Das Remote-Onboarding erfolgreich gestalten

Die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Team ist immer eine besondere Herausforderung und wurde durch die Pandemie noch weiter erschwert, da die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. In diesem Beitrag werden einige Schritte beschrieben, die unternommen werden können, um das Remote-Onboarding neuer Teammitglieder zu einem Erfolg zu machen.

Als die Pandemie im Jahr 2020 begann, gingen viele Mitarbeiter ins Home Office. Dies veränderte unsere Arbeitsgewohnheiten und viele andere Dinge, und einige Unternehmen veröffentlichten Leitlinien für die Telearbeit, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Hier geht es nur um die Fernarbeit, aber was passiert, wenn man während der Pandemie das Unternehmen wechselt?

Einem neuen Unternehmen beizutreten und sich einzuarbeiten, kann schon in normalen Zeiten ziemlich schwierig sein. Wenn man eine neue Stelle antritt, muss man sich neue Fähigkeiten aneignen und neue Beziehungen innerhalb des Unternehmens knüpfen. Wenn man von zu Hause aus arbeitet, werden diese Probleme durch virtuelle Barrieren noch verstärkt. Es ist nicht möglich, auf jemanden zuzugehen und eine Frage zu stellen oder sich Leuten vorzustellen, die man zufällig in verschiedenen Situationen trifft.

Viele Unternehmen waren mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Teams von zu Hause aus zu erweitern. In diesem Artikel versuchen wir zu beschreiben, wie diese Herausforderung gemeistert werden kann, um sicherzustellen, dass die neuen Teammitglieder schnell an Bord kommen und sich in dieser neuen Umgebung willkommen fühlen.

Ansprechpartner für das Onboarding

Weisen Sie jedem neuen Teammitglied einen Onboarding-Buddy zu. Der Onboarding-Buddy ist die Anlaufstelle für das neue Teammitglied bei Fragen oder Problemen, bei denen Unterstützung benötigt wird, z. B. beim Einrichten des Notebooks. Da es einigen Personen unangenehm sein könnte, unbekannte Personen um Hilfe zu bitten, insbesondere aus der Ferne, wurden tägliche 1:1-Sitzungen eingerichtet, um den aktuellen Stand des Onboardings zu besprechen, offene Fragen zu beantworten oder regelmässiges Feedback zu geben. Im Laufe der Zeit wird die Häufigkeit der 1:1-Sitzungen abnehmen, da sich die Mitarbeiter an die Arbeit im Team gewöhnen.

Rückmeldungen

Regelmässige Rückmeldungen sind der Schlüssel zum Erfolg während des Onboardings. Es soll diese kontinuierliche Feedbackschleife schaffen, um die neuen Teammitglieder darüber zu informieren, wie ihr Beitrag gesehen wird, sie an die Feedbackkultur des Unternehmens zu gewöhnen und auch zu reflektieren, wie das Onboarding funktioniert und ob es optimiert werden muss. Um sicherzustellen, dass Sie das Feedback nicht vergessen, sollten Sie monatliche Feedbackgespräche zwischen dem Team und jedem neuen Teammitglied einrichten. Dies kann auf drei verschiedene Arten geschehen:

• Eine offene Runde, in der jeder sein Feedback frei äussert.
• Das Feedback wird in kurzen 1:1-Sitzungen zwischen jedem Teammitglied gegeben.
• Das Team sammelt das Feedback und präsentiert dann dem neuen Teammitglied eine zusammengefasste Ansicht.

Insgesamt ist es schwer zu sagen, welches Format das beste ist. Am Anfang könnte es einschüchternd sein, in einer offenen Runde Feedback vom ganzen Team zu bekommen, aber später, wenn das Team sich besser kennt, ist es in Ordnung. Es hängt von der Situation und den Leuten ab, also lass deinem Team die Wahl. Da diese Feedback-Runden auch für die neuen Mitglieder gedacht sind, um dem Team Feedback zu geben, solltest du einige Fragen vorbereiten, um das Feedback zu sammeln.

• Was denkst du über das Onboarding bisher?
• Gibt es Informationen, die du vermisst hast oder die du gerne früher erhalten hättest?
• Ist dein Arbeitspensum für dich überschaubar? Sind die Aufgaben zu leicht/zu schwer?
• Würdest du gerne mehr/weniger Unterstützung erhalten?
• Gibt es etwas, an dem du gerne mehr arbeiten würdest?
• Wie wohl würdest du dich fühlen, wenn alle anderen Teammitglieder krank werden und du allein an den Aufgaben und Supportanfragen arbeitest?

