Hybrid Optical and Administrative Assistant bei Cardiff University

Cynorthwy-ydd Optegol a Gweinyddwr (Derbynnydd)
Yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg

Rydym yn chwilio am Gynorthwy-ydd Optegol a Gweinyddwr (Derbynnydd) i ymuno â thîm bach, cefnogol a chroesawgar yn yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau’r Golwg. 

Yn y swydd hon, byddwch yn gwneud y canlynol: 

• Bod yn brif bwynt cyswllt i glinigau’r Ysgol, gan ymdrin â phobl mewn ffordd gwrtais, effeithlon ac effeithiol 
• Meithrin a chynnal perthynas waith rhagorol â chysylltiadau pwysig er mwyn helpu i wella’r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu’n barhaus 
• Rhoi cymorth gweinyddol i reolwyr y clinigau ac aelodau eraill y tîm, gan gynnwys hyfforddi aelodau newydd y tîm

Hoffem glywed gennych os oes gennych: 

• Y gallu i gyfathrebu â phobl yn effeithiol, yn gwrtais a chyda pharch wyneb-yn-wyneb, dros y ffôn ac ar-lein 
• Y gallu i gofnodi gwybodaeth yn glir ac yn gywir i'w throsglwyddo i eraill 
• profiad o ddefnyddio rhaglenni Microsoft, megis Word ac Excel, a’r hyder i ddysgu sut i ddefnyddio mathau newydd o feddalwedd 

Gallwn roi’r cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n cynnig pecyn buddion gwych a chyfleoedd i gamu ymlaen yn eich gyrfa. Rydym yn falch o gefnogi'r Cyflog Byw. 

Gan weithio ar y cyd â Gweinyddwr/Cynorthwy-ydd Optegol arall, byddwch yn helpu i reoli desg y dderbynfa drwy ymateb i ystod eang o ymholiadau wyneb-yn-wyneb, dros y ffôn a thrwy e-bost, yn ogystal â chynnal profion cyn-sgrinio optegol sylfaenol i gefnogi’r clinigau.

Os ydych yn mwynhau swyddi gweinyddol prysur ac amrywiol ac yn ystyried eich hun yn rhywun â sgiliau trefnu da sy’n gallu gweithio o’i ben a’i bastwn ei hun, dyma’r swydd i chi.   Os nad oes gennych brofiad optegol, peidiwch â phoeni – gall tîm y clinigau roi'r holl hyfforddiant a chymorth sydd eu hangen arnoch. 

Cysylltwch â Carline Beaumont ([email protected]) i gael trafodaeth anffurfiol, gyfrinachol ynghylch y swydd.

Mae'r swydd hon yn gyfnod penodol hyd at 4ydd Awst 2028, ac yn rhan amser am 31.5 awr yr wythnos, 4 diwrnod yr wythnos.  

Cyflog: £23,176 - £23,414 y flwyddyn, pro-rata (Gradd 2)

Swydd ar y campws yw hon yng nghlinigau’r GIG/clinigau addysgu’r Ysgol.

Gallwn roi’r cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n cynnig pecyn buddion gwych a chyfleoedd i gamu ymlaen yn eich gyrfa. Rydym yn falch o gefnogi'r Cyflog Byw.

Dyddiad hysbysebu: Dydd Llun, 11 Awst 2025

Dyddiad cau: Dydd Llun, 25 Awst 2025

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Rydym o’r farn y gellir gwneud hyn drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o bobl o lawer o gefndiroedd gwahanol.  Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran.  Er mwyn helpu ein gweithwyr i sicrhau cydbwysedd rhwng eu gwaith a’u bywyd personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i weithio’n hyblyg neu rannu’r swydd.

Mae modd cyflwyno ceisiadau yn Gymraeg, ac ni chaiff cais a gyflwynir yn Gymraeg ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Diben y Swydd

Darparu gwasanaeth gweinyddol ar gyfer yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg, gan gynnwys ymgymryd ag amrywiaeth o dasgau cyffredinol i fodloni gofynion gweithredol a gofynion gwasanaethu cwsmeriaid, gan wneud yn siŵr bod y tîm yn cael ei gefnogi a bod dyletswyddau pwysig yn cael eu cyflawni

Ni yw’r brifysgol fwyaf yng Nghymru. Rydym hefyd yn gyflogwr o bwys, sydd â mwy na 7,000 o staff. Rydym yn brifysgol uchelgeisiol ac arloesol mewn prifddinas hardd a llewyrchus. Gallwn roi’r cyfle i chi weithio mewn sefydliad bywiog sy’n cynnig pecyn buddion gwych a chyfleoedd i gamu ymlaen yn eich gyrfa.

