Einfache Wege zum Aufbau eines effektiven Remote-Teams

Es gibt kein Patentrezept für den Aufbau eines effektiven Remote-Teams, das für alle funktioniert. Sie müssen einige Ihrer eigenen Prozesse testen und herausfinden, was für Ihr Team am besten funktioniert. Die folgenden sieben Überlegungen sind jedoch ein guter Anfang:

1. Einstellung und Onboarding überdenken

Die Fähigkeiten, nach denen Sie bei Remote-Mitarbeitern suchen, sollten sich auf ihre Fähigkeit konzentrieren, unabhängig und ohne Motivationshilfen zu arbeiten. Die schriftliche Kommunikation ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, da erfolgreiche Remote-Teams die asynchrone Kommunikation nutzen und daher fast die gesamte Kommunikation schriftlich erfolgt. Bestimmen Sie auch die anderen Faktoren, die für Ihr Team am wichtigsten sind, und stellen Sie entsprechend ein.

Quelle: sanpool.ch

Die Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne stellt eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, Kultur und Problemlösung effektiv zu imitieren.  Erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für das Onboarding, um neue Mitarbeiter effektiv einzuarbeiten. Diese Checkliste sollte Ziele für Dinge enthalten, die vor dem Eintritt des neuen Mitarbeiters, am ersten Tag, in der ersten Woche und bis zum Abschluss des Onboardings zu erledigen sind. Auf diese Weise haben Sie und Ihre neuen Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon, was sie erwarten können.

2. Wenden Sie nicht die gleichen Regeln an wie im Büro

In einer Remote-Umgebung gelten nicht immer die gleichen Regeln wie in einem Büro. Der Einzelne sollte die Flexibilität haben, dann zu arbeiten, wenn er am produktivsten ist, und strenge Regeln für die Arbeitszeiten unterstützen diese Flexibilität nicht.

Bei der Formulierung der Unternehmensregeln sollten Sie bedenken, dass sich die Anforderungen bei der Fernarbeit, z. B. hinsichtlich der Arbeitszeiten und des Arbeitsplatzes, von denen in einem Büro unterscheiden. Wenn Sie ein verteiltes Team haben, arbeiten die Mitarbeiter möglicherweise in verschiedenen Zeitzonen. Legen Sie Regeln fest, die eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern ermöglichen, damit die Zeitzonenunterschiede nicht zu einem Hindernis werden.

3. Erstellen Sie ein Unternehmenshandbuch oder ein Team-Wiki

Machen Sie sich Notizen aus dem Handbuch von Gitlab. Das Handbuch hat über 10.000 Seiten und enthält Antworten auf alle Fragen, die Mitarbeiter haben könnten. Die Mitarbeiter werden außerdem ermutigt, Antworten auf neue Fragen hinzuzufügen, sobald sie darauf stoßen.

Quelle: atlassian.com

Ihr Teamhandbuch kann nur 2 oder 3 Seiten lang sein, aber stellen Sie sicher, dass es für alle leicht zugänglich ist. Es sollte ein Wiki sein, das alle Bereiche der Fernarbeit in Ihrem Unternehmen behandelt. Kommunikationsrichtlinien, Arbeitsbereichseinstellungen und Unternehmenskultur sollten in das Wiki aufgenommen werden. Wenn Ihr Team z. B. Slack für die gesamte Kommunikation nutzen und nur im Notfall telefonieren soll, sollte dies in Ihrem Unternehmenshandbuch dokumentiert werden. Die Zusammenfassung all dieser Details in einer Kommunikationscharta wird sich für Ihr Team als äußerst hilfreich erweisen.

4. Geben Sie Ihrem Team die besten Remote-Tools

Die Tools, die Sie im Büro verwenden, sind nicht dafür gemacht, die Zusammenarbeit zwischen entfernten Mitgliedern zu erleichtern. Die Anforderungen an die Remote-Zusammenarbeit sind im Vergleich dazu ganz anders. Wenn Sie beispielsweise Ihren Teamkollegen etwas präsentieren, ist es eine Herausforderung, die Effizienz aufrechtzuerhalten, da sie nicht direkt vor Ihnen sitzen und Sie sich nicht bewegen können. 

Glücklicherweise nehmen immer mehr Unternehmen Änderungen an ihren Tools vor, um sie für die Fernarbeit besser geeignet zu machen. Finden Sie die besten Tools für Ihre Zwecke und nutzen Sie sie. Eine Google-Suche sollte Ihnen einen guten Überblick über die besten Tools für verschiedene Zwecke der Remote-Zusammenarbeit verschaffen, und dieser Forbes-Artikel hebt die Arten von Remote-First-Tools hervor, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Was die physischen Tools betrifft, so können Sie zwar von überall aus arbeiten, doch müssen Sie die grundlegenden Anforderungen genau beachten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt über einen guten Computer, eine Internetverbindung und andere Grundvoraussetzungen wie einen Schreibtisch verfügen. Sorgen Sie nach Möglichkeit auf Unternehmensebene für diese Annehmlichkeiten.

