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Nombre de Cargo
Área
Subárea
Propósito del Cargo
Apoyar a la Gerencia de Abastecimiento en la eficiente planeación y ejecución de los procesos de contratación de bienes y servicios que requiera la empresa, brindando soporte técnico y administrativo y garantizando el cumplimiento de las políticas, lineamientos y demás normas y procedimientos establecidos, de manera transparente, oportuna, eficiente y en las mejores condiciones de precio y calidad para la generación de valor y correcta operación de la compañía.
Responsabilidades del Cargo
1. Elaborar todas las actividades relacionadas con la planeación de las solicitudes de contratación de las áreas usuarias de TGI S.A. ESP, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
2. Preparar y realizar seguimiento al Plan Anual de Compras y Contratación (PACC) en tiempo y recursos asignados, así como para identificar oportunidades de agregación de demanda y para gestionar oportunamente los requerimientos de contratación ante la Gerencia de Abastecimiento.
3. Realizar el seguimiento a los indicadores, tableros de control y en general los KPI´s que permitan analizar, monitorear y hacer seguimiento al PACC y al PPCC, con el fin de realizar una gestión coordinada entre el PACC y el presupuesto de cada una dee las areas, a fin de monitorear el avance y ejecución proyectados para la vigencia, en toda la empresa.
4. Apoyar toda la gestión que requiera la Gerencia en la consolidación del Plan Anual de Compras y Contratración PACC, para el seguimiento, actualización, orientación a las areas y demas relacionadas con esta gestión.
5. Establecer conjuntamente con las áreas solicitantes asignadas las variables de objeto, alcance, el presupuesto y plazo del contrato, de las necesidades que se generen para asegurar la calidad de las condiciones generales del contrato(s).
6. Realizar seguimiento al desarrollo de la etapa de Selección de todas las solicitudes que se generen para asegurar la disponibilidad del bien y/o servicio.
7. Participar en las reuniones de negociación de mejora de oferta de acuerdo a los requerimientos del Comité de operativo y ejecutivo cuando le sea requerido.
8. Asegurar el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos del Sistema de Gestión Integrado en las actividades de abastecimiento.
9. Asegurar que la información de los procesos a su cargo este disponible cuando se requiera.
10. Elaborar los sondeos de mercado nacionales e internacionales previos al inicio de los procesos solicitados por las áreas.
11. Solicitar las listas restrictivas de los procesos contractuales que surjan en materia comercial, y en general, que sean requeridos para el desarrollo normal del negocio, revisando y validando los requisitos que en materia de cumplimiento son exigidos por la empresa para la correcta ejecución y formalización de los contratos.
12. Coordinar el proceso de evaluación financiera previa a la suscripción de los contratos comerciales, con el fin de validar los requisitos financieros con base en los criterios y lineamientos definidos por la Dirección Financiera para asegurar la capacidad financiera de los clientes - remitentes.
13. Identificar eficiencias y alcances técnicos en la etapa precontractual con el fin de contribuir a la captura de valor y eficiencias establecidas en el mapa estratégico, así como adquiriendo conocimiento y relacionamiento permanente con contratistas críticos para buscar eficiencias, innovación tecnológica y construir relaciones a largo plazo.
14. Gestionar y controlar la aplicación de los requerimientos técnicos y administrativos en los procesos de contratación de bienes y servicios en la compañía que le sean asignados, de tal forma que se garantice un abastecimiento costo efectivo con miras a asegurar la disponibilidad y calidad de los recursos en las áreas para el alcance del objeto social de TGI.
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15. Asesorar y acompañar a las áreas solicitantes en los procesos de contratación que le sean asignados, con el fin de responder oportunamente a los requerimientos y necesidades de bienes y servicios de la empresa.
16. Gestionar el trámite y desarrollo de los procesos de contratación desde la recepción de la solicitud, hasta la firma de los contratos que le sean asignados, elaborando los documentos necesarios y en general, cumpliendo con los lineamientos, procedimientos, formatos, normatividad y buenas prácticas establecidas.
17. Coordinar la calificación de las ofertas y revisando los informes y cuadros de resultado de evaluación jurídica, financiera, técnica y económica de las ofertas recibidas en los procesos de Contratación y Compras asignados.
