Wie man im Notfall-Remotework einrichtet

Mitten in der Coronavirus-Pandemie bitten Unternehmen in der ganzen Welt ihre Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Einrichtung von Fernarbeitsplätzen für Notfälle wird letztlich dazu beitragen, die Ausbreitung des Virus zu bekämpfen, aber nicht alle Unternehmen sind vollständig darauf vorbereitet, ihre Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten zu lassen.

Wir können uns vorstellen, dass in Zukunft mehr Unternehmen Pläne haben werden, um nicht wieder unvorbereitet zu sein. Die Erstellung eines Plans und die Sicherstellung, dass jeder weiß, was in solchen Situationen zu tun ist, ist der Schlüssel zur Minimierung der Auswirkungen auf Ihr Team oder Ihr Unternehmen. 

Bewertung der Remote-Bereitschaft und des Status quo

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Notfallplans für Fernarbeit, der für Ihr Unternehmen geeignet ist, besteht darin, Ihre aktuelle Bereitschaft zu bewerten. Möglicherweise sind Sie besser vorbereitet, als Ihnen bewusst ist, oder Sie stellen fest, dass es Bereiche gibt, an denen Sie noch arbeiten und sich vorbereiten müssen.

Offizielle Arbeitsrichtlinien prüfen

Um einen Blick auf den Status quo zu werfen, sollten Sie prüfen, ob es nicht bereits eine offizielle Richtlinie für Fernarbeit gibt. Auch wenn sie wahrscheinlich nicht so gut geeignet sind, wenn das gesamte Unternehmen aus der Ferne arbeiten muss, so ist sie doch ein guter Ansatzpunkt. Möglicherweise wurden bereits Verfahren und Methoden entwickelt, die Ihnen einige Arbeit ersparen.

Schauen Sie sich dann auch die verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen an. Einige von ihnen arbeiten vielleicht schon in gewissem Umfang aus der Ferne (z. B. regelmäßige Heimarbeit), und sie können ihr Wissen und ihre bewährten Verfahren mit dem Rest des Unternehmens teilen.

Erkennen Sie Unterschiede und arbeiten Sie an ihnen
Es ist auch wichtig zu erkennen, dass nicht jedes Team auf die gleiche Art und Weise zusammenarbeiten oder von unterwegs aus arbeiten kann. So benötigen Entwickler beispielsweise Zugang zu bestimmter Hardware vom Büro aus. Bei manchen Teams müssen alle Mitarbeiter genau zur gleichen Zeit arbeiten, um sicherzustellen, dass sie zusammenarbeiten können. Jedes Team ist anders, stellen Sie also einige Fragen und versuchen Sie herauszufinden, was für jedes Team in Bezug auf die Arbeit aus der Ferne machbar ist. 

Darüber hinaus sollten Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammenstellen, das sich aus Mitgliedern aus allen Bereichen des Unternehmens zusammensetzt. Dabei kann es sich um IT-, Personal-, Kommunikations- und Geschäftsbereichsleiter handeln, so dass Sie den bestmöglichen Querschnitt durch das Unternehmen erhalten. Dieses Team kann dann konsultiert werden, wenn Sie eine Notfallrichtlinie für Fernarbeit erstellen oder wenn alle Mitarbeiter bereits von zu Hause aus arbeiten.

Planen Sie die Rollen
Als Letztes sollten Sie ein Organigramm erstellen. Wenn Sie sich die Aufgaben in Ihrem Unternehmen ansehen, ordnen Sie sie in eine von drei Kategorien ein: Aufgaben, die vollständig aus der Ferne erledigt werden können, Aufgaben, die teilweise aus der Ferne erledigt werden können, und Aufgaben, die überhaupt nicht aus der Ferne erledigt werden können. 

Sobald Sie alle Stellen in Ihrem Unternehmen kategorisiert haben, sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen. Gibt es für Stellen, die teilweise aus der Ferne ausgeführt werden können, eine Möglichkeit, diese Rollen in solche umzuwandeln, die vollständig aus der Ferne ausgeführt werden können? Dies könnte durch die Implementierung neuer Software oder Hardware geschehen oder durch eine Änderung der genauen Aufgaben der Funktionen.

Bei Aufgaben, die überhaupt nicht aus der Ferne erledigt werden können, sollten Sie darüber nachdenken, wie es sich auf das Unternehmen auswirken würde, wenn die Aufgaben nicht erledigt werden könnten. Was werden Sie in einer Notsituation mit diesen Mitarbeitern tun, und wie können Sie sich gegen die möglichen Nachteile absichern, wenn diese Mitarbeiter nicht arbeiten können?

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software haben

An diesem Punkt ist es an der Zeit, die Situation mit Ihrer Software, Hardware und Ihren Unternehmensveranstaltungen zu überprüfen. Viele Unternehmen verwenden heutzutage Software, die die Arbeit per Fernzugriff unterstützt, wie z. B. Projektmanagement-Tools wie Asana, Kommunikationstools wie Slack oder Dienste für die gemeinsame Nutzung von Dateien wie Google Drive. Möglicherweise haben Sie aber noch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft.