5. Bauen Sie Ihr Team auf Vertrauen auf

Der Einsatz von Überwachungsinstrumenten zur Kontrolle Ihrer Mitarbeiter könnte die schlechteste Entscheidung sein, die Sie treffen. Erfolgreiche Remote-Teams bauen auf Vertrauen auf, und die Mitarbeiter sollten sich um den Erfolg des Unternehmens kümmern. Das zeigen Unternehmen wie Doist und Basecamp, die seit langem remote arbeiten und ihre Mitarbeiter nicht überwachen.

Quelle: fistfuloftalent.com

Der Einsatz von Überwachungssoftware ist nicht nur unmoralisch, sondern stellt auch einen Bruch der Privatsphäre und des Vertrauens dar. Sie kann Menschen dazu verleiten, das System zu missbrauchen. Beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nach dem Zeitaufwand, sondern ausschließlich nach der Leistung, die sie erbringen können. Dies wird sie motivieren, ihr Bestes zu geben, und es ihnen ermöglichen, das Beste aus der Fernarbeit zu machen.

Um die Leistung des Teams effektiv zu steuern, sollten Sie die Mitglieder für die Ergebnisse verantwortlich machen und ihre Leistung anhand des Outputs beurteilen. Legen Sie einen Rahmen fest, wie Sie vorgehen wollen, und ermutigen Sie sie, auf dieser Grundlage gut zu arbeiten.

6. Sorgen Sie für soziale Ereignisse

In kleinen Unternehmen werden Teamveranstaltungen oft vernachlässigt. Da die Arbeit Vorrang hat, bleibt kaum Zeit für geselliges Beisammensein. Denken Sie daran, dass die Mitglieder in einem abgelegenen Unternehmen nicht immer organisch miteinander kommunizieren, wenn sie nicht arbeiten. Dies kann zu einem Mangel an Kameradschaft unter Ihren Teammitgliedern führen. Es ist eine gute Idee, sich ein Ziel zu setzen, wie viele strukturierte gesellschaftliche Veranstaltungen Sie im Monat durchführen möchten.

Unstrukturierte gesellschaftliche Veranstaltungen sind ebenso wichtig, da sie Ihrem Team helfen, eine natürliche Bindung zu entwickeln. Ein Beispiel dafür ist eine Veranstaltung, bei der jeder fünf Minuten lang über alles Mögliche reden kann - sei es etwas Gutes oder Schlechtes, das in der Woche passiert ist, oder etwas, das ihm sehr wichtig ist, z. B. sein Haustier oder ein Hobby. Sie können auch bestimmten Personen in Ihrem Team die Verantwortung für die Planung dieser beziehungsfördernden Aktivitäten übertragen.

7. Mentales Wohlbefinden muss oberste Priorität haben

Einer der größten Nachteile der Telearbeit ist die damit einhergehende Isolation. Wenn Sie nicht von Anfang an etwas dagegen unternehmen, kann sich diese Isolation aufstauen und schwerwiegende Folgen für Ihre Gesundheit haben.

Es liegt nicht nur in der Verantwortung des Einzelnen, sich um sein eigenes psychisches Wohlbefinden zu kümmern, sondern Sie als Führungskraft müssen ihm Kanäle bieten, um aktiv darüber zu sprechen und nach Lösungen zu suchen.

Quelle: successatschool.org

Hier sind einige konkrete Hinweise, die Sie befolgen und umsetzen können:

Erkennen Sie das Problem an: Psychische Probleme bei der Fernarbeit sind real, und der erste Schritt zu einer Lösung besteht darin, offen anzuerkennen, dass es sich um ein Problem handelt.
Schaffen Sie eine offene Kultur: Es ist leicht, anzunehmen, dass alles in Ordnung ist, wenn man seine Teamkollegen nicht sieht oder trifft. Deshalb ist es wichtig, dass Sie für ein Umfeld sorgen, in dem jeder frei reden kann. 
Unterstützen Sie Ihre Teammitglieder: Es ist nicht leicht, über seine Probleme mit Depressionen oder Stress zu sprechen. Aber wenn man das getan hat, ist es wichtig, dass die Teamkollegen einen unterstützen.
Machen Sie es zu einem Teil Ihrer Kultur: Ihre Kultur muss praktische Schritte zur Förderung des psychischen Wohlbefindens widerspiegeln. Etablierte Remote-Unternehmen wie Doist bieten zum Beispiel Coworking-Perks und Krankheitstage für psychische Gesundheit.

Wir hoffen, dass diese Hinweise Ihnen dabei helfen, ein starkes Remote-Team und eine entsprechende Kultur aufzubauen. Denken Sie jedoch daran, dass der Aufbau eines Remote-Teams oder -Unternehmens ein einzigartiger Prozess ist, der viele Versuche und Fehler beinhaltet.