Auxiliar de producción de documentos - G5 (DC) (Ginebra, CH) na ILO Homepage

Introducción

La Asociación Internacional de la Seguridad Social (AISS), creada en 1927 bajo los auspicios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), es la principal organización internacional para las instituciones de seguridad social y los organismos gubernamentales afines. La AISS cuenta con más de 330 instituciones miembros en más de 160 países.

El puesto de trabajo está adscrito al Departamento de Promoción y Servicios a los Miembros (MSP) de la Asociación. El Departamento de MSP de la AISS se encarga de las comunicaciones, las publicaciones, la participación de los miembros y los eventos.

Bajo la supervisión del Director del Departamento de MSP, el/la titular del puesto prestará diversos servicios estándar de procesamiento de textos para apoyar las actividades lingüísticas y editoriales de la AISS. Se encargará de gestionar las solicitudes de traducción e interpretación, brindará apoyo en la organización de los eventos en línea de la AISS y en la producción de publicaciones. El/la titular del puesto trabajará de forma independiente; su trabajo será supervisado para garantizar que los resultados se entreguen a tiempo. La supervisión se centrará principalmente en relación con la calidad de la ejecución de los procesos, así como en lo que respecta a la prestación de apoyo técnico y desarrollo. El/la titular del puesto colaborará con todas las unidades de la AISS.

El/la titular del puesto dependerá del Director del Departamento de MSP.

Descripción de las tareas

1. Recibir y registrar las solicitudes de traducción procedentes del Departamento de MSP y otras unidades, utilizando los sistemas adecuados; distribuir los documentos que deben traducirse a los traductores y hacer un seguimiento de los documentos entregados por los traductores. Tramitar las facturas correspondientes.
2. Brindar apoyo en el mantenimiento y la actualización de las memorias de traducción y las bases terminológicas de la AISS, mediante la incorporación de términos y la introducción periódica de documentos finalizados.
3. Cuando sea necesario, utilizar herramientas de traducción en línea para preparar traducciones estándar internamente o para preparar el texto para su posterior edición por los traductores.
4. Procesar y hacer un seguimiento de las transacciones rutinarias en el sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP) de la AISS para las actividades de traducción e interpretación.
5. Proporcionar, según las instrucciones, apoyo logístico antes y durante los eventos en línea organizados por la AISS, lo que incluye contratar a los intérpretes, dar la bienvenida a los intérpretes y los ponentes, iniciar el evento, compartir presentaciones en PowerPoint, videos, encuestas, entre otros, y supervisar cualquier problema que pueda surgir. Descargar y guardar todos los informes posteriores a los eventos.
6. Producir documentos oficiales de diferente grado de complejidad (formateo, lectura, comprobación, finalización y soporte web), de conformidad con las normas aplicables (la Guía de estilo de la AISS, la identidad de marca de la AISS y las plantillas correspondientes). Mantenerse al tanto de las reglas, los reglamentos, los procedimientos y los procesos pertinentes en materia de administración, edición e identidad de marca, y asegurarse de que se respeten. Formatear documentos oficiales, como textos con numerosas modificaciones marcadas con control de cambios, índices, notas a pie de página, bibliografías, cuadros y gráficos, de acuerdo con las reglas aplicables. Importar y reformatear cuadros y gráficos estadísticos complejos procedentes de diversas fuentes.
7. Controlar la calidad de los documentos preparados por otras unidades para garantizar la coherencia del formato con el original (por ejemplo, párrafos, cuadros, cifras, notas a pie de página). Organizar cotejos bilingües o trilingües de los documentos y participar en ellos para garantizar su precisión y coherencia de formato (nivel de los títulos, numeración de los párrafos, numeración de las notas a pie de página, encabezados, fechas, cifras, índices, entre otros elementos) y garantizar la inclusión de los últimos cambios para que coincidan todas las versiones lingüísticas tras la validación por parte del supervisor. Trabajar y compilar los documentos finales en el formato requerido para su publicación en el sitio web de la AISS.
8. Preparar los diseños finales de acuerdo con las especificaciones tipográficas, utilizando software de autoedición y de representaciones gráficas, introducir las correcciones en todas las versiones lingüísticas, formatear y convertir documentos, archivar textos y comprobar las pruebas antes de la producción final.
9. Realizar otras tareas pertinentes que le encomienden el Director del Departamento de Promoción y Servicios a los Miembros y el Secretario General.

Calificaciones requeridas

Educación

Estudios secundarios completos. Se valorará estar en posesión de un certificado en terminología o edición de textos.

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio del inglés y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo (español o francés). Se valorará el conocimiento práctico de cualquiera de los otros dos idiomas de trabajo (español/francés o alemán) de la AISS.

Competencias

• Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.
• Buen conocimiento, experiencia y capacidad para utilizar y aplicar las reglas, los reglamentos, las políticas, los procedimientos y los procesos pertinentes en materia de administración, edición e identidad de marca.
• Dominio y experiencia demostrada en el uso de paquetes de software informático, como Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams), y Adobe Acrobat DC.
• Capacidad para comprender y utilizar eficazmente las herramientas ofimáticas, los programas de traducción, las herramientas de organización de eventos en línea, los softwares, los sistemas y las aplicaciones informáticos y las plataformas web.
• Capacidad para realizar búsquedas en bases de datos y modificar información.
• Buena capacidad de análisis y atención al detalle.
• Buenas habilidades para tratar con los clientes, tanto internos como externos.
• Buenas dotes de organización.
• Capacidad para definir y aplicar altos estándares de calidad.
• Capacidad para trabajar autónoma y en equipo.
• Capacidad para asumir la responsabilidad respecto del desempeño.
• Capacidad para trabajar eficazmente en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género, no discriminatorios e inclusivos.