Adjoint(e) de direction in Montreal, Quebec, Canada presso Arup

Un avenir porteur de sens

Chez Arup, notre dévouement passe par le développement durable et la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens. Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur.

Nous mettons de l’avant des solutions pour résoudre les problèmes les plus complexes au monde et réalisons ce qui semble insurmontable, avec curiosité et créativité. Notre organisation florissante et en pleine croissance vous offre de nombreuses possibilités de façonner un monde meilleur… ainsi que votre avenir.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction hautement organisé(e), proactif(ve) et expérimenté(e) pour soutenir une équipe de leaders dans notre bureau de Montréal. Ce rôle dépasse les fonctions administratives traditionnelles — il s’agit d’une opportunité stratégique de collaborer avec la haute direction, de contribuer au succès de l’entreprise et d’évoluer au sein d’une firme axée sur les personnes et porteuse de sens.

Pour réussir dans ce poste, il faut être un(e) professionnel(le) calme, adaptable, capable de naviguer aisément dans l’organisation, de gérer des priorités concurrentes avec précision et de communiquer efficacement à tous les niveaux. Vous interagirez régulièrement avec des membres de la haute direction, en faisant preuve de professionnalisme, de discrétion et de jugement sûr. La flexibilité dans l’adaptation des processus tout en maintenant un travail de haute qualité est essentielle.

Nous recherchons une personne non seulement compétente, mais véritablement passionnée par le soutien exécutif — quelqu’un qui considère ce rôle comme une carrière à long terme et significative. Si vous êtes fier(ère) de permettre aux leaders de donner le meilleur d’eux-mêmes, que vous vous épanouissez dans un environnement dynamique et que vous portez attention aux moindres détails, nous voulons vous connaître.

Vous aurez un impact dans ce rôle en :

·       Gérant des calendriers complexes et dynamiques à travers plusieurs fuseaux horaires, en priorisant les demandes concurrentes et en anticipant les conflits d’horaire

·       Agissant comme liaison entre les départements, en traduisant les orientations de la direction en actions coordonnées

·       Suivant de près les priorités de la direction et en gérant proactivement les listes de tâches — en signalant les éléments urgents, en anticipant les besoins et en assurant un suivi rigoureux

·       Préparant les leaders pour les réunions clés à l’aide de documents d’information, d’ordres du jour, de recherches et de présentations, avec un suivi clair

·       Rédigeant, révisant et mettant en forme des rapports, présentations et correspondances professionnels, conformément aux lignes directrices de la marque Arup

·       Coordonnant des voyages complexes, tant au Canada qu’à l’international (vols, hébergement, transport terrestre, visas, itinéraires détaillés), en veillant à ce que chaque élément s’aligne parfaitement avec l’agenda du leader

·       Gérant les processus de filtrage de sécurité pour notre personnel via le Service en ligne de sécurité industrielle (OLISS)

·       Appuyant la coordination de la conformité avec l’Office québécois de la langue française (OQLF)

·       Effectuant des recherches de fond et synthétisant l’information pour soutenir la prise de décision, le développement stratégique et les engagements externes

·       Établissant des relations solides à travers l’entreprise pour mieux comprendre les dynamiques d’équipe, les échéanciers de projets et les priorités changeantes

·       Interagissant de manière professionnelle avec les équipes internes, les clients, les partenaires de l’industrie et les collaborateurs externes, en représentant le leader et la firme avec clarté, tact et proactivité

·       Soutenant les initiatives de développement des affaires, y compris la gestion des données CRM, la recherche client, les rapports de pipeline et la coordination des propositions et du matériel marketing

·       Réservant les déplacements, traitant les rapports de dépenses, les factures et les paiements aux fournisseurs via Concur SAP

·       Gérant des informations confidentielles avec un haut niveau de discrétion et d’intelligence émotionnelle

·       Coordonnant des événements d’équipe, des célébrations de réussites et des initiatives de bureau favorisant la culture et l’engagement

·       Appuyant la conformité aux politiques internes et réglementaires (licences, voyages, confidentialité des données, etc.)

·       Effectuant toute autre tâche connexe

Qualifications :

·       Basé(e) à Montréal, avec capacité de travailler en présentiel

·       Minimum de 6 ans d’expérience en soutien à des cadres supérieurs ou à la haute direction, idéalement dans un environnement de services professionnels ou de consultation, avec une solide expérience de collaboration avec des leaders régionaux, plusieurs parties prenantes seniors et des équipes en contact avec les clients

·       Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires (ou domaine connexe), ou combinaison équivalente de formation et d’expérience

·       Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

·       Aisance démontrée avec les technologies, incluant les plateformes CRM, les systèmes de gestion des voyages, des factures et des dépenses (ex. : Concur SAP), les outils de collaboration (ex. : Teams) et le dépannage informatique de base

·       Excellentes compétences en communication écrite et verbale, avec un ton professionnel et une grande attention aux détails

·       Solides compétences organisationnelles permettant de gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur

·       Connaissance de l’OLISS et du Programme de sécurité des contrats (PSC)

·       Connaissance des exigences de filtrage de sécurité du gouvernement du Canada

·       Familiarité avec la Charte de la langue française et les exigences de l’OQLF

·       Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations de confiance à tous les niveaux

·       Habitude de travailler dans un environnement de type « porte ouverte »

·       Capacité à travailler de manière autonome ou en équipe, tout en maintenant concentration et productivité

Pourquoi choisir Arup?