Dyletswyddau a Chyfrifoldebau

Prif Ddyletswyddau

• Ymdrin ag ymholiadau gan gwsmeriaid (e.e. staff y Brifysgol, myfyrwyr a'r cyhoedd) mewn modd proffesiynol 
• Bod yn brif bwynt cyswllt i glinigau’r Ysgol, gan ymdrin â phobl mewn ffordd gwrtais, effeithlon ac effeithiol
• Ymdrin ag ymholiadau syml a mwy cymhleth gan gwsmeriaid mewnol ac allanol mewn modd proffesiynol drwy ddilyn gweithdrefnau sefydledig, anfon ymholiadau cymhleth at aelodau perthnasol o’r tîm a sicrhau bod yr holl wybodaeth a ffeithiau perthnasol sydd eu hangen yn cael eu cofnodi a'u cyfleu’n gywir
• Meithrin a chynnal perthynas waith rhagorol â chysylltiadau pwysig er mwyn helpu i wella’r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu’n barhaus
• Cyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r Ysgol, megis casglu data ac ychwanegu gwybodaeth gywir at gronfeydd data gweinyddol (iClarity)
• Cyfrannu at lwyddiant y tîm ac arwain drwy esiampl
• Rhoi cymorth gweinyddol i reolwyr y clinigau ac aelodau eraill y tîm, gan gynnwys hyfforddi aelodau newydd y tîm

Dyletswyddau Penodol

• Dosbarthu sbectol, cynnal profion cyn-sgrinio a dangos i gleifion sut i ffitio lensys cyffwrdd
• Helpu cleifion i ddewis sbectol a rhoi cyngor iddynt ar eu hopsiynau
• Yn unol â gweithdrefnau sefydledig, rheoli dyddiaduron y clinigau a threfnu apwyntiadau, gan sicrhau bod cofnodion cleifion yn cael eu cynnal a bod y slotiau ar gyfer apwyntiadau’n cael eu cadw yn y ffordd fwyaf effeithlon i’r staff optometrig, gan gynnwys rhagweld unrhyw newidiadau mewn amgylchiadau a sicrhau bod amseroedd aros posibl yn cael eu cyfleu a’u lleihau lle bo modd
• Ymateb yn effeithlon ac yn effeithiol i gleifion, aelodau o’r staff, myfyrwyr ac ymwelwyr, boed ar lafar neu’n ysgrifenedig
• Hysbysu cleifion o ffioedd perthnasol, derbyn taliadau a rhoi derbynebau
• Ar y cyd a rheolwyr y clinigau, cysoni’r cyfrifon ar ddiwedd pob dydd gan gywiro a/neu uwchgyfeirio anghysondebau lle bo’n briodol
• Helpu i brosesu gwaith papur y GIG, gan sicrhau cywirdeb a chadw at amserlenni’r GIG
• Helpu i archebu nwyddau, gan gadw golwg ar archebion am sbectol a lensys cyffwrdd a chadarnhau bod archebion wedi cyrraedd
• Trefnu cyfarfodydd yn ôl yr angen

Dyletswyddau Cyffredinol

• Cadw at holl bolisïau'r Brifysgol a datblygu’n bersonol ac yn broffesiynol mewn ffordd briodol 
• Cymryd gofal rhesymol am eich iechyd a’ch diogelwch eich hun, gan gynnwys iechyd a diogelwch pobl eraill y gall yr hyn y byddwch yn ei wneud neu’n methu â’i wneud yn y gwaith effeithio arnynt, yn unol â Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith etc 1974, cyfarwyddebau'r UE/y DU a pholisïau a gweithdrefnau’r Brifysgol ar ddiogelwch, iechyd a’r amgylchedd, yn ogystal â chydweithio â'r Brifysgol, sef y cyflogwr, i gyflawni unrhyw ddyletswyddau cyfreithiol sydd ganddi
• Sicrhau eich bod yn defnyddio eich dealltwriaeth o bwysigrwydd cyfrinachedd wrth gyflawni pob dyletswydd
• Cyflawni unrhyw ddyletswyddau eraill nad ydynt wedi’u nodi uchod ond sy'n cyd-fynd â gofynion y swydd
• Arddel Gwerthoedd ac Ymddygiadau’r Gwasanaethau Proffesiynol neu’r hyn sy’n cyfateb iddynt yn lleol 

23,414

Gradd 2

23,176

Technegol

Technegol

NODYN PWYSIG I YMGEISWYR: Polisi'r Brifysgol yw defnyddio manyleb yr unigolyn yn adnodd allweddol i lunio’r rhestr fer, a dim ond yr ymgeiswyr hynny sy'n dangos yn glir eu bod yn bodloni (neu'n rhannol fodloni) pob un o'r meini prawf hanfodol a gaiff eu gwahodd i gyfweliad. Yn ystod y broses ymgeisio, gofynnir i chi atodi datganiad ategol. Mae’n rhaid i'r datganiad hwn amlinellu sut rydych yn bodloni'r meini prawf isod. Rydym yn argymell ei fformatio drwy ddefnyddio pob maen prawf yn is-bennawd a nodi eich profiad/tystiolaeth berthnasol o dan bob is-bennawd. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi rhif y swydd wag (e.e. 1234BR) yn rhan o enw’r ddogfen wrth gadw eich datganiad ategol. Gallai peidio â gwneud hynny olygu y bydd yn cael ei hepgor o'ch cais.

