r adran hon a’i chludo i ddogfen newydd, rhowch enghreifftiau clir sy’n dangos sut rydych yn bodloni pob maen prawf, a hynny drwy ysgrifennu o dan bob un. Gallwch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd (e.e. y gwaith, cartref, addysg/cymwysterau neu fywyd cymunedol) cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar yr hyn sy’n berthnasol i'r swydd.

Dylech gadw eich datganiad ategol mewn dogfen ar wahân sy’n dwyn y teitl [EICHENW-RHIF BR-TEITL Y SWYDD] a'i hatodi wrth eich cais yn y system recriwtio  yma.

Sylwer mai dyma'r meini prawf y bydd ymgeiswyr ar y rhestr fer yn cael eu hasesu yn unol â nhw mewn cyfweliad a/neu drwy ddulliau eraill (e.e. prawf sgiliau).

Meini Prawf Hanfodol

1. Y gallu i gyflawni ystod o dasgau gweinyddol.
2. Profiad o weithio mewnlleoliad gweinyddol neu swyddfa.
3. Profiad o ddefnyddio pecynnau TG a ddefnyddir yn aml yn y swyddfa (e.e. MS Office, e-bost, ac ati).
4. Y gallu i sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddu safonol a’u cynnal, gan gynnwys defnyddio systemau TG i gasglu a chofnodi data ar-lein (Darperir hyfforddiant pan fo angen).
5. Y gallu i gyfathrebu ag ystod amrywiol o bobl yn effeithiol ac yn gwrtais tra'n cynnal safonau proffesiynol a lefelau uchel o wasanaeth i gwsmeriaid bob amser, gan addasu eich iaith a'ch arddull cyfathrebu gan ddibynnu ar bwy rydych chi'n cyfathrebu ag ef.
6. Y gallu i weithio’n dda gyda'ch tîm, gan wybod sut i roi/derbyn cyngor, arweiniad ac adborth fel y bo'n briodol.
7. Y gallu i ymdrin â cheisiadau am wybodaeth neu wasanaeth, gan ddatrys problemau cwsmeriaid pan fo hynny'n briodol, neu uwchgyfeirio pan fo angen.
8. Y gallu i gynllunio a threfnu eich llwyth gwaith eich hun yn unol ag amserlenni a bennir gan eich Rheolwr Llinell, wrth barhau i gyfrannu tuag at gyfrifoldebau’r tîm.
9. Y gallu i gymryd y cam cyntaf i ddatrys problemau ac ymateb i ymholiadau, gan ddod o hyd i'r ateb gorau a'i gynnig.
10. Y gallu i weithio'n dda mewn cyd-destun gweinyddol prysur, cyflym ac ymatebol iawn, gan gynnal agwedd broffesiynol tuag at gydweithwyr a chwsmeriaid bobamser.

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o weithio ar Ddesg Gymorth neu Ganolfan Alwadau.
2. Dealltwriaeth sylfaenol o gynnal a chadwadeiladau.
3. Profiad o weithio ym maesAddysg Uwch.
4. Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu’r parodrwydd i’w dysgu