Registrar Technician chez Sotheby's

ROLE

Sotheby’s recherche un(e) Technicien (ne) Registrar pour rejoindre son équipe au sein d’une maison de vente aux enchères internationale de tout premier plan. Il s'agit d'une opportunité rare et stimulante pour un(e) professionnel(le) souhaitant prendre en charge l’ensemble des aspects liés aux ventes et aux expositions, en étroite collaboration avec nos départements d’art et sites internationaux.

Ce poste consiste à réceptionner, mettre en inventaire, manipuler, installer, stocker, emballer, transférer et remettre aux clients ou transporteurs tous les lots confiés à Sotheby’s avec un excellent service et une traçabilité optimale sur 2 sites en fonction des besoins variables de l’entreprise : à Paris ou à l’entrepôt, à Gennevilliers.

Les lots confiés à Sotheby’s sont d’une grandes variété et qualité : Bijoux, montres, sacs à mains, Sneakers, tableaux anciens, modernes ou contemporains, mobiliers Design ou classique, sculptures, Arts africain et d’Asie, …

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Assurer une traçabilité optimale des objets confiés à Sotheby’s

• Maîtrise des outils de gestion d'inventaire : Savoir utiliser des logiciels spécialisés pour le suivi et la gestion des stocks, tels que SAP.
• Connaissance des procédures d'inventaire : comprendre les méthodes d'inventaire périodique et permanent, ainsi que les techniques d'étiquetage des objets.
• Etiqueter avec le système de traçabilité code barre chaque objet. Enregistrer les mouvements avec le système informatique SAP (scan guns) ;
• Prise de mesures à entrer dans le système informatique SAP ; établir des constats d’état selon les normes fixées par Sotheby’s ;
• Signaler les dommages au Risk manager ;
• Mettre à jour le système informatique avec la localisation des œuvres. Les œuvres doivent toujours être correctement localisées ;
• Assurer la sécurité des biens et les manipulations dans de bonnes conditions ;
• Assister le représentant du département dans sa vérification des documents administratifs remis par les transporteurs/clients.

Préparation des lots au point de remise des lots à Paris ou à l’entrepôt à Gennevilliers :

• Accueil des clients et transporteurs, prise en charge de leurs demandes en liaison avec le reste de l’équipe logistique et Post Sale Services (PSS) et éventuellement les départements ;
• Prévenir les départements et services concernés (Registrars et entrepôt) de la livraison - de lots (transporteurs) ;
• Responsable de la bonne tenue des lieux d’accueil et de remise des œuvres : veiller que la présentation des lieux soit toujours au standing attendu par Sotheby’s ;
• Réception des œuvres accompagnées de leur bon de dépôt et dans le respect des procédures en place ;

Gestion quotidienne des entrées et sorties des objets à Paris ou à Gennevilliers selon le planning :

• Demande des Bons de Relâche au service service administratif Post sale service et à faire signer au moment de la remise de lots ;
• Demander la lettre de voiture (transporteurs), vérification de la signature des documents ;
• Classer les sorties pour faciliter le suivi des autres registrars et leur sortie de l’inventaire ;
• Rapports journaliers des mouvements d’œuvres ;
• Préparation et la localisation des lots que les transporteurs viendront chercher les jours suivants ;
• Assister clients et transporteurs pour déballages et emballages des œuvres (transporteurs) ;
• Réception et pointage des lots lors des transferts d’exposition.

Mouvement des œuvres – Art Handling et autres tâches :

• Mise en place des lots dans les salles d’expositions, salle de vente, boardrooms ;
• Gestion des demandes pour handcarry et des demandes d’expertises ;
• gestion des demandes de photo : liste à mettre à jour, descente et rangement des objets en conséquence ;
• gestion des demandes de présentations pour ventes privées ou RDV clients.
• Décadrer / réencadrer des œuvres pour shooting photo, cataloguing et expertise
• Pouvoir alterner les positions avec les autres membres du service des œuvres afin d’effectuer les back-ups au moment des pauses et vacances d’autres membres du service : connaître les opérations à effectuer au poste de registrar ou de technicien occupant d’autres fonctions. Y compris sur d’autres sites en région parisienne.
• Participer aux opérations d’inventaire bi-annuelle et de rangement des entrepôts ainsi qu’à la diminution du stock dormant ;
• Reporter les incidents/dommages concernant les œuvres à l’équipe risk management et les documenter ;
• Aide au déplacement et manipulation d’objets volumineux.

Dans toutes les tâches listées ci-dessus : Respecter des consignes d’hygiène, sécurité et règles de manipulation des objets d’art. 

INDICATEURS DE PERFORMANCE

• Respect du taux de précision de l’inventaire à 99%.
• Respect des délais de mise en inventaire (72 heures après livraison).
• Respect des délais de préparation des objets et documents pour la remise de lots.
• Force de proposition pour l’amélioration du service et des process.
• Qualité du service pour les clients internes et externes.

COMPETENCES REQUISES

• Anglais lu, parlé et écrit.
• Capacité à manipuler, installer, emballer et stocker des objets fragiles ou de grande valeur en respectant les normes de conservation.
• Gestion du temps et des priorités : être capable de planifier et d'organiser les tâches d'inventaire en fonction des calendriers des ventes et des arrivées de nouveaux objets.
• Précision et attention aux détails : assurer une saisie exacte des informations relatives aux objets, dimensions et état de conservation.
• Suivi des mouvements de stock : tenir à jour les entrées et sorties d'articles, et signaler toute anomalie ou écart.

• Communication efficace : collaborer avec les spécialistes, les transporteurs et le Service Operations pour assurer une gestion fluide de l'inventaire.
• Discrétion et confidentialité : gérer des informations sensibles concernant les articles et les clients avec le plus grand professionnalisme.
• Adaptabilité : être capable de s'ajuster aux changements de priorités, aux imprévus et aux exigences spécifiques d’une maison de vente internationale telle que Sotheby’s.

• Capacités relationnelle, savoir-faire pour l'accueil de clients haut de gamme
• Très bonne présentation respectant le dress code de Sotheby’s ;
• Respecter les procédures en place et proposer des améliorations.
• Maîtrise des normes de sécurité applicables à la manipulation, au stockage et au transport d'objets de valeur.