Wie man eine Richtlinie für das Arbeiten aus der Ferne erstellt
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Befolgen Sie diese fünf einfachen Schritte, um eine Richtlinie für Fernarbeit zu erstellen, die Ihr Unternehmen schützt und eine produktive, effiziente Arbeitsumgebung für alle schafft. Wie sieht die Politik der Fernarbeit in Ihrem Unternehmen aus? Gibt es in Ihrem Unternehmen überhaupt eine gesonderte Richtlinie für Fernarbeit? Mit der Zunahme der Fernarbeit ändern die Unternehmen ihre Erwartungen, Arbeitszeiten, bevorzugten Kommunikationsmethoden und vieles mehr. Aber sie müssen diese Richtlinien auch für Mitarbeiter festlegen, die in einem anderen Land oder einer anderen Zeitzone arbeiten. Wie Sie in diesem Leitfaden erfahren werden, ist eine separate Richtlinie für Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber von Vorteil.
Warum jedes Unternehmen eine Richtlinie für Remotearbeit braucht
Ähnlich wie bei einer internen Richtlinie für das Büro sorgt eine separate Richtlinie für Fernarbeitskräfte dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und die Erwartungen des Unternehmens verstehen. Es schafft einen Standard der Fairness, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Büro oder aus der Ferne arbeiten. Und sie umreißt die besten Praktiken Ihres Unternehmens für die Fernarbeit und die Richtlinien für alle neu eingestellten Mitarbeiter. Damit wird ein professionelles Arbeitsumfeld geschaffen, auch wenn Ihre Mitarbeiter nur aus der Ferne arbeiten. Es schafft auch einen straffen und effizienten Prozess - jeder kennt die Regeln, weiß, was er zu tun und zu lassen hat und wann seine Arbeit fällig ist. Lassen Sie uns über diese Themen sprechen, wenn Sie erfahren, wie Sie eine Richtlinie für die Remotearbeit in Ihrem Unternehmen erstellen können.
5 Schritte zur Erstellung einer Fernarbeitsrichtlinie
Befolgen Sie diesen einfachen Prozess, und schon heute Nachmittag haben Sie den ersten Entwurf Ihrer Fernarbeitsrichtlinie:
Schritt 1: Entscheiden Sie, wer aus der Ferne arbeiten kann
Remote-Treffen - Quelle: flexjobs.com
Ist Ihr Unternehmen zu 100 % remote (auch bekannt als "remote-first")? Oder sind Sie fernbedienungsfreundlich? Bieten Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, ab und zu aus der Ferne zu arbeiten? Und wenn ja, haben alle Mitarbeiter Anspruch auf diese Vergünstigung? Die Antworten auf diese Fragen müssen in Ihren Richtlinien für die Fernarbeit festgeschrieben werden, um alle Grauzonen zu beseitigen und eine Bevorzugung oder ungerechte Behandlung zu verhindern.
Überlegen Sie also, was die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen tun, um festzustellen, ob es sinnvoll ist, Fernarbeit anzubieten. Können sie ihre Aufgaben aus der Ferne ohne Probleme erledigen? Kann das Team effektiv zusammenarbeiten, wenn es nicht im Haus ist? Vielleicht finden Sie, dass eine Mischung aus beidem - Fern- und interne Mitarbeiter - am besten funktioniert.
Überlegen Sie also, wie Ihre Organisation aufgebaut ist, und bestimmen Sie, welche Mitarbeiter für Fernarbeit in Frage kommen. Identifizieren Sie diese Mitarbeiter oder Situationen eindeutig, um mit Ihrer Fernarbeitsrichtlinie zu beginnen.
Schritt 2: Besprechen Sie Fragen des Datenschutzes und der zur Verfügung gestellten Ausrüstung
Datenschutz und Sicherheitskontrolle sind viel einfacher, wenn die Mitarbeiter intern und auf Ihrem sicheren Server arbeiten. Sobald sie aus der Ferne arbeiten, müssen sie beweisen, dass sie alle Ihre bewährten Verfahren in der gefährlichen Welt des freien WiFi und der offenen Netzwerke befolgen. Wenn ein Teammitglied vertrauliche Informationen und Passwörter über ein öffentliches oder gemeinsam genutztes WiFi weitergibt, kann dies die Sicherheit Ihres gesamten Unternehmens gefährden. Sie könnten Sie auch dem Risiko einer größeren Datenpanne aussetzen.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie in Ihren Richtlinien für die Remotearbeit Regeln für den Datenschutz und die Sicherheit von Informationen festlegen. Legen Sie also Ihre Unternehmensrichtlinien für den WiFi-Zugang, die Weitergabe von wichtigen Dokumenten und Passwörtern im Internet sowie Ihre bevorzugten Sicherheitstools fest, damit die Mitarbeiter genau wissen, was sie zu tun haben. Ein weiterer Punkt, den Sie in Ihre Richtlinie aufnehmen sollten, betrifft die Ausrüstung, die Mitarbeiter im Außendienst benötigen.
