Wie man schwierige Gespräche mit Remote Mitarbeitern führt

Als Manager eines virtuellen Teams werden immer wieder Dinge auftauchen, mit denen Sie sich von Zeit zu Zeit befassen müssen. Vielleicht sind Sie sogar ein Mitarbeiter, der ein Problem selbst zur Sprache bringen muss. Teamkonflikte, Projektblockaden oder sogar heikle Gespräche werden leider vorkommen, und die Tatsache, dass Sie remote arbeiten, macht diese Probleme nicht einfacher.

Sie sind schon schwierig genug, wenn man im Büro mehr visuelle Hinweise wahrnehmen kann, ganz zu schweigen davon, dass man sie in einem virtuellen Büro angehen muss. Auch wenn Sie bei der Fernarbeit anders vorgehen müssen, muss es nicht schwieriger sein, wenn Sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Sie müssen sich mehr darauf konzentrieren, effektiv mit Ihrem Team zu kommunizieren und die Lücken, die Sie auf andere Weise haben, zu schließen.  

Sie können diese schwierigen Gespräche auch nicht einfach online vermeiden. Es mag sogar einfach erscheinen, ein Problem aufzuschieben, wenn man nicht im selben Büro sitzt und es vermeiden kann. Tatsächlich aber führen 94 % der Manager regelmäßig Einzelgespräche, und 48,5 % von ihnen tun dies wöchentlich. Auch wenn nicht alle diese Gespräche dazu dienen, schwierige Situationen zu meistern, lassen sich die Fähigkeiten, die man im Umgang mit Menschen in geschlossenen Gesprächen lernt, auch auf normale Sitzungen und Anrufe übertragen.

Sie müssen sich also auf den Weg machen und den Stier bei den Hörnern packen! Wir haben einige der besten Tipps zusammengestellt, die Sie leicht in Ihre Arbeitsabläufe einbauen können, also legen wir gleich los.

Sich auf ein erfolgreiches Gespräch vorbereiten

Die Vorbereitung auf ein schwieriges Gespräch ist genauso wichtig wie das Gespräch selbst. Es gibt einiges zu bedenken, z. B. die Zeit, zu der Sie Ihr Treffen organisieren, und die Erstellung einer Tagesordnung, an die Sie sich halten müssen.

Ausgeruht zu sein ist ein Muss, ebenso wie die richtige Einstellung zu einem potenziell schwierigen Gespräch. Manche von uns sind von Natur aus keine Frühaufsteher, daher sollten Sie versuchen, einen Termin zu finden, an dem Sie sich wohl fühlen.

Vergessen Sie nicht, dass nicht nur Sie sich auf dieses Gespräch vorbereiten müssen. Auch die andere(n) Person(en) sollte(n) sich etwas Zeit nehmen. Es ist ganz einfach, eine E-Mail zu verschicken oder jemandem eine Nachricht in Slack zu schicken, um sicherzustellen, dass er rechtzeitig benachrichtigt wird. Überlegen Sie sich, ob Sie nicht einen guten schriftlichen Kontext für das, was Sie besprechen wollen, bereitstellen, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Lassen Sie Ihre Annahmen hinter sich

Es ist leicht, mit vielen Annahmen und Vorstellungen darüber, was die andere Partei sagen will, in ein Treffen zu gehen, und das gilt auch für Sie selbst. Vorbereitung ist natürlich wichtig, aber Sie sollten sich nicht nur auf das Gespräch vorbereiten, das Sie in Ihrem Kopf durchgespielt haben.

Achten Sie darauf, was tatsächlich gesagt und diskutiert wird, und nicht nur darauf, was Sie sagen wollen. Annahmen können gefährlich sein, da ein Gespräch nicht immer so verläuft, wie Sie es sich vorstellen.

Entwickeln Sie einen Sinn für Neugierde 

Damit ein Gespräch wirklich zu einem Gespräch wird, müssen die Teilnehmer in beide Richtungen interagieren. Deshalb ist es so wichtig, Fragen zu stellen, damit Sie beide mehr über die Gründe für die Meinung der anderen Person erfahren können.

Seien Sie neugierig und versuchen Sie, den Standpunkt Ihres Gesprächspartners aus seiner Sicht zu verstehen. Wenn jemand versucht, Ihren Standpunkt und Ihre Gefühle in Bezug auf ein schwieriges Thema zu verstehen, profitieren beide Seiten von dem Gespräch.

