Hybrid Assistant(e) de Direction - H/F bei Suez

Elle intervient sur tout le territoire de la Guadeloupe via la gestion déléguée de services d’eau, d’assainissement et d’irrigation pour près de 8 000 clients.

Pour son agence de Guadeloupe basée à Le Moule (971), Karuker’Ô recherche un(e) : Assistant(e) de Direction (H/F)

Type de poste : CDI

Profil : TSM

Sous la responsabilité du Directeur de filiale

Missions attachées au poste :

1.        Gestion logistique, approvisionnement et fournisseurs

Approvisionnement

•         Recense les besoins en matériel et vêtements de travail auprès des encadrants

•         Gère les commandes des vêtements et matériels

•         Gère les stocks de biens courants (bouteilles d’eau, fournitures de bureau)

•         Organise le fret / transit, demande les cotations, gère les dédouanements, optimise les flux

Logistique

•         Gère le parc de badges d’accès (commande, paramétrage, suppressions)

•         Gère la surveillance des bâtiments (prestataire alarme, codes d’accès)

•         Gère les loyers et l’entretien courant des bâtiments administratifs

•         Pilote les travaux exceptionnels sur les bâtiments administratifs

•         Gère la logistique hébergement et/ou déplacements des missions d’expertise, formations et/ou assistances techniques des collaborateurs

•         Gère les éventuels litiges liés à des prestations de logistique

Relations fournisseurs

•         Regroupe les pièces administratives et crée les fournisseurs

•         Vérifie et affecte les factures pour approbation par les encadrants

•         Passe les commandes sur les besoins standards disponibles au catalogue

•         Assure le suivi et les relances

•         Gère les éventuels litiges avec les fournisseurs

2.        Gestion du Parc Auto

•         Gère le plan de renouvellement des véhicules (devis, commandes, livraisons, logotage, assurance, restitution aux loueurs) et des locations ponctuelles

•         Définit et optimise la procédure de commande

•         Informe régulièrement les conducteurs des procédures et consignes d’entretien

•         Gère les locations ponctuelles (pour des missions, pannes)

•         Gère les commandes de cartes essence et les jetons lavage, réalise le reporting des consommations

•         Administre et réalise le reporting de la géolocalisation

•         Suit le respect des délais des contrôles techniques, assiste les agents dans la prise de RDV

•         Gère les réparations des véhicules et les sinistres (déclarations, expertise, relations assurance)

•         Assure le suivi des contraventions, réalise les désignations, en informe les conducteurs

•         Gère les éventuelles ventes de véhicules en propriété

3.        Assistanat de Direction et Communication Locale

•         Rédige les différentes notes de service, organigramme, supports divers, gère l’affichage en agence

•         Rédige les comptes-rendus de réunion

•         Prend en charge la mise en page des rapports contractuels, notamment les Rapports Annuels, en collaboration avec la Direction Technique

•         Contribue à la production des agendas de Karuker’Ô en relation avec la responsable communication

•         Organise les événements internes (rassemblements du personnel, vœux)

•         Administre les espaces documentaires type sharepoint (attribution des accès, classification des documents)

4.        Support à la gestion des Ressources Humaines

En lien avec la responsable Ressources Humaines,

•         Déclenche la procédure Nouveaux Arrivants

•         Récupère les infos Nouveaux arrivants (dotations de matériel, historique formations)

•         Planifie les visites médicales annuelles et ponctuelles (reprise…)

•         Gère la déclaration annuelle et le suivi des entrées / sorties pour le volet financier (forfait annuel salarié)

•         Collecte les pointages (heures et absences) et les met à validation des encadrants

•         Diffuse les plannings d’astreinte, paramètre le serveur topkapi et le serveur vocal en fonction

Formation :

•         Chiffre le plan de formation et en renseigne l’avancement

•         Planifie les formations avec les prestataires internes ou externes

•         Envoie les convocations aux participants

•         Organise la logistique (lieu, modalités pratiques)

•         Enregistre les attestations de formation

•         Traite les factures des prestataires

•         Met à jour la base Acciline+ et produit les passeports actualisés

•         Transmet les passeports à l'encadrement pour signature