Stellt Ihr Unternehmen den Computer, die Netzwerkeinrichtung oder den Schreibtisch zur Verfügung? Und wenn ja, können die Mitarbeiter den Computer außerhalb der Geschäftszeiten für private Zwecke nutzen? Die Antworten auf diese Fragen müssen auch in Ihren Richtlinien für Fernarbeit enthalten sein. Wenn Sie nicht vorhaben, einen Computer oder einen sicheren Internetzugang zur Verfügung zu stellen, aber beides von Ihren Teammitgliedern erwarten, muss dies ebenfalls in Ihren Richtlinien für die Remotearbeit festgehalten werden, damit es keine Verwirrung gibt.
Schritt 3: Legen Sie den Ton für die Kommunikation fest
Quelle: impulse-beratung.com
Kommunikationsprobleme entstehen, wenn Sie nicht frühzeitig Erwartungen festlegen.
Beantworten Sie diese Fragen, um den Ton für die Fernkommunikation in Ihrem Unternehmen anzugeben:
- Welche Kommunikationsmittel werden Sie verwenden? Wie unterscheiden sich diese, wenn es sich um ein kurzes Check-in oder ein virtuelles Treffen handelt?
- Wie sieht es mit Projektmanagement-Tools aus? Gibt es einen zentralen Ort, an dem jeder einchecken und jederzeit sehen kann, was vor sich geht?
- Wie oft soll sich jemand melden? Gibt es wöchentliche Besprechungen? Müssen sich die Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeitszeiten wie an Feiertagen und Wochenenden melden?
- Wie schnell muss jemand innerhalb der normalen Geschäftszeiten antworten? Was sind überhaupt "normale" Geschäftszeiten?
Vergessen Sie nicht: Die Arbeitszeiten ändern sich mit den unterschiedlichen Zeitzonen, wenn Sie es mit Mitarbeitern im Ausland zu tun haben. Erwarten Sie also von Ihrem Team, dass es in der Zeitzone Ihres Unternehmens verfügbar ist? Oder können sie flexibel sein, solange sie einen Teil Ihres Tages überschneiden? Legen Sie diese Punkte in Ihren Richtlinien für die Fernarbeit fest, und Ihr Team wird weniger Kommunikationsprobleme haben, da jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wenn es darum geht, in Kontakt zu bleiben.
Schritt 4: Diskussion der Leistungsmetriken
Leistungsmerkmale (Key Performance Indicators) - Quelle: netnode.ch
Als Nächstes sollten Sie die Erwartungen in Bezug auf die Leistung festlegen. Haben Sie eine Zielvorgabe für die Anzahl der Kundendienstanfragen, die Ihr Team pro Stunde bearbeiten sollte? Oder vielleicht braucht Ihre Marketingabteilung eine bestimmte Anzahl von Artikeln oder Social Posts pro Woche. Durch die Festlegung dieser Leistungskennzahlen erhalten die externen Mitarbeiter ein Ziel, das sie erreichen müssen, um sich zu orientieren und auf Kurs zu bleiben. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, sie zur Verantwortung zu ziehen. Denken Sie hier also an den Output. Was würden Sie von einem internen Mitarbeiter erwarten? Passen Sie diesen Wert bei Bedarf an und berücksichtigen Sie dabei auch die Probleme, mit denen Teammitglieder aus der Ferne konfrontiert sind, und gehen Sie von dort aus.
Schritt 5: Beachten Sie die Einhaltung von Rechtsvorschriften
Schließlich, aber genauso wichtig wie der Rest, müssen Sie überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen und Ihre externen Teammitglieder rechtlich schützen. Denn nur weil Ihre Mitarbeiter nicht im Unternehmen beschäftigt sind, bedeutet das nicht, dass sie nicht den gleichen rechtlichen Schutz genießen. Wie wollen Sie bei stundenweise beschäftigten Fernarbeitern deren Arbeitszeiten erfassen? Was passiert, wenn sie mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten? Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre externen Mitarbeiter potenzielle Überstunden anhäufen, sollten Sie mit ihnen einen Zeitplan festlegen, wie Sie es auch mit internen Teammitgliedern tun würden.
Legen Sie dieses Verfahren dann in Ihrer Richtlinie für Fernarbeit fest.
Ein weiterer Punkt, der zu berücksichtigen ist, ist die Vertraulichkeit, insbesondere das Kundengeheimnis. Dies gehört zum Schutz der Daten Ihres Unternehmens, ist aber auch aus rechtlichen Gründen wichtig. Es ist ratsam, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu erstellen und in die Richtlinien für die Fernarbeit aufzunehmen. Sie sollten auch klarstellen, dass ein Fernarbeitnehmer nicht allein aufgrund seines Fernarbeitsstatus gekündigt werden kann. Dies sind nur einige der Punkte, die Sie in Ihre Police aufnehmen können. Wenn Sie genauere Informationen benötigen, sollten Sie sich an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens wenden, um Einzelheiten zu klären.
Jetzt sind Sie bereit, Ihre Richtlinie für Remotearbeit zu erstellen
Eine strenge Richtlinie für die Fernarbeit stellt sicher, dass die Erwartungen Ihres Unternehmens klar sind und dass alle Mitarbeiter, ob intern oder virtuell, den gleichen Standards unterliegen. Außerdem schützt er Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen, falls diese in Zukunft auftreten sollten. Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen, haben Sie eine abgerundete Fernarbeitsrichtlinie - und eine effiziente, produktive und faire Fernarbeitsumgebung.
