Agente ou agent d'administration aux revenus chez HEC Montréal

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables, de la tenue des systèmes comptables et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent, l’agente d’administration (revenus) effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la comptabilisation des revenus de HEC Montréal. Cette personne prépare les demandes de remboursement des étudiants, analyse les transactions traitées par la Zone Info et participe aux activités de son secteur : entrée de données, perception des droits de scolarité, émission des reçus d’impôts, etc.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

•         Saisit et met à jour les données de la fiche financière des étudiants (facturations, paiements, pénalités, mauvaises créances, remboursements, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées, à l’aide du système de gestion intégré.

•         Vérifie hebdomadairement le solde des caisses de la Zone Info :

     o   Reçoit quotidiennement la totalité des reçus de paiement par carte bancaire par courrier interne;

     o   Concilie les soldes de caisses avec les rapports journaliers de Global Payments;

     o   Procède à la fermeture des tiroirs-caisses;

     o   Communique toutes anomalies à la Zone Info pour corrections.

•         Saisit les données relatives à l’encaissement des paiements des étudiants effectués à la Zone Info reçus par chèques ou par virements bancaires.

•         Répond aux demandes de renseignements relevant de son champ d’activité et provenant de la Zone Info via la plate-forme Salesforce:

     o   Effectue l’analyse du dossier financier étudiant afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées;

     o   Confirme aux étudiants les informations relatives à leur dossier dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

     o   Traite les demandes de remboursement des étudiants;

     o   Répond aux demandes étudiantes relatives aux reçus d’impôt pour l’année courante et les années antérieures;

     o   Assure le service à la clientèle avec la communauté étudiante pour toutes questions relevant du service de la comptabilité.

•         Émet hebdomadairement les remboursements aux étudiants ou aux participants de l’École des dirigeants:

     o   Vérifie les transactions de remboursement des frais de scolarité effectuées par la Zone Info, s’assure d’obtenir les pièces justificatives nécessaires et au besoin, apporte les corrections appropriées;

     o   Procède à l’émission des chèques de remboursement et en assure l’envoi postal;

     o   Traite les demandes de remboursement des étudiants internationaux sur la plate-forme CIBC;

     o   Prépare les demandes de remboursement par dépôt direct ou virement international via le module de demande de paiement électronique et s’assure d’obtenir toutes les pièces justificatives requises.

•         Traite les demandes de remboursement relatives aux services dispensés par l’Université de Montréal aux étudiants, dans le respect des procédures et des règles établies.

•         Effectue le suivi des chèques de paiement sans provisions retournés par les institutions bancaires, des chèques de remboursement retournés ou non encaissés après six mois, etc.

•         Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, assure, lorsque requis, les opérations relatives à:

     o   La préparation des dépôts pour les banques. À cet effet, effectue les entrées de journal relatives aux lots de dépôts à l’aide du système de gestion intégré, produit et vérifie les rapports appropriés;

     o   L’encaissement des chèques postdatés aux dates requises;

     o   La mise à jour des dossiers étudiants en fonction des échanges avec l’agence de recouvrement.

•         S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.

•         Documente et met à jour les politiques, les procédures, et les méthodes de travail de sa section.

•         Procède à des tests de validation sur les calculs des droits de scolarité pour les factures, tous les trimestres, afin de s’assurer de l’exactitude des données.

•         Effectue les tests requis pour l'émission des reçus d'impôt, provincial et fédéral.

•         Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégrée relative à son champ d’activité (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués dans le système PeopleSoft.

•         Participe activement à la mise en place de nouvelles solutions permettant d’automatiser les activités de son secteur.

•         Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

•         Diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et gestion ou dans toute autre discipline jugée pertinente et minimum de deux années d’expérience de travail pertinente

•         Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

•         Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

•         Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

•         Habiletés dans les relations interpersonnelles

•         Aptitudes à travailler en équipe

•         Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées 
• Accès à un service de télémédecine