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Hybrid Administrative Assistant at Beneva

Beneva · Quebec, Canada · Hybrid

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Official Internal Job Title:

Administrative Assistant

Status:

Temporary (Fixed Term)

Job Description:

En tant que secrétaire, votre rôle consiste à assurer un support à l'équipe dans l'exécution des tâches administratives variées pour maintenir l'efficacité des opérations. 

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :  

  • Transcrit et rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits. 

  • Aide à la préparation des budgets et effectue la saisie informatique des données. 

  • Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue. 

  • Reçoit et achemine les appels téléphoniques, fournit les renseignements d’usage, s’il y a lieu, prend en note les messages et accueille les visiteurs. 

  • Assiste à des comités, rédige les comptes rendus et voit à la planification et au suivi des divers comités. 

  • Prépare les comptes de dépenses et les autorisations de débours. 

  • Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres. 

  • Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction. 

  • Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier. 

  • Saisit les permis d’absences de tous les employés de la direction. 

  • Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service. 

  • Effectue le classement des dossiers et documents de la direction. 
      

Vos talents et vos qualifications :  

  • Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. 

  • Douze (12) mois d’expérience pertinente. 

  • Maîtrise de la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats devront se soumettre à un test de français. 

#LI-Hybrid 

#S1 

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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