Warum Sie einen Head of Remote brauchen

Eine solide Remote-Einrichtung in einem Unternehmen kann sich oft wie ein schwieriger Traum anfühlen. Es ist nicht einfach etwas, das über Nacht erledigt werden kann. Die Umstellung erfordert von jedem Unternehmen eine Neudefinition der Arbeitsweise, die Einführung neuer Protokolle und Gewohnheiten sowie langfristige Maßnahmen.

Eine effektive Einrichtung der Fernarbeit erfordert Mühe, Know-how und Übung. Aber es ist eine Reise mit vielen Schritten und sogar Fallen, die es zu bewältigen gilt. Leider geht es nicht nur darum, das Büro online nachzubilden. Dennoch ist dies die Situation, in der sich viele Unternehmen bereits befinden. Um sich davon zu lösen und zu lernen, sich vollständig an die virtuelle und Online-Arbeit anzupassen, bedarf es eines geeigneten Weges und einer Anleitung.

Wir haben jedoch festgestellt, dass all dies in der Regel von einer Person oder Abteilung übernommen wird, die keine direkte Erfahrung mit dieser Umstellung hat. Sie müssen dann die Aufgabe übernehmen, die Fernarbeit innerhalb eines Unternehmens zu organisieren, oft ohne die nötige Erfahrung. In der Regel handelt es sich um einen Nebenjob für jemanden im Unternehmen. 

Langfristig hilft es nicht, diese Aufgaben der Personalabteilung oder den Managern aufzubürden, um einen effektiven Wandel zu erreichen. Das Ergebnis sind Richtlinien, die nur auf dem Papier existieren, und Teams, die völlig unausgeglichen arbeiten.

Für die Umsetzung und Durchführung einer effektiven Remote-Einrichtung braucht man jemanden, der sich ganz dem Thema widmen kann. Aus diesem Grund stellen immer mehr Unternehmen einen eigenen Head of Remote ein, um diese Aufgabe in Angriff zu nehmen. 

Was genau macht ein Head of Remote?

Ein Head of Remote erfüllt alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einrichtung von Remote-Arbeitsplätzen, die derzeit von einer anderen Abteilung des Unternehmens verwaltet werden. Protokolle und Standards in Bezug auf die Einstellung, das Management und die Prozesse können dann von jemandem erstellt werden, der das gesamte Remote-Bild im Auge hat. 

Quelle: lattice.com

Sie übernehmen im Wesentlichen entweder die Aufgaben, die bisher von Managern, der Personalabteilung oder der IT-Abteilung wahrgenommen wurden. Oder vielleicht auch von gar niemandem! Typischerweise sollte sich ein Head of Remote um Folgendes kümmern:

• Dokumentation
• Beratung, Umsetzung und Evaluierung neuer Instrumente und Strategien
• Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die besten Praktiken bei Fernzugriff
• Analyse der Gesamtauswirkungen jeder Fernänderung im gesamten Unternehmen
• Als Fernbotschafter und Vorbild fungieren
• Unterstützung der Mitarbeiter bei Problemen mit der Fernarbeit

Es geht auch nicht nur um die Prozesse. Es gibt auch rechtliche Anforderungen zu bedenken, ebenso wie einen neuen Aspekt der Unternehmenskultur. Dies ist ebenso wichtig wie die technische Seite, um sicherzustellen, dass das gesamte Team mit dem neuen Platz, den die Fernarbeit im Unternehmen einnimmt, zufrieden ist. 

Was sind die Anzeichen dafür, dass Sie einen Head of Remote brauchen?

Das Problem bei jeder neuen Funktion oder Position in einem Unternehmen ist die Frage, ob sie tatsächlich benötigt wird. Wenn Sie bisher ohne einen Head of Remote zurechtgekommen sind, warum sollten Sie dann plötzlich einen einstellen? Leider ist dies eine allzu häufige Falle. 

Das Potenzial für Remote-Arbeitsbedingungen ist wirklich groß, und ohne jemanden, der sich dieser Aufgabe widmet, holen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit nicht das Beste aus der Remote-Arbeit heraus. Es gibt eine Reihe von Anzeichen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie darüber nachdenken, jemanden einzustellen, der sich um all Ihre Remote-Bedürfnisse kümmert.

