7 Best Practices für das virtuelle Onboarding von Mitarbeitern

Ein effektiver und gründlicher Onboarding-Prozess ist immer wichtig. Dadurch erhalten neue Mitarbeiter/innen die Werkzeuge und den Zugang, den sie brauchen, um sofort loszulegen und ihre Arbeit zu erledigen. Ohne einen guten Onboarding-Prozess fühlt man sich schnell verloren, ist unproduktiv und kann sogar die Mitarbeiterfluktuation fördern.

Aber in einer Zeit, in der es mehr Fernarbeitskräfte denn je gibt, kann ein effektiver und gründlicher Einarbeitungsprozess sogar noch wichtiger sein! Schliesslich verpassen Heimarbeiter/innen die Chance, ihre neue Rolle und die Plattformen des Unternehmens persönlich kennenzulernen. Sie können nicht mit erfahrenen Mitarbeiter/innen zusammenarbeiten, zur technischen Abteilung gehen, um Computerprobleme zu lösen, oder sich mit Kolleg/innen in der gemeinsamen Büroküche austauschen.

Ein virtueller Onboarding-Prozess muss über das hinausgehen, was du vielleicht schon geplant hast, damit die Mitarbeiter/innen sich wohlfühlen und nicht untergehen. Hier sind sieben Best Practices für das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter.

1. Gib deinen Mitarbeitern vor ihrem ersten Tag die Technik und die Werkzeuge, die sie brauchen

Von einem Mitarbeiterhandbuch über eine Kontaktliste bis hin zu einem Computer - Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, brauchen die nötigen Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erledigen, bevor sie ihren ersten Tag antreten. Wenn du auf diese Hilfsmittel wartest, isolierst du den neuen Mitarbeiter und demotivierst ihn. Ausserdem funktioniert die Technik nicht immer. Wenn du einem Mitarbeiter seinen Computer, sein Tablet oder sein mobiles Gerät schon vor dem ersten Arbeitstag schickst, kann er oder sie Probleme einrichten und beheben, bevor sie auftreten.

2. Personalisiere eine "herzliche Begrüssung" in ihrem Onboarding-Material

Wenn ein neuer Mitarbeiter nicht persönlich begrüsst werden kann, ist es umso wichtiger, dass er sich von zu Hause aus willkommen fühlt. Und die persönliche Begrüssung muss nicht zeitaufwändig sein.

Einige Unternehmen haben ihr Onboarding-Material automatisiert, um eine stärkere Personalisierung für den neuen Mitarbeiter zu ermöglichen. Mit Plattformen wie Salesforce Marketing Cloud oder Pardot kann man problemlos zeitnah Schulungsmaterial bereitstellen, das das Engagement der Mitarbeiter im Aussendienst erhöht. Diese Plattformen sind für Fernangestellte von Vorteil, weil das Material von einem Computer aus abgerufen werden kann und mobil verfügbar ist.

3. Lege konkrete, kurzfristige Ziele fest

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Mitarbeiters ist, dass er seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten frühzeitig versteht. Im Büro kann dieses Verständnis durch die Beobachtung anderer Mitarbeiter/innen gewonnen werden, z.B. in Besprechungen oder durch Hospitationen bei Kollegen/innen, die denselben oder einen ähnlichen Job haben. Für virtuelle Mitarbeiter/innen sind diese persönlichen Interaktionen jedoch nicht möglich. Und hier ist es an der Zeit, kreativ zu werden.

Verfolge einen zielgerichteten Ansatz, indem du drei bis fünf wichtige Ziele für die ersten 90 Tage aller Mitarbeiter/innen festlegst. Ein paar dieser Ziele sollten lernbasiert sein, d.h. die Beherrschung interner Systeme und Arbeitsabläufe, und ein paar sollten sich um soziale Kontakte drehen, d.h. eine Mindestanzahl von Telefonaten oder Videokaffeegesprächen mit Kollegen, sagt sie. Und einige könnten leistungsabhängig sein: Neu eingestellte Mitarbeiter/innen könnten beauftragt werden, eine bestimmte Anzahl von Meetings zu leiten oder vorzubereiten oder an einigen wichtigen Präsentationen teilzunehmen.

Triff dich dann nach 90 Tagen mit ihnen, um zu sehen, wie sie bei diesen Aufgaben abgeschnitten haben. Dein Feedback wird ihnen helfen, sich zu verbessern und mit deinen Teams in Kontakt zu bleiben. Du kannst dir auch drei bis fünf weitere Ziele setzen, die du in den nächsten 90 Tagen erreichen willst.

Es ist wichtig, während des Einarbeitungsprozesses messbare Ziele zu setzen, denn so erhält der/die Mitarbeiter/in klare Richtlinien für die Erwartungen und kann seine/ihre Prioritäten setzen, auch wenn er/sie nicht im Büro ist.