Haben Sie Werkzeuge ausgewählt, die die Menschen kennen, um sie zu nutzen?

• Asynchrone Kommunikation?
• Synchrone Kommunikation?
• Projektleitung?
• Filesharing?

Für diese vier Bereiche müssen auch Prozesse festgelegt werden, wie sie zu nutzen sind, damit Ihre Notfall-Fernarbeitseinrichtung ein Erfolg wird.

Überprüfung der Hardware und des VPN

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern am Arbeitsplatz Laptops oder andere Hardware zur Verfügung stellen, müssen Sie unbedingt herausfinden, ob alle Mitarbeiter auch bei der Arbeit zu Hause Zugang zu der benötigten Hardware haben werden. Möglicherweise müssen Sie den Mitarbeitern erlauben, Hardware mit nach Hause zu nehmen, damit sie auch außerhalb des Büros arbeiten können.

Natürlich kann nicht alles mit nach Hause genommen werden, aber wo es möglich ist, sollten Sie Ihren Mitarbeitern helfen, entweder ihre eigenen persönlichen Geräte für die Arbeit zu verwenden oder Geräte aus dem Büro auszuleihen. In diesem Schritt sollte auch Ihr VPN getestet werden, damit sich jeder von zu Hause aus bei den Systemen anmelden kann, die er benötigt.

Bewertung der Zugänglichkeit der Unternehmensveranstaltungen

Der letzte Schritt vor der Zusammenfassung aller Ergebnisse in einem Bericht besteht darin, die Remote-Fähigkeit Ihrer Unternehmensveranstaltungen und -sitzungen zu überprüfen. Können Ihre vierteljährlichen All-Hands-Meetings oder Ihre Brainstorming-Sitzungen per Fernzugriff durchgeführt werden? Auch tägliche Stand-ups?

Für jede Art von Veranstaltung muss ein Plan für die Remote-Veranstaltung erstellt werden, in dem die benötigte Software aufgeführt ist und geprüft wird, ob alles möglich ist, wenn man außerhalb des Büros arbeitet.

Anschließend müssen Sie eine Zusammenfassung erstellen, die Sie mit Ihrem funktionsübergreifenden Team besprechen können. Auf dieser Grundlage können Sie Ihren Plan erstellen und über die nächsten Schritte entscheiden. Denken Sie daran, Ihre Stärken zu nutzen und alle kritischen Schwachstellen zu beseitigen, die Sie finden.

Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Standards für Fernarbeit

Es ist wichtig klarzustellen, dass Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, die gleiche Arbeit verrichten wie vor Ort (sofern dies möglich ist!). Es gibt keinen Unterschied zu dem, was sie tun sollten, nur weil sie nicht im Büro sind. Es ist wirklich nur eine andere Art zu arbeiten, das ist alles! Bei der Ausarbeitung Ihrer Richtlinien für die Einrichtung von Notfallsituationen sollten Sie diese Tatsache und die genauen Anforderungen an die Fernarbeit in Ihrem Unternehmen kommunizieren.

Dazu gehört auch, wer die verschiedenen Anlaufstellen für Informationen sind, die die Mitarbeiter benötigen, wenn sie zu Hause sind. In den Richtlinien und Plänen sollte auch festgelegt werden, wer von zu Hause aus arbeiten muss und unter welchen Umständen dies möglich ist.

Während eines Notfalls sollten Sie Ihre Richtlinien ständig aktualisieren und überarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was er zu tun hat und ob es irgendwelche Änderungen gibt. Wenn Sie dies nicht von oben herab tun, werden sich die Mitarbeiter einfach an ihre Kollegen oder ein anderes verteiltes Informationsnetz wenden. Das ist nicht so effektiv, wie wenn Sie regelmäßige Updates geben.

Es versteht sich von selbst, dass Sie immer versuchen sollten, einen Plan A, B und C für einen Notfall zu haben. Was passiert zum Beispiel, wenn bestimmte Schlüsselfiguren krank werden? Wie gehen Sie mit möglichen Stromausfällen um oder damit, dass die Menschen keinen Zugang zum Internet haben? Selbst wenn Dinge eintreten, auf die Sie absolut keinen Einfluss haben, sollten Sie zumindest einige Richtlinien darüber aufstellen, was Ihre Mitarbeiter unter solchen extremen Umständen tun sollten. 

Überwachung und Unterstützung entfernter Mitarbeiter

Nachdem Sie sich nun Gedanken über Ihre Bereitschaft zur Fernarbeit gemacht haben und darüber, wie Sie in einer Notfallsituation kommunizieren und Informationen weitergeben können, sollten Sie sich mit den Methoden zur Überwachung und Unterstützung Ihrer Fernarbeitnehmer befassen. Es gibt einige bewährte Verfahren, die Sie einführen müssen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aus wirksam überwachen können.

