HR-Tipps für Mitarbeiter, die von einem anderen Land aus arbeiten

Als Arbeitgeber haben Sie die (kluge) Entscheidung getroffen, Ihren Mitarbeitern Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort zu bieten. Immerhin geben Remote-Mitarbeiter an, 32 % zufriedener mit ihrer Karriere zu sein - und wenn sie zufrieden sind, sind sie auch produktiver. Außerdem tragen sie zur Mitarbeiterbindung bei.

Was aber, wenn Ihre Mitarbeiter im Rahmen Ihrer flexiblen Arbeitsrichtlinien wirklich aus der Ferne arbeiten möchten? Das heißt, aus einem anderen Land.

Das ist möglich, aber es gibt einige wichtige Überlegungen für die Personal- und Lohnbuchhaltung, die Sie beachten und einplanen müssen, denn für digitale Nomaden gelten die üblichen Regeln möglicherweise nicht.

Wenn Sie sich beispielsweise in den Vereinigten Staaten befinden, ist Ihr Unternehmen auf Bundes- und Landesebene innerhalb festgelegter Gerichtsbarkeiten tätig, so dass Sie leicht feststellen können, an welche Stellen Sie Steuern zahlen müssen. Ähnliche Strukturen werden auch in anderen Ländern verwendet. Was aber, wenn sich Ihr Unternehmen in einem Land befindet und Ihre Mitarbeiter in einem anderen? Wo und wie Steuern zu zahlen sind, kann, nun ja, steuerlich problematisch werden.

Gehen wir auf drei Bereiche ein, auf die Sie besonders achten sollten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, von einem anderen Land aus zu arbeiten. Sie müssen aber sicherstellen, dass Remote Work das richtige für Ihr Unternehmen ist. Als Schweizerisches, Deutsches oder Österreichisches Unternehmen hilft Ihnen dieser Beitrag weiter.

1. Visabestimmungen

Wenn Arbeitnehmer in ein anderes Land einreisen, müssen sie in der Regel ein Arbeitsvisum beantragen, das von ihrem Arbeitgeber gesponsert wird. Dieses System wurde jedoch für Arbeitnehmer konzipiert, die in ein Land einwandern, um dort Arbeit zu finden.

Das Zeitalter der digitalen Nomaden ist eine andere Geschichte. 

In den meisten Fällen arbeiten diese Arbeitnehmer für ein Unternehmen mit Sitz in ihrem Heimatland und genießen dabei die Freiheit zu reisen. Obwohl die Arbeit eine Tätigkeit ist, die sie ausüben werden, dient ihr Aufenthalt in dem Land der Erholung - und ist daher in der Regel an ein Touristenvisum gebunden.

Es gibt einige Länder, die es Arbeitnehmern gestatten, mit einem Touristenvisum im Land zu bleiben und gleichzeitig für einen ausländischen Arbeitgeber zu arbeiten. Antigua und Barbuda in der Karibik zum Beispiel haben sogar ein spezielles Programm für digitale Nomaden geschaffen, das sich an diese Art von Arbeitnehmern mit einer besonderen Visumsbezeichnung wendet. Dies ist jedoch nicht überall auf der Welt üblich. Wenn Ihre Mitarbeiter also mehrere Länder besuchen möchten, ist es ratsam, sich über die Visabestimmungen in jedem Land zu informieren, das sie besuchen möchten, um sicherzustellen, dass eine Förderung nicht Teil der Vereinbarung ist.

2. Steuern

Wenn ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit in einem anderen Land aufnimmt, unterliegt es dem Niederlassungsrecht. Das bedeutet, dass sie in diesem Land körperschaftsteuerpflichtig sind. Wegen des Risikos der dauerhaften Niederlassung sind viele Personalabteilungen vorsichtig, wenn es darum geht, Mitarbeiter in anderen Ländern arbeiten zu lassen.

Wenn sich die Tätigkeiten eines Mitarbeiters jedoch strikt auf die Geschäftstätigkeit im Heimatmarkt beschränken, ist die Gefahr gering, dass ein Unternehmen aufgrund der Reisetätigkeit eines einzelnen Mitarbeiters in einem anderen Land körperschaftsteuerpflichtig wird, unabhängig davon, ob er aus der Ferne oder im Büro arbeitet.