Rydym yn awyddus i gyflogi pobl sydd ag ystod eang o brofiadau. Rydym yn croesawu ceisiadau gan bobl o bob rhan o’r gymuned, beth bynnag fo’u rhyw, eu hethnigrwydd, eu hanabledd, eu cyfeiriadedd rhywiol, eu hunaniaeth draws, statws eu perthynas, eu crefydd neu eu cred, eu cyfrifoldebau gofalu neu eu hoedran. Rydym yn arbennig o awyddus i gael ceisiadau gan bobl o gefndiroedd nad ydynt wedi’u cynrychioli’n ddigonol yn y Brifysgol, gan gynnwys pobl o gymunedau Du, Asiaidd ac Ethnig Leiafrifol.

Rydym yn chwilio am rywun sy'n gallu gweithio’n rhan o dîm, a fydd yn cydweithio ag eraill i ddarparu gwasanaeth gwych ar gyfer y staff a’r myfyrwyr. Nid oes angen i chi fod wedi gwneud swydd weinyddol neu weithio i brifysgol o'r blaen; dyma gyfle i ddangos eich potensial a dechrau neu barhau â'ch gyrfa ym Mhrifysgol Caerdydd.

Bydd eich cais yn cael ei asesu yn erbyn y meini prawf hanfodol a dymunol canlynol ar gyfer y swydd. Ar ôl copïo’r adran hon a’i gludo i mewn i ddogfen newydd, rhowch enghreifftiau clir sy’n dangos sut rydych yn bodloni pob maen prawf, a hynny drwy ysgrifennu o dan bob un. Cewch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd (e.e. gwaith, cartref, addysg/cymwysterau a bywyd cymunedol) cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar eu perthnasedd i'r swydd.

Dylech gadw eich datganiad ategol mewn dogfen ar wahân sy’n dwyn y teitl EICH ENW-RHIF BR-TEITL Y SWYDD a'i atodi i’ch cais yn y system recriwtio, sydd ar gael yma.

Dyma'r meini prawf a gaiff eu defnyddio hefyd i asesu’r ymgeiswyr ar y rhestr fer mewn cyfweliad a/neu drwy ddulliau eraill (e.e. prawf sgiliau).

Meini Prawf Hanfodol

1. Y gallu i ymgymryd ag ystod o dasgau gweinyddol, gan gynnwys ysgrifennu'n gywir, yn glir ac yn gryno
2. Y gallu i gyfathrebu â phobl yn effeithiol, yn gwrtais a chyda pharch wyneb-yn-wyneb, dros y ffôn ac ar-lein
3. Y gallu i gofnodi gwybodaeth yn glir ac yn gywir i'w throsglwyddo i eraill
4. Y gallu i gynnal cyfrinachedd ac arfer disgresiwn mewn swyddfa
5. Profiad o ddefnyddio rhaglenni Microsoft, megis Word ac Excel, a’r hyder i ddysgu sut i ddefnyddio mathau newydd o feddalwedd
6. Y gallu i gyflawni dyletswyddau gweinyddol cyffredinol, megis ffeilio, llungopïo, trefnu cyfarfodydd ac archebu cyflenwadau
7. Y gallu i weithio’n dda gyda’ch tîm, gan wybod sut i gynorthwyo cydweithwyr fel y bo’n briodol
8. Y gallu i gynllunio a threfnu eich llwyth gwaith eich hun yn ôl yr amserlen y cytunwyd arni ac a bennwyd gan eich rheolwr llinell
9. Y gallu i nodi problemau drwy gymryd y cam cyntaf, ynghyd â’r gallu i ddatrys y rhain drwy ddod o hyd i'r ateb mwyaf ymarferol a'i gynnig

Meini Prawf Dymunol

1. Profiad o fod yn dderbynnydd neu wneud swydd debyg sy’n gofyn ymdrin â chwsmeriaid
2. Y gallu i siarad/deall Cymraeg, neu barodrwydd i ddysgu’r iaith
3. Profiad o weithio mewn clinig llygaid neu rywle tebyg
4. Profiad o weithio ym maes addysg uwch