Kommunikation per Fernzugriff

Sie können damit beginnen, Ihre Teams aufzufordern, ihre Kommunikation komplett aus der Ferne zu führen. Auf diese Weise sind Ihre Teams nicht mehr auf Kommunikationsmethoden angewiesen, die sich in einer Umgebung außerhalb des Büros nicht gut umsetzen lassen. Die synchrone Kommunikation (physische Treffen, Chats bei einem Kaffee usw.) kann funktionieren, solange sie den Richtlinien für die Fernarbeit entspricht, wie z. B. bestimmte Zeiten, in denen Instant Messaging/Videoanrufe zulässig sind. Eine Richtlinie für die gesamte Fernkommunikation muss geplant und schriftlich niedergelegt werden, damit Ihre Mitarbeiter im Voraus wissen, was funktioniert und was nicht.

Achtsam sein, empathisch bleiben

Die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter erfordert auch Ihre Aufmerksamkeit, insbesondere im Falle eines schwerwiegenden Notfalls, der dazu geführt hat, dass das Büro aus der Ferne arbeiten muss. Auch die Führungskräfte sollten daran erinnert werden, ebenso wie Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben, die aus der Ferne arbeiten, oder mehr Erfahrung damit haben, können Sie Unterstützungsgruppen einrichten. Sie eignen sich hervorragend für die Unterstützung von Mitarbeitern, die Probleme mit der Telearbeit haben.

Try to keep the office culture as usual

Und schließlich wird es sehr hilfreich sein, wenn Sie versuchen, Ihre Bürokultur so unverändert wie möglich zu halten, damit in Ihren Teams die gleiche Atmosphäre und der gleiche Geist herrscht, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Planen Sie im Voraus und überlegen Sie, was Sie einführen könnten, z. B. einen virtuellen Wasserspender, teambildende Übungen oder sogar etwas Einfaches wie die Aufforderung an die Mitarbeiter, bei Videogesprächen die Kamera eingeschaltet zu lassen!

Der Schlüssel zu Ihrem Erfolg aus der Ferne

Fernarbeit setzt voraus, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen können. Sie können Ihr Team nicht die ganze Zeit im Auge behalten, also konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, die Sie erzielen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie für jemanden einspringen und helfen müssen, dann tun Sie das! Planung und Vorbereitung sind ein wichtiger Bestandteil bei der Einführung einer Notfall-Fernarbeit, aber auch die aktive Beteiligung.

Arbeiten Sie eng mit Ihren Managern zusammen

Hier müssen Sie eng mit den Teamleitern und Managern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie gut mit ihnen zusammenarbeiten, und dann die Manager mit ihren Teams. Wenn Ihre Manager noch keine Erfahrung oder Kenntnisse mit der Fernarbeit haben, lohnt es sich, in eine Schulung zu investieren. Dabei sollten sie lernen, wie man virtuelle Besprechungen durchführt und welche Verfahren sich dafür am besten eignen.

Wir empfehlen auch, eine kleine Testphase für Fernarbeit einzuplanen, damit sie aus erster Hand sehen können, wie es ist, und anderen helfen können, aus ihren Erfahrungen zu lernen. Wenn ein Probelauf nicht möglich ist, bitten Sie Ihre Manager einfach, proaktiv über ihre Probleme zu berichten und darüber, was für sie funktioniert, damit Sie ihnen helfen können, sich zu verbessern.

Sie können dieses Lernen erleichtern, indem Sie Handouts mit grundlegenden Informationen darüber erstellen, wie man ein Heimbüro einrichtet, wie man den Tag plant und wie man alle üblichen Fallstricke und Fehler vermeidet, die bei der Fernarbeit auftreten können. Die Leitung von Fernarbeitsteams ist eine Kunst für sich, daher sollten Sie Ihren Managern die nötige Schulung zukommen lassen, wenn Sie wirklich eine Notfallpolitik schaffen wollen, die auf alles vorbereitet ist.

Pläne für die Zukunft erstellen

Viele Unternehmen bemühen sich jetzt um die Ausarbeitung von Notfallstrategien für die Telearbeit, obwohl die Möglichkeit eines landesweiten Stromausfalls schon seit geraumer Zeit absehbar ist. Es gibt eine Menge zu beachten, und es ist fast unmöglich, dies im Handumdrehen zu erledigen.

Hoffentlich haben CEOs und Teamleiter jetzt erkannt, wie wichtig eine gute, gut durchdachte Politik für Fernarbeit ist. Es ist nie zu spät, mit dem Nachdenken und Planen zu beginnen. Wir sollten also alle aus den Erfahrungen mit dem Coronavirus lernen, um sicherzustellen, dass wir alle für die nächste Situation gut vorbereitet sind.