Denken Sie darüber nach, was unter der Oberfläche passiert

Ein Gespräch besteht nicht nur aus Worten... es geht viel mehr vor sich, als Sie denken. Über Wasser können Sie alle Worte, die jemand sagt, hören und verarbeiten. Unter Wasser gibt es jedoch eine Menge nonverbaler Signale und Zusammenhänge, die Sie versuchen sollten zu erkennen. Während wir alle unsere Argumente vorbringen, gibt es in Wirklichkeit wahrscheinlich Gefühle und Emotionen, die nicht ausgesprochen werden. 

Es ist schwierig, diese nonverbalen Hinweise in einer entfernten Umgebung zu erkennen. Daher ist es am besten, ein Videogespräch zu vereinbaren, damit es einfacher ist, den Ton und die Emotionen der Teilnehmer zu erkennen. Wenn Sie sich in einem konzentrierten Zustand befinden und keine Ablenkungen haben, können Sie sich wirklich konzentrieren. 

Stellen Sie Fragen, um tiefer zu gehen und einen echten Dialog zu führen

Nur wenn Sie Fragen stellen, werden Sie in der Lage sein, während Ihres Treffens ein sinnvolles Gespräch zu führen. Es kann etwas schwieriger sein, sich diese spontan auszudenken, daher sollten Sie sich im Vorfeld einige allgemeine Fragen überlegen, die Ihnen dabei helfen werden. Sie können einen echten Dialog in Gang setzen, indem Sie aufschlussreichere Fragen stellen, z. B:

"Können Sie mir helfen zu verstehen?"

"Können Sie ein Beispiel nennen?"

"Was war die Auswirkung?"

Diese Fragen sind in allen schwierigen Gesprächen nützlich, also sollten Sie versuchen, ein paar davon zusammen mit den spezifischen Fragen, die Sie vielleicht stellen müssen, zu stellen. Sich zu vergewissern, was man gehört hat, und es zu klären, wird ebenfalls dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden:

"Um sicherzugehen, dass ich Sie richtig verstehe..."

"Ich glaube, ich habe Sie sagen hören, dass..."

"Habe ich das richtig verstanden?"

Richten Sie Ihr Gespräch neu aus

Wie bei jeder Art von Treffen kann man leicht vom Thema abschweifen. Sie können eine Diskussion über eine Sache beginnen und am Ende über etwas ganz anderes sprechen. Manche Teilnehmer werden auch zurückhaltender, je länger das Gespräch dauert.

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Zeit zu ziehen, müssen Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren. Die Agenda, die Sie vorhin erstellt haben, ist jetzt von großem Nutzen. Überprüfen Sie sie, damit Sie merken, wenn Sie vom Thema abschweifen. Richten Sie das Gespräch mit Punkten wie diesen neu aus:

"Es scheint, als würden wir anfangen, über andere Dinge zu reden".

"Mir fällt auf, dass ... (z. B. Sie teilen weniger mit, wir haben aufgehört, uns gegenseitig Fragen zu stellen).

Fragen zu stellen)."

Verwenden Sie I & Impact Aussagen, um Ihre Sichtweise mitzuteilen

Manchmal fällt es uns allen schwer, unsere Meinung zu äußern, wenn wir wirklich in ein Gespräch vertieft sind. Aber die Gelegenheit zu nutzen, um auszudrücken, was Sie sagen wollen und wie Sie sich fühlen, ist entscheidend, um das Gespräch auf den richtigen Weg zu bringen.

Grundlegende Aussagen zu machen und sie so zu strukturieren, dass sie sich auf das beziehen, was Sie (oder ich in Ihrem Fall!) denken, wird Ihnen helfen, Ihre Sicht der Dinge leicht zum Ausdruck zu bringen. Denken Sie darüber nach, wie Sie es formulieren, um wirklich darzulegen, wie Sie und Ihr Gesprächspartner sich fühlen:

"Als Sie X sagten, hatte das auf mich die Wirkung Y. Ich nehme an, Sie haben das nicht so gemeint. Kannst du mir sagen, was du damit sagen wolltest?"

Nachdenken, bevor man redet

Ein Blick auf das, was wir behandelt haben, zeigt, dass Sie nicht mit leeren Händen in ein Gespräch gehen sollten. Nehmen Sie sich Zeit, um sich vorzubereiten, und versuchen Sie, sich aufzuschreiben, was Sie sagen wollen, und einige der von uns genannten Sätze aufzuschreiben, wenn Sie glauben, dass dies hilfreich ist.

Je öfter Sie solche Gespräche führen, desto einfacher wird es, wenn Sie diese Fähigkeiten ausbauen. Es handelt sich dabei um eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Fernwartungs-Toolkit haben. Jetzt, da immer mehr von uns auf die eine oder andere Weise mit Fernarbeit konfrontiert werden, ist es wichtig, dass wir darüber nachdenken, wie wir das Beste aus dieser Situation machen können.