18. Coordinar la participación y apoyo de los profesionales de otras áreas que tengan participación durante cualquiera de las etapas del proceso de contratación, tales como GDS, Jurídica, Financiera, entre otras.
19. Gestionar y hacer seguimiento a los procesos de inscripción de proveedores en el registro de la Empresa.
20. Gestionar las solicitudes de contratación a traves de las sinergias establecidas con el Centro de Sinergias Corporativas, con el fin de hacer el seguimiento y apoyar la gestión desde la recepción de la solicitud, hasta la legalización del contrato u orden que le sean asignadas, revisando los documentos establecidos y en general, cumpliendo con los lineamientos, procedimientos, normatividad y buenas prácticas establecidas, tanto en los procesos nacionales como internacionales, de acuerdo con la contratación requerida y elaborada por TGI.
21. Realizar toda la gestión del sistema de información que sea designado por la empresa, como Sap Ariba, con el fin de asegurar que toda la información contractual este registrada en el sistema.
22. Ser el responsable por el sistema Sap Ariba o el sistema de información que la compañía designe para el control de la contratación, realizando las parametrizaciones que correspondan, ingresando la información que se requiera, asegurando que cada uno de los pasos del proceso de contratación queden registrados en dicho sistema y emitiendo los reportes que se requieran desde la Gerencia o desde cualquier area de la empresa en materia de contratación.
23. Ingresar en el sistema de información establecido por la empresa y en las demás herramientas tecnológicas implementadas de acuerdo con los procedimientos internos, toda la información pertinente que se genere durante la ejecución de los procesos de contratación asignados, tales como evaluación de desempeño de contratista, registro del contrato, entre otros.
24. Asegurar que el proceso de evaluación de desempeño de contratastias sea lanzado a los diferentes supervisores en los tiempos pertinentes.
25. Gestionar los procesos administrativos relacionados con la gestión contractual y de abastecimiento que se requieran para asegurar el cumplimiento de la función legal de la compañía.
26. Atender todos los requerimientos de entes externos, entidades de control y demás organismos que soliciten información acerca de los procesos de contratación que se manejen en la compañía.
27. Apoyar la ejecución, control y monitoreo del presupuesto que se le ha asignado, presentando el forecast cuando sea solicitado y participiando activamente en la preparación del presupuesto del siguiente año.
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28. Realizar en el sistema de información corporativo utilizado por la Empresa las solicitudes de pedido, pedidos y entradas de los rubros presupuéstales asignados al cargo.
29. Diseñar y contribuir con la información que se requiera para los indicadores que se deban presentar, en materia de logro de resultados, ejecución presupuestal, desarrollo de iniciativas, y demas que se requieran desde la gestión del area.
30. Realizar la planeación contractual de los contratos, acuerdos, convenios, y demás documentos, que le sean asignados, con el fin de cumplir con los objetivos del area.
31. Realizar la atención y respuesta a los derechos de petición que le sean presentados dentro de los términos establecidos en la legislación vigente y los manuales de la Empresa.
32. Realizar el seguimiento de las actividades y recomendaciones de las auditorías de seguimiento de calidad del sub proceso GAB-000 Gestión de Abastecimiento.
33. Desarrollar estas y otras funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel de mayor jerarquía, la naturaleza y área de desempeño del cargo, bajo los criterios de autocontrol y auto evaluación requeridos y las demás que le asignen y corresponden a la naturaleza de la dependencia.
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Competencias Corporativas
- Pasión por el logro
- Desarrollo propio y de otros
- Trabajo colaborativo e inclusivo
- Movilizador del cambio
- Innovación y pensamiento digital
Nivel de Formación
Área del conocimiento (SNIES)
Nombre del Programa
Profesional en Ingenierías, Derecho, Administración o Comercio Exterior o carreras afines.
Postgrado (Requerido/Deseado)
Postgrado
Conocimientos Especificos
Conocimientos adquiridos con educación no formal o continua:
• Procesos de Contratación
• Procesos de Compras de bienes y servicios
Descripción de la Experiencia
Conocimientos adquiridos por la experiencia:
• Contratación pública y privada
• Gestión de proveedores
• Estrategias de abastecimiento.
• SAP.
• HSEQ
