Ein praktischer Leitfaden für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern

Der erste Eindruck zählt, und man hat nur eine Chance, ihn im virtuellen Einstellungsprozess zu hinterlassen. Wie engagiert sich ein Teammitglied fühlt und wie gut es ausgestattet ist, lässt sich zu einem grossen Teil darauf zurückführen, wie es in das Unternehmen aufgenommen wird.

Die Boston Consulting Group hat herausgefunden, dass die Unternehmen, die beim Onboarding am besten abschneiden, ein 2,5-mal höheres Umsatzwachstum und eine 1,9-mal höhere Gewinnspanne verzeichnen als ihre schwächeren Konkurrenten. Es zahlt sich wirklich aus, es richtig zu machen!

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist jedoch schwierig, und zwar aus mehr Gründen, als Sie vielleicht denken. Der Aufwand für die Planung und gründliche Vorbereitung ist höher als in einem normalen Büroumfeld. Ein neuer Mitarbeiter kann sich leicht in seinen Aufgaben verlieren, wenn seine Kollegen um ihn herum sitzen. Stellen Sie sich vor, wie sie sich fühlen würden, wenn sie ganz allein arbeiten müssten.

Das Remote-Onboarding muss absolut wasserdicht sein und alle Aspekte abdecken. Wenn der neue Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, braucht er eine Möglichkeit, die benötigten Informationen schnell und effizient abzurufen. Auch an der sozialen Komponente muss gearbeitet werden. Ein Mitarbeiter, der sich zu Beginn seiner beruflichen Laufbahn isoliert fühlt, wird es schwer haben, aus diesem Gefühl herauszukommen. Es bedarf einer Struktur, um ihn erfolgreich in Ihre Arbeitsfamilie zu integrieren.

Die wesentlichen Elemente der Fernrekrutierung aufschlüsseln

Vielleicht benötigt Ihr neuer Mitarbeiter eine bestimmte Ausrüstung, um seine Aufgaben zu erfüllen, oder er muss Zugang zu der richtigen Software, den richtigen Tools und Konten haben. Für jede Stelle, die Sie anbieten, sollte eine Liste erstellt werden, in der alles festgehalten wird, was die betreffende Person für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigt.

Sie können dies leicht herausfinden, indem Sie andere Personen in ihrer Funktion (oder einer ähnlichen Funktion) fragen, was sie tagtäglich benutzen. Sobald die Liste fertig ist, haken Sie jeden einzelnen Teil ab und stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter spätestens am ersten Tag Zugang zu allem hat.

Ein weiterer Tipp ist, dass Sie Ihr Tool für die Anmeldedaten überprüfen sollten. Mit Tools, die Ihre Anmeldedaten sicher für Sie speichern, wie z. B. 1Password, ist dies viel einfacher zu bewerkstelligen. Vergewissern Sie sich, dass alle Logins und Passwörter funktionieren, bevor Sie sie an den neuen Mitarbeiter weitergeben.

Leitfaden für das Onboarding vorbereiten (Erwartungen, Regeln und Kultur erklärt)

Eine wichtige Information, die sofort weitergegeben werden muss, ist, was von der Rolle erwartet wird und wie die Kultur in Ihrem Unternehmen funktioniert. Diese Informationen sollten den neuen Mitarbeitern nicht völlig fremd sein, wenn Sie sie in das Vorstellungsgespräch einbezogen haben.

Es lohnt sich jedoch, dies ein zweites Mal durchzugehen und alle erforderlichen Unterlagen bereitzustellen, damit der neue Mitarbeiter darauf zurückgreifen kann, wenn Sie nicht da sind. Das Gleiche gilt auch für die Vereinbarung von Besprechungen. Dies sollte in einem Dokument, einer Wissensdatenbank oder einem internen Wiki erläutert und beschrieben werden, damit es in Zukunft keine Unklarheiten gibt.

Anders als im Büro ist nicht immer jemand in der Nähe, der es Ihnen im Notfall erklären kann. Deshalb ist eine ordentliche Dokumentation wirklich notwendig.

Aufschlüsselung dessen, was Sie wissen müssen

Nachdem wir nun die Grundlagen dessen, was Ihre neuen Mitarbeiter wissen müssen, behandelt haben, stellt sich die Frage, was Sie wissen müssen. Wahrscheinlich haben Sie diese Fragen bereits im Vorstellungsgespräch geklärt. Wenn Sie also das Gespräch nicht persönlich geführt haben, sollten Sie diese Fragen überprüfen.

Wenn Sie einige Informationen vermissen, müssen Sie in erster Linie die wichtigsten persönlichen Daten und die Vertrautheit mit der Telearbeit herausfinden. Der Rest der Informationen ist für jede Art von Stelle, ob vor Ort oder per Fernwartung, ziemlich Standard.

Es ist wichtig zu wissen, inwieweit der Bewerber mit den üblichen Prozessen der Telearbeit vertraut ist, denn Dinge, die Ihnen gewöhnlich erscheinen, können für jemanden, der nur in einem Büro gearbeitet hat, völlig neu sein. Das wirkt sich dann natürlich auf den gesamten Einarbeitungsprozess aus.