4. Stelle dich wichtigen Kontakten über eine Videokonferenz vor

Arbeitnehmer/innen, die im Büro arbeiten, können ihre Kolleg/innen persönlich kennenlernen, sei es in einem formellen Rahmen - z. B. bei einer Besprechung - oder in einem informellen Rahmen, z. B. wenn sie einem/einer Teamkollegen/in auf dem Flur begegnen oder mit einem/einer Kollegen/in zum Mittagessen gehen. Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten, haben nicht immer die gleichen Möglichkeiten, ihre Kollegen zu treffen und Beziehungen zu ihnen aufzubauen - aber das ist nicht weniger wichtig.

Stelle sicher, dass eine formelle Vorstellung des Mitarbeiters per Videoanruf stattfindet. Daran sollten die Teammitglieder - wenn sie ein Team leiten - und ihre internen und externen Partner sowie die wichtigsten Kunden teilnehmen. Bitte den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters, den Anruf zu organisieren. Das hilft dabei, ein klares Verständnis für die Bedeutung dieses Teammitglieds und seine Aufgaben zu schaffen, und gibt anderen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, um sie besser kennenzulernen.

Setze ein virtuelles Teammeeting an und bitte alle, ihre Webcams zu benutzen, um den neuen Mitarbeiter virtuell kennenzulernen. Lade den virtuellen Mitarbeiter ein, eine Präsentation vorzubereiten und ein wenig über sich selbst zu erzählen - z. B. über Hobbys, Erfahrungen, Ausbildung usw. Auf diese Weise können selbst die introvertiertesten virtuellen Mitarbeiter/innen ihre Gedanken vorbereiten und sind nicht gezwungen, sich neuen Teammitgliedern mitzuteilen, zu denen sie noch keine Beziehung aufgebaut haben.

5. Unterstützt das Behalten von Wissen

Einer der schwierigsten Punkte beim Onboarding in einer virtuellen Umgebung ist, dass das Behalten digitalerInformationen ohne einen physischen oder sozialen Kontext eine besondere Herausforderung für das menschliche Gehirndarstellt. Bei diesen täglichen Gesprächen kannst du Fragen stellen wie: "Welche drei Dinge hast du heute gelernt? Hastdu heute neue Prozesse kennengelernt - und wenn ja, wie fandest du sie?" Auf diese Weise schaffst du eine Verbindung undeine gute Möglichkeit, neues Wissen in den Köpfen der neuen Mitarbeiter zu verankern, vor allem, wenn du ihnen einekonkrete Zahl nennst, die sie erreichen müssen.

Das Wichtigste ist, dass du deine neuen Mitarbeiter/innen im Voraus über diese Check-Ins informierst. Das Ziel ist es, sie auf diese Weise zu unterstützen - niemand mag in seiner ersten Arbeitswoche ein Quiz.

6. Nutze dein Team für soziale Unterstützung

Schon vor dem Aufkommen von Remote-Arbeit war es für viele eine Herausforderung, mit einer neuen Gruppe von Menschenzusammenzukommen. Und für viele ist es im Zeitalter von Zoom nur noch einschüchternder geworden.

Deshalb solltest du zusätzlich zu den einleitenden Videoanrufen mit Teamkollegen und Kunden drei bis fünf Kaffeegespräche für deine neuen Mitarbeiter in der ersten Woche einplanen. Du solltest mit den wichtigsten Teammitgliedern beginnen, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, und jeden von ihnen bitten, deinen neuen Mitarbeiter einem anderen Teammitglied vorzustellen. Solche Gespräche helfen, die neue Person auf organische, aber strategische Weise mit dem Team zu verbinden.

7. Gib dem Mitarbeiter eine Liste mit wichtigen Ansprechpartnern in der Personalabteilung, der IT-Abteilung und anderen Bereichen

Gib neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und die wichtigsten Mitarbeiter deines Unternehmens zu kontaktieren, indem du ihnen eine vollständige Liste mit Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Personalabteilung, der IT-Abteilung und anderer Teams zur Verfügung stellst - sowohl intern als auch extern. Das ist wichtig, denn so muss der/die Mitarbeiter/in die Informationen nicht erst suchen, wenn er/sie sie braucht, was Zeitspart.

Überlege dir, ob du die Informationen in einer übersichtlichen Excel-Tabelle zusammenstellst oder ein Wissensmanagement-Tool wie Slite verwendest, in dem die Beschäftigten nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern auch die Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter/innen finden können. Lass sie nicht im Unklaren darüber, wer was macht und an wen sie sich bei Fragen wenden sollen.