Einfache Kommunikationsrichtlinien für Remote-Teams

Bei RemoteScout sprechen wir viel über Dokumentation, einzige Quellen der Wahrheit und die Wichtigkeit, Dinge für das ganze Team zugänglich zu halten. Die Kommunikation für Remote-Teams ist Teil der Unternehmenskultur.

Wenn wir über Kommunikation sprechen, sagen wir meistens, dass Remote-Teams zu viel kommunizieren müssen. Menschen neigen dazu, Dinge zu tun, ohne sie aufzuschreiben. Wenn man also das richtige Mass an Kommunikation "Überkommunikation" nennt, hilft das, die Erwartungen anzupassen. Allerdings kannst du auch zu weit in die andere Richtung gehen, wenn du dich nicht in Selbsterkenntnis übst.

Egal, ob dein Team nur aus ein paar Leuten besteht oder aus ein paar Hundert, behalte diese Richtlinien für die Fernkommunikation im Hinterkopf:

Es ist möglich, zu viel zu kommunizieren, wenn man aus der Ferne arbeitet.

Manager/innen müssen lernen, ihre Remote-Mitarbeiter/innen nicht im kleinsten Detail zu überwachen. Gleichzeitig müssen sich die Fernarbeitskräfte in ihrer Rolle sicher genug fühlen, um die Zeit ihrer Vorgesetzten nicht übermässig in Anspruch zu nehmen.

Schränke die Nutzung von Kommunikationstools wie Slack oder Teams ein, um zu vermeiden, dass du dich von anderen abhängig machst. Das Versenden von Nachrichten ist eine gute Möglichkeit, um schnelle Antworten zu erhalten oder eine Auszeit mit Kollegen zu geniessen, aber wenn du ständig auf eine Antwort von jemandem wartest, um etwas zu tun, solltest du einen Schritt zurücktreten und überlegen, warum du dich so fühlst. Übernimm mehr Eigenverantwortung, damit du etwas tun, es dokumentieren und mit anderen teilen kannst, wenn du fertig bist.

Lass dich nicht von Benachrichtigungen ausbrennen

Die "schnelle Sekunde" einer Person kostet die andere viel mehr als nur eine Sekunde ihres Tages. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass Menschen zwischen 10 und 30 Minuten brauchen, um sich vollständig von einer Ablenkung zu erholen. Wenn dein Tag voller Ablenkungen ist, kannst du nichts erledigen.

Schalte Benachrichtigungen in E-Mails, Slack, deinem Telefon und anderen Kommunikationsmitteln aus, wenn du dich auf deine Arbeit konzentrieren willst. Dringende Nachrichten oder Anrufe können dich immer noch erreichen, damit du nichts Wichtiges verpasst. Wenn du die Zeit, die du mit offenen Kommunikationstools verbringst, kontrollierst, kannst du mehr Arbeit erledigen, ohne das Gefühl zu haben, durch die ständige Erreichbarkeit auszubrennen.

Wenn du etwas nicht dokumentierst, sorge dafür, dass es jemand anderes tut.

Wenn du Besprechungen abhältst, was du nur tun solltest, wenn es nötig ist, solltest du gleich zu Beginn die Person bestimmen, die für die Dokumentation des Inhalts verantwortlich ist. Manchmal bedeutet das, dass du vollständige Notizen machen musst. Manchmal reicht es aber auch aus, das Video aufzuzeichnen, falls jemand später etwas nachholen möchte.

Scheue dich nicht, andere zurechtzuweisen (natürlich freundlich), wenn sie sich von den Best Practices der Dokumentation entfernen. Erinnere die Leute daran, wo sie Antworten auf ihre Fragen in den Single Sources of Truth (SSOTs) des Unternehmens finden können. Wenn Unterhaltungen in einer E-Mail-Kette oder einem Slack-Thread zu langatmig werden, erkenne die Notwendigkeit einer dokumentierten Antwort und finde heraus, wer sie wo dokumentieren sollte.

Halte dich an die Organisations- und Benennungskonventionen

Wenn Teams wachsen und sich die Anforderungen ändern, solltest du deine SSOTs im Auge behalten, um sicherzustellen, dass sich die Dokumentation mit dem Design weiterentwickelt. Eine willkürliche Dokumentation kann genauso gut gar keine Dokumentation sein, denn wer keine Antworten findet, stellt lieber Fragen, anstatt zu suchen. Standardisiere die Speicherung und Benennung von Informationen, damit dein Team nicht nur weiss, wo sich die Dinge derzeit befinden, sondern auch, wo zukünftige Inhalte gespeichert werden sollen.

Sei geduldig mit deinen Mitarbeitern, wenn sie sich mit deiner Dokumentationsstrategie vertraut machen. Du weisst vielleicht, wo sich alles befindet, aber für einen neuen Mitarbeiter, der mit deinen Tools nicht vertraut ist, kann etwas, das du für einfach hältst, wie ein Labyrinth aussehen.

Der Versuch, nicht zu viel oder zu wenig zu kommunizieren, kann sich für Remote-Teams anfangs wie ein heikles Gleichgewicht anfühlen. Mit guten Dokumentationspraktiken und einer Kultur der Zusammenarbeit sollten sich die Mitarbeiter jedoch informiert und befähigt fühlen, ihre Arbeit gut zu machen.