• You cannot maintain your distant culture. You may already have a cultural base to build on, or you may not have one at all. It's difficult to motivate and rally all your employees around something that has always been very controversial. Often, your leadership team is also the one most reluctant to convert.
• Remote-Mitarbeiter sind erschöpft und unmotiviert. Dies ist vielleicht schwieriger zu erkennen, wenn Sie nicht physisch bei Ihrem Team sind. Sie können aber wahrscheinlich einfach einen Blick auf Ihre eigene Situation werfen. Fernarbeit sollte Ihnen (theoretisch!) helfen, Ihre Zeit besser zu planen, und Ihnen die Möglichkeit geben, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren. Wenn das Gegenteil der Fall ist, brauchen Sie Hilfe!
• Es gibt keine Dokumentationsprotokolle für Fernarbeit. Das gilt sowohl für Ihre E-Mails und Besprechungen als auch für die Arbeit, die Sie erledigen. Wenn wir aus der Ferne arbeiten, müssen wir unsere Arbeit auf unterschiedliche Weise kommunizieren und dokumentieren. Idealerweise sollte dies alles in einer Richtlinie für Fernarbeit klar geregelt sein. Auch dies muss dokumentiert werden... was zeigt, wie wichtig der Prozess der Dokumentation ist!
• Die Mitarbeiter werden mikromanagt. Für Manager ist es schwierig, das Vertrauen aufzubauen, dass die Mitarbeiter auf dem Niveau arbeiten, das von ihnen erwartet wird. Teammitglieder müssen möglicherweise ständig ihren Status melden oder an regelmäßigen Besprechungen teilnehmen, die ihren Arbeitsfluss unterbrechen. Dies führt letztlich zu weniger produktiven und gestressten Remote-Mitarbeitern.
• Es gibt keine klare Strategie für die "Fernumstellung". Fernarbeit findet nicht einfach so statt. Es geht nicht einfach nur darum, von außerhalb des Büros zu arbeiten. Es geht um eine ganze Reihe von Prozessen, Fähigkeiten und sogar eine Kultur... die eine Strategie und eine Führungskraft zur Umsetzung benötigen. Wenn Sie eine solche Strategie nicht haben, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Sie über die Einstellung einer Führungskraft nachdenken sollten, die eine Fernarbeitsstrategie ausarbeiten kann.
• Die Transparenz der Arbeit hat abgenommen. Wenn die Mitarbeiter nicht an einem Ort zusammenarbeiten, kann es schwierig sein, genau zu sehen, wer was produziert und beigetragen hat. Das wiederum macht es schwierig, die Leistung jedes Einzelnen genau zu bewerten. Diese Schwierigkeit muss dann überwunden werden, ohne Mikromanagement zu betreiben, was eine echte Zwickmühle darstellt.
• Fernarbeit kann man nicht lernen und entwickeln. Es ist eine Fähigkeit, wie jede andere auch, die geübt und gepflegt werden muss. Der beste Lehrer ist jemand, der bereits damit vertraut ist, wie man von zu Hause aus arbeitet, aber das kann anderen erfahrenen Mitarbeitern wertvolle Zeit rauben. Ein Head of Remote kann die Belegschaft entweder selbst schulen oder Schulungsinstrumente und Plattformen wie unsere eigene Remote-how-Akademie vorschlagen.
• Sie haben niemanden, der Ihre externen Mitarbeiter vertritt. Wenn es bei der Arbeit Probleme gibt, ist es nicht ungewöhnlich, dass man sie strukturiert mit seinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung bespricht. Aber an wen wendet man sich, wenn es um Probleme bei der Fernarbeit geht? Wen auch immer Sie wählen, er wird am Ende zusätzliche Verantwortung tragen, für die er vielleicht keine Zeit hat. Fernarbeitnehmer brauchen jemanden, der sich ihre Probleme anhört und sie auf faire und strukturierte Weise vertritt.
• Ihr Toolstack ist unübersichtlich! Niemand prüft, ob die von Ihnen verwendeten Tools die besten Remote-Praktiken unterstützen. Wenn Ihr Unternehmen erst seit COVID-19 auf Fernzugriff umgestellt hat, ist es gut möglich, dass sich Ihr Toolstack überhaupt nicht verändert hat. Es muss ein ordentliches Audit stattfinden, aber wer sollte es durchführen?
• Sie unterstützen die Mitarbeiter nicht bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Dies ist eines der deutlichsten Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen die Telearbeit nicht ernst nimmt. Genau wie ein Arbeitslaptop, der heute Standard ist, werden Ihr Stuhl und Ihr Schreibtisch zu Hause genutzt, um Ihnen zu helfen, qualitativ hochwertige Arbeit für Ihren Job zu produzieren. Wir benutzen unseren privaten Laptop nicht für die Arbeit, warum sollten wir also unseren Küchentisch und unseren unbequemen Stuhl benutzen? Es wird jemand gebraucht, der die Nutzung von Geräten im Home Office einführt und ernst nimmt.

