Chargé.e Administration des Ventes chez Engel & Völkers

Engel & Völkers représente une société immobilière internationale prospère et une culture d'entreprise caractérisée par l'esprit d'équipe et l'excellence du service. Nous encourageons les talents, soutenons les personnes qui changent de carrière et formons continuellement nos collaborateurs. Notre façon de travailler est basée sur une culture de communication agile et un engagement pour le développement individuel. Notre siège social à Paris est le lieu où la famille Engel & Völkers se réunit. Vous nous trouverez également dans nos agences à Cannes, Saint-Jean Cap Ferrat, Lyon, Nice, Saint Tropez et Bordeaux !Notre siège, située à Paris 8ème arrondissement, est à la recherche d'un(e) Chargé.e Administration des Ventes passionné(e) pour accompagner notre développement. Vous êtes dynamique, organisé(e) et avez le sens du contact ? Alors ce poste est fait pour vous !

Vos missions

Tenir les dossiers par affaire à jour au fil de l’eau en s’assurant que les documents nécessaires sont bien transmis au service, en coordination avec l’assistante juridique et administrative et les agents commerciaux, pour les différentes activités (Transaction, location, etc)

Communiquer avec les agents commerciaux/ team Assistants et Team leaders pour le suivi des fonds, le calcul des commissions, et leur règlement

Mettre à jour les tableaux partagés de suivi de ces opérations (suivi des ventes, Tbox etc) et effectuer le classement des documents de façon numérique.

Suivre régulièrement les transactions à venir dans le fichier Offre acceptée et préparer les bons de commande (eDeals docs, enregistrement de la commande dans SAP et validation en facture d’honoraires)

Assurer la jour à jour des fiches partenaires dans SAP (grilles de commission, informations générales Siret/ adresse/ IBAN etc)

Rapprocher les informations dans les tableaux de suivi avec celles comptabilisées

Scanner les factures de commission agents/ référents/ tiers divers dans Esker et s’assurer de leur bonne comptabilisation

Lors de chaque clôture, réviser les provisions pour commission et procéder aux reprises (provisions commissions agents/ team leaders et referrals)

Identifier régulièrement les honoraires non réglés,

Préparer les courriers de relance,

Saisir les factures dans Esker, 

Préparer les règlements hebdomadaires,

Procéder au lettrage en comptabilité

Répondre aux demandes des fournisseurs au besoin (situations etc)

Votre Profil

Une personne ayant un parcours de Clerc de Notaire serait grandement apprécié

Maîtrise des fonctions Excel basiques, dont les fonctions plus avancées de type Recherche V et TCD, est clairement un plus

Aisance avec les systèmes d’information 

Respect des deadlines

Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois

Bon niveau de communication

Organisé

Sens du détail

Bon relationnel

Esprit d’équipe et sens du service

Assertivité

Sens de la confidentialité

Sens de l’écoute

Sait qu’il n’y a pas de “petite” tâche

Conditions du poste

Poste basé à Paris

CDI - 39h

Ticket restaurant à hauteur de 10€ par jour travaillé, pris en charge à 60% par l'employeur

Démarrage : Janvier 2026

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