Weiss der neue Mitarbeiter auch viel über Ihr Unternehmen? Grösse, Abteilungen, Management und andere Details? Wenn dies der Fall ist, können Sie sich bei der Einarbeitung auf andere Bereiche konzentrieren, in denen er möglicherweise mehr Unterstützung benötigt.

Sie sollten sich erkundigen, ob er auch Ausrüstung benötigt, und zwar am besten schon vor dem ersten Arbeitstag, damit Sie alle logistischen Fragen klären können. Schliesslich sollten Sie, falls noch nicht geschehen, die persönlichen Daten des Mitarbeiters erfragen, um Informationen über die Gehaltsabrechnung zu erhalten und zu erfahren, wohin Sie bei Bedarf Dokumente schicken können.

Onboarding von Remote-Mitarbeitern in die Wege leiten

Sobald alle Mitarbeiter mit den wichtigsten Informationen versorgt sind, können Sie mit dem Onboarding-Prozess richtig beginnen. Das Onboarding beginnt eigentlich schon am Ende des Vorstellungsgesprächs und nicht erst am ersten Tag. Diese Vorstartphase muss so schnell wie möglich beginnen, nachdem jemand sein Angebot angenommen und seinen Vertrag unterzeichnet hat.

In der Vorstartphase empfehlen wir eine Willkommens-Onboarding-E-Mail, die für jedes neue Teammitglied personalisiert werden kann. Fügen Sie alle Formulare bei, die sie ausfüllen müssen, sowie ein Anforderungsformular für Geräte, die sie eventuell benötigen, wie z.B. einen Arbeitslaptop. Wenn Sie coole Werbegeschenke haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür!

Sobald alle Vereinbarungen unterzeichnet sind, vereinbaren Sie für den ersten Tag ein Treffen, um den Einführungsprozess auf die nächste Stufe zu heben. Bei diesem Treffen können Sie die Tools, Anmeldedaten und Logins übergeben, die Sie zuvor gesammelt haben, und den neuen Mitarbeitern die wichtigsten Informationen geben, die sie benötigen.

Vergessen Sie nicht, Ihr Team über den Neuzugang zu informieren und ihm eine Willkommens-E-Mail oder -Nachricht zukommen zu lassen, die ebenfalls in Ihren Onboarding-Prozess integriert werden sollte. Jeder freut sich, wenn er an seinem ersten Tag willkommen geheissen wird, auch wenn er noch etwas nervös ist.

Die ersten 90 Tage

In den entscheidenden ersten 90 Tagen einer Beschäftigung geht es darum, viel zu lernen und Kontakte zu knüpfen, um das Team besser kennen zu lernen. Vielleicht ist es am besten, wenn Sie dem neuen Mitarbeiter einen Buddy im Team zur Seite stellen, mit dem er sich besser zurechtfindet und mit dem Sie auch in den Feedback-Prozess einbezogen werden können.

Unser bester Tipp ist, alle 30 Tage eine Feedback-Sitzung mit dem Buddy, Ihnen und dem Teamleiter/Manager zu vereinbaren, um konstruktive Kritik und Kommentare zu äussern. Sie können besprechen, wo ein neuer Mitarbeiter besonders gut ist, wo er Hilfe braucht und was verbessert werden kann.

Erstellen Sie gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter einen Plan und überprüfen Sie diesen nach jedem Monat. Der Vorgesetzte sollte alle Fortschritte feiern und dem Führungsteam berichten, wie sich das neue Teammitglied entwickelt hat.

Nach den ersten drei Monaten oder etwa 90 Tagen sollte der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters die Führung bei allen Feedbackgesprächen und Beurteilungen übernehmen, die stattfinden. Eine Überprüfung des Qualifikationsniveaus und des Gehalts ist zu diesem Zeitpunkt am besten, wenn sich der neue Mitarbeiter besser eingelebt hat und Sie sich ein Bild von den Fähigkeiten machen können, die er zu bieten hat. Zu diesem Zeitpunkt ist der Einarbeitungsprozess abgeschlossen, und alle Beteiligten sollten sich besser aufeinander eingestellt haben.

Es gibt viel zu verlieren, wenn wir das Onboarding nicht gut machen

Das Wichtigste beim Onboarding von Fernmitarbeitern ist, dass alles gründlich vorbereitet und dokumentiert werden muss. Für einen neuen Mitarbeiter sollte es fast so einfach sein, an die benötigten Informationen heranzukommen, wenn er Fragen hat, wie wenn er in einem Büro wäre.

Wenn sie keinen Kollegen haben, den sie direkt fragen können, sollte es eine Informationsquelle geben, auf die sie sich beziehen können. Möglicherweise müssen wir den Mitarbeitern auch den Übergang zur Fernarbeit erleichtern, wenn sie noch nie ausserhalb des Büros gearbeitet haben.

Aber all diese Punkte sollten Ihnen bekannt sein, wenn Sie alle wichtigen Informationen gesammelt haben, wie wir es empfohlen haben. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihr nächstes Onboarding und hoffen, dass es zu einer langen und glücklichen Arbeitsbeziehung führt, die alle geniessen können!