Die letzte Frage ist wahrscheinlich die wichtigste. Sie fordert die neuen Teammitglieder auf, sich selbst zu reflektieren und zu überprüfen, wie sicher sie sich ihrer Fähigkeiten bereits sind. Dies ist ein wichtiger Indikator für das Team, um sich vielleicht auf bestimmte Bereiche zu konzentrieren, die bisher beim Onboarding vernachlässigt wurden. Auf diese Weise haben wir herausgefunden, dass wir den Bereitschafts- und Störungsprozess in unserem Team besser einführen müssen, da wir dies völlig versäumt haben.

Technisches Onboarding

Zum Onboarding gehört natürlich auch das technische Onboarding, z.B. eine Einführung in die Scrum-Zeremonien. Es ist wichtig, die neuen Teammitglieder am Anfang nicht zu überfordern. Viele, wenn nicht sogar die meisten Informationen können bei Bedarf später weitergegeben werden. Es ist besser, sich am Anfang auf die Grundlagen zu konzentrieren und ihnen Zeit zu geben, diese zu verinnerlichen. Aber irgendwann müssen sich die neuen Teammitglieder die Hände schmutzig machen und an echten Aufgaben arbeiten. Um ihnen den Einstieg zu erleichtern, setzen wir am Anfang auf Pair Programming oder sogar Mob Programming. Die Idee dahinter ist, dass Aufgaben mit mindestens zwei Personen erledigt werden müssen, es sei denn, andere Umstände verhindern das. Pair Programming ist sogar noch wichtiger als sonst, wenn du aus der Ferne arbeitest. Nicht nur, weil es einen einfachen Wissensaustausch "on the job" ermöglicht, sondern auch, weil sich die Teilnehmer/innen so besser kennenlernen können. Pair Programming wird mit einfachen Tools durchgeführt. Die Person, die programmiert, kann die IDE ihrer Wahl verwenden und der Bildschirm kann über den Anruf geteilt werden, damit die anderen Teilnehmer die Programmierung beobachten können. Natürlich gibt es weitere Tools und IDE-Plugins, die das Ganze noch besser machen, aber es kann auch ohne sie gut funktionieren.

Beziehungen

Der letzte Teil des Onboardings bezieht sich auf die Beziehungen innerhalb des Teams. Teams sind nicht nur Roboter, die zur Arbeit kommen, sondern Menschen mit Emotionen, Zielen und manchmal auch Problemen. Vertrauen ist also eine wichtige Voraussetzung für effiziente Remote-Teams. Es erlaubt dir, deine Meinung frei zu äussern, du kannst Fehler machen und das Ansprechen von Konflikten führt zu konstruktiven Diskussionen. Und als Remote-Team verpasst du viele Gelegenheiten, deine neuen Teamkollegen kennenzulernen, denn es gibt keine gemeinsamen Mittagessen, keine kurzen Diskussionen an der Kaffeemaschine und keine Runden Tischtennis in den Pausen. Das kann sich schnell so anfühlen, als würdest du mit deinen Problemen allein gelassen werden. Führe deshalb eine wiederkehrende Pausensitzung ein, deren einziger Zweck es ist, Bindungen innerhalb deines Tetams zu schaffen.

Jede Woche kannst du dir neue Ideen für die Sitzung einfallen lassen. Manchmal könnt ihr euch gegenseitig persönliche Gegenstände aus eurem Zuhause präsentieren, ein anderes Mal könnt ihr eine Powerpoint-Karaoke machen oder einfach ein Spiel wie Tabu spielen. Einige dieser Übungen können Ziele haben, wie z.B. die Verbesserung deiner Präsentationsfähigkeiten, aber am Ende geht es immer um die Menschen und darum, sie kennenzulernen. Was treibt deine Teammitglieder an? Welche Art von Humor haben sie? Was hält sie im Moment nachts wach? Sich zu öffnen hilft wirklich, diese Bindung zu schaffen und das Vertrauen untereinander zu stärken. Wenn ihr ein gemischtes Team seid, können solche Übungen natürlich auch im Büro durchgeführt werden, um die Bindung zwischen den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten, und sind nicht nur wertvoll, wenn ihr aus der Ferne arbeitet.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich dieser Artikel auf ein paar einfache Punkte reduzieren. Nimm dir Zeit für ein ordentliches Onboarding und sei transparent gegenüber Kunden und Interessenten, was mögliche Verzögerungen bei Supportanfragen oder Roadmaps angeht. Erinnere dich ständig daran, dass du Feedback gibst, um Orientierung zu geben und unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Und vergiss nicht die persönlichen Beziehungen, die aufgebaut werden müssen, denn so könnt ihr euch gegenseitig vertrauen und euch auch sicher fühlen, wenn ihr Fehler macht. Diese Regeln zu befolgen ist sehr zeitintensiv, aber es zahlt sich langfristig aus. Natürlich gibt es keine Einheitslösung für das Onboarding und verschiedene Teams können unterschiedliche Bedürfnisse haben.