Was sollten Sie in einer Stellenanzeige für einen Head of Remote angeben?

Wenn Sie festgestellt haben, dass viele der oben genannten Punkte auf Sie zutreffen, dann ist es an der Zeit, über einen eigenen Head of Remote nachzudenken. Was Sie in die Stellenbeschreibung aufnehmen, muss Ihren aktuellen Bedarf und die Erfahrung Ihres Unternehmens mit Fernarbeit berücksichtigen. 

Quelle: himalayas.app

Die eingangs genannten Punkte bieten Ihnen einen guten Rahmen, um zu entscheiden, wofür genau Sie Hilfe benötigen. Es ist auch durchaus möglich, dass Sie bei fast allem Unterstützung brauchen. Wichtig ist, dass Sie sich überlegen, wie umfangreich Ihr Job ist und ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle oder sogar eine befristete Stelle handelt.

Hier ist nichts in Stein gemeißelt. Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht die gewünschten Bewerber bekommen, können Sie die Ausschreibung jederzeit überarbeiten. Die Beschreibung, die Sie in der Stellenanzeige angeben, kann im Laufe der Zeit erweitert und angepasst werden, wenn Sie mehr über Ihre Anforderungen wissen.

Je nach Ihren spezifischen Anforderungen sollten Sie einige der vertikalen Bereiche der Stelle untersuchen. Wenn Sie besonders mit dem Aufbau Ihrer Fernarbeitskultur zu kämpfen haben, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht gezielt einen Leiter für Fernarbeitskultur einstellen sollten. Manchmal ist es Ihre Personalabteilung, die die meiste Unterstützung braucht, so dass ein Head of Remote People Ops die perfekte Wahl für Sie ist.

Welche Unternehmen haben bereits einen Head of Remote? 

Während die Rolle des Head of Remote für die meisten Unternehmen relativ neu ist, gibt es einige große Namen, die bereits vor der COVID-19 mit dieser Rolle experimentiert haben. GitLab, das seit seiner Gründung im Jahr 2014 per Fernzugriff arbeitet, hat letztes Jahr seinen eigenen Head of Remote eingestellt. Darren Murph verfügt über 15 Jahre Erfahrung im Bereich der Remote-Arbeit und ist nun für die Remote-Richtlinien und -Praktiken von GitLab verantwortlich. In seinen eigenen Worten beschreibt Darren die Bedeutung des Wandels bei der Telearbeit:

 "Der Leiter der Fernarbeit ist die funktionsübergreifendste Funktion im Unternehmen und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen zur Umstrukturierung nicht in einem Vakuum getroffen werden. Er ist der Visionär, der den Wandel vorantreibt, die Eingliederung und Effizienz verbessert und den kulturellen Zusammenhalt fördert."