Bestimmte Aktivitäten von Mitarbeitern könnten jedoch ein Risiko für das Unternehmen darstellen, wie z. B.:

• Ausführung von Arbeiten für inländische Tochtergesellschaften oder lokale Arbeitgeber
• Beschäftigung, Anwerbung oder Beauftragung von Arbeitskräften aus der lokalen Erwerbsbevölkerung
• Erbringung von Dienstleistungen oder Verkauf von Waren auf dem lokalen Markt

Zum Beispiel, wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der im Vertrieb tätig ist und ermutigt wird, mit den Einheimischen Kontakte zu knüpfen. Oder wenn ein Kreativdirektor, der es gewohnt ist, mit Freiberuflern zusammenzuarbeiten, um Hilfe von lokalen Talenten bittet.

Eine Lösung besteht darin, diesem Trend zuvorzukommen und eine Digital Nomad Policy für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Darin sollte festgelegt werden, welche Arbeitstätigkeiten grenzüberschreitend zulässig sind - und welche nicht. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, sich mit den Angestellten über Dinge wie diese zu verständigen:

• Reiserouten
• Beschränkungen für die Aufenthaltsdauer in einem Land
• Reiseziele, die aufgrund ihrer komplexen oder riskanten Steuervorschriften verboten sind

Und wie sieht es mit der Gehaltsabrechnung von Fernarbeitern aus? Arbeitnehmer, die ins Ausland reisen, unterliegen nach wie vor den Steuern ihres Heimatbüros. Das heißt, es sei denn, ein Unternehmen hat bereits Niederlassungen in dem Land, in das sie reisen wollen, und kann einen Vertrag und ein Arbeitsvisum vor Ort anbieten. Und es ist die Aufgabe des Arbeitgebers, diese Steuern durch Lohnabzüge einzubehalten.

3. Einstufung des Arbeitnehmers

In Anbetracht der komplexen Steuersituation könnten sowohl Arbeitgeber als auch Fernarbeitnehmer versucht sein, den digitalen Nomaden in einen unabhängigen Auftragnehmer umzuwandeln. Aber das ist nicht immer eine gute Option.

Zum einen möchten oder müssen die Mitarbeiter vielleicht ihre Sozialleistungen behalten (um die nächste Wurzelbehandlung zu bezahlen oder für den Ruhestand zu sparen). Außerdem möchten viele Arbeitgeber vielleicht Vollzeitbeschäftigte behalten, um ihre Kultur und Stabilität zu erhalten.

Der vielleicht wichtigste Grund für eine sorgfältige Überlegung, ob Sie Ihre reisenden Mitarbeiter in Auftragnehmer umwandeln sollten, ist jedoch das Risiko einer falschen Einstufung als Arbeitnehmer, vor allem, wenn sie in Ländern arbeiten, in denen Sie sich mit dem Arbeitsrecht nicht auskennen.

Es gibt einige allgemeine Aktivitäten, die Sie im Auge behalten sollten und die Ihnen helfen können, einzuschätzen, ob Ihr Angestellter, der in einen Auftragnehmer umgewandelt wird, Sie dem Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften aussetzt, z. B:

• Bezahlung nach geleisteter Arbeitszeit und nicht pro Projekt
• Verwendung von Werkzeugen oder Ressourcen des Unternehmens zur Ausführung eines Auftrags
• Erbringung von Dienstleistungen nur für Ihr Unternehmen und für einen längeren Zeitraum
• Die tägliche Arbeit wird von jemandem aus Ihrem Unternehmen geleitet.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen, stehen die Chancen gut, dass die örtliche Behörde Ihren Arbeitnehmer als Arbeitnehmer und nicht als Auftragnehmer ansieht. Spätestens hier wird Ihnen klar, dass es einen Head of Remote braucht.

Das Fazit zu Mitarbeitern, die aus einem anderen Land arbeiten

Viele Unternehmen müssen noch viel lernen, wenn es darum geht, Mitarbeiter von einem anderen Land aus arbeiten zu lassen. Aber die Praxis wird sich durchsetzen, also ist es an der Zeit, die Auswirkungen auf die Personalabteilung zu verstehen. Das Arbeiten von überall aus wird immer mehr zur Selbstverständlichkeit werden, da immer mehr Mitarbeiter danach fragen und immer mehr Unternehmen den Wettbewerbsvorteil erkennen, den flexible Arbeitsmethoden bieten.

Es gibt viele Situationen, in denen Mitarbeiter mit einem Touristenvisum frei reisen können, während sie von zu Hause aus arbeiten - solange der Mitarbeiter nicht mit der lokalen Belegschaft interagiert (lassen Sie uns das noch einmal betonen).

Global tätige Unternehmen, die in dem Land, in das sie reisen, tätig sind, sollten jedoch die örtlichen Gesetze je nach den individuellen Umständen konsultieren. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die beabsichtigen, länger als ein herkömmliches 90-Tage-Touristenvisum im Land zu bleiben.

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