Darren hat einen wichtigen Grund erkannt, warum GitLab einen Head of Remote für seine 1200 Remote-Mitarbeiter braucht. Fernarbeit wirkt sich auf alle Bereiche eines Unternehmens aus, von der Einstellung bis hin zu den Budgets. Jede einzelne Veränderung in einem Team hat einen Schmetterlingseffekt auf alle anderen Abteilungen. Die einzige Möglichkeit, dies aus der Vogelperspektive zu sehen und im Auge zu behalten, besteht darin, dass jemand den gesamten Prozess steuert.

Quelle: affiliated.io

AngelList, eine Community für Startups, Investoren und Arbeitssuchende, hat letztes Jahr mit Andreas Klinger ebenfalls seinen ersten Head of Remote eingestellt. Während seiner Zeit in dieser Funktion hat Andreas das meiste von dem abgedeckt, was wir bereits besprochen haben, wenn es um Prozesse geht, 

"Er half bei der Einführung von Ritualen für Meetings, die für Anrufer nützlich sind, bei der Entwicklung von Praktiken, die über Zeitzonen hinweg funktionieren, usw.".

Wichtig ist, dass diese beiden Unternehmen etwas gemeinsam haben: einen bereits etablierten Fokus auf Remote-Arbeit. GitLab hat bereits eine vollständig ferngesteuerte Belegschaft, und AngelList betreibt seine eigene Jobbörse für Fernarbeit. Es ist ein gutes Zeichen, dass diejenigen, die sich am besten mit flexiblen Arbeitsbedingungen auskennen, bereits einen Head of Remote im Unternehmen haben. Für alle, die jetzt aufholen müssen, ist das ein gutes Beispiel, dem man folgen kann.

Auch Facebook hat vor kurzem eine eigene Direktorin für Fernarbeit, Annie Dean, eingestellt. Im August dieses Jahres gab das Unternehmen bekannt, dass es seinen Mitarbeitern bis August 2021 die Möglichkeit geben wird, aus der Ferne zu arbeiten. Facebook sieht in der Fernarbeit auch eine dauerhafte Option für die Zukunft. Annie Dean hat mit ihrem früheren Unternehmen Werk bereits große Erfahrung in der Förderung der Arbeitsflexibilität für Frauen gesammelt, was sie zu einer erstklassigen Wahl für die Leitung dieses digitalen Wandels macht.

Während Facebook vor der COVID-19 noch keinen offensichtlichen Fokus auf Remote-Arbeit hatte, haben sie nun erkannt, dass ein Head of Remote definitiv notwendig ist, wenn das Thema ernst genommen werden soll. Das ist der Weg, den die meisten Unternehmen bereits eingeschlagen haben, so dass die Einstellung dieser neuen Funktion nur eine Frage der Zeit ist, wenn der Bedarf größer wird.

Es ist nur eine Frage der Zeit

Ob Sie einen Leiter für Fernarbeit brauchen oder nicht, hängt davon ab, wie ernst Ihr Unternehmen die Fernarbeit nimmt. Nicht jedes Unternehmen plant, nach der Pandemie flexible Arbeitsbedingungen beizubehalten. Aber diese sind in der Minderheit, nachdem jeder die Vorteile der Arbeit außerhalb des Büros kennengelernt hat.
Die Zukunft der Arbeit wird unweigerlich in der Telearbeit liegen. Es ist also der perfekte Zeitpunkt, um diese unerwartete Veränderung zu nutzen und das Eisen zu schmieden, solange es noch heiß ist. Wir alle lernen in kurzer Zeit eine Menge. Wir alle haben die einmalige Chance, einen guten Start in die Telearbeit in unseren Unternehmen zu haben.

An einem bestimmten Punkt auf dieser Reise ist jedoch externe Unterstützung erforderlich, um eine solide Einrichtung der Fernarbeit in den Griff zu bekommen. Je mehr sich die Anzeichen verdichten, dass Sie wahrscheinlich einen Head of Remote benötigen, desto größer wird der Bedarf. Man braucht sich nur den jüngsten Hype um diese Rolle anzusehen, um zu wissen, dass sie viel gefragter geworden ist. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, prüfen Sie Ihre Situation bei der Fernarbeit und schaffen Sie Ihre eigene, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittene Rolle des Head of Remote.