Chez Arup, vous travaillerez aux côtés de professionnels parmi les plus respectés de l’industrie et contribuerez à des projets qui ont un réel impact. Notre culture valorise la curiosité, la collaboration et la créativité. Nous sommes engagés envers l’équité, la diversité et l’inclusion — et nous soutenons nos employés grâce au mentorat, à l’apprentissage continu et au développement de carrière.

Prêt(e) à façonner un monde meilleur?

Si vous vous épanouissez dans un environnement dynamique et que vous êtes passionné(e) par le changement positif, nous voulons vous entendre.

Les candidats intéressés doivent postuler directement sur notre portail d’emploi. Si ce poste ne correspond pas exactement à ce que vous recherchez, nous vous invitons à rejoindre notre  Communauté de talents  afin de rester informé des opportunités qui pourraient vous convenir et vous permettre de contribuer à notre mission de façonner un monde meilleur.  

Nos avantages 

Chez Arup, nous nous soucions de la réussite de nos membres afin d’assurer notre essor mutuel.

Guidés par nos valeurs fondamentales, nous offrons une gamme d’avantages sociaux concurrentiels qui reconnaissent l’apport de nos membres à nos succès communs. Nous offrons une rémunération compétitive, juste et équitable ainsi qu’un cadre professionnel où chacun peut s’intégrer et s’épanouir pleinement grâce à des programmes axés sur la santé et le bien-être, un large éventail de formations et de nombreuses possibilités de contribuer à des projets qui ont un véritable impact.

Notre structure unique de fiducie détenue par les membres nous donne la pleine liberté – ainsi que la responsabilité individuelle – de définir notre propre orientation et de choisir des mandats qui s’harmonisent avec notre mission et qui enrichissent notre legs. Nos membres collaborent à la réalisation de projets d’exception ambitieux pour nos clients et nos communautés.  Notre Plan global de partage des bénéfices constitue l’un de nos principaux incitatifs, permettant ainsi à chaque membre permanent de partager les fruits de nos efforts collectifs.

Des avantages sociaux concurrentiels – Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des bénéfices (versés deux fois par année) vous donne la possibilité de participer au succès de l’organisation. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (RÉER) – avec contribution équivalente de 5% de l’employeur – vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir. Qui plus est, le pourcentage de la contribution équivalente d’Arup à votre RÉER collectif augmente en fonction de vos années de service au sein de l’organisation.

Échelle salariale du bureau de Montréal – La fourchette salariale établie de bonne foi pour ce poste, s’il est occupé à Montréal, est de 65,000$ à 85,000$ par année. Cette fourchette est établie en fonction de l’expérience, de l’éducation et du niveau de compétences. Les avantages sociaux ne sont pas inclus dans le salaire de base. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montréal peut varier.

Formule de travail flexible – Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres. Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé, réduit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail.

Une main-d’œuvre diversifiée aux valeurs partagées

Arup souscrit au principe d’égalité à l’emploi et s’engage activement à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif. Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur l’âge (sauf dans les cas prévus par la loi), l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la déficience ou le handicap, la neurotypicité ou la santé mentale, la race, l’origine ethnique, les croyances, l’orientation sexuelle, la condition socio-économique, le milieu socio-économique, et le fait qu’une personne soit enceinte ou en congé familial. Nous offrons un environnement qui accueille la diversité des expériences, des opinions et des idées qui, selon nous, stimulent notre excellence.

Chez Arup, nous nous engageons à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI), nous sommes guidés par des principes reposant sur l’humanité et l’utilité sociale et nous adhérons aux objectifs de développement durable (ODD) de l’ONU. Afin d’honorer ces engagements, nous créons des espaces et des systèmes équitables, et nous favorisons une culture inclusive où chacun nourrit un sentiment d’appartenance et se sent à l’aise d’être lui-même.

Nos réseaux internes d’employés soutiennent pleinement notre culture inclusive – de la race, de l'ethnicité, de la collaboration interculturelle, du genre, de l’identité LGBTQ+ et du handicap. Nous favorisons un milieu de travail où vous pouvez vous exprimer et exercer une influence positive. Pour en savoir plus sur la vie chez Arup, visitez le : https://www.arup.com/fr-ca/careers/your-life-at-arup.

Le bureau d’Arup à Montréal est situé sur le territoire traditionnel non cédé des nations autochtones Haudenosaunee, Kanien’kehá:ka et Anishinaabeg. Nous reconnaissons ce territoire et ses peuples afin d’approfondir notre compréhension mutuelle du passé collectif qui nous a menés ici aujourd'hui. Par nos efforts continus, nous nous engageons à renforcer nos liens avec ce territoire et ses peuples, dans le respect de ses traités, afin de façonner un monde meilleur et plus inclusif.

Notre processus d’embauche

Nous passerons en revue les candidatures pour ce poste sur une base continue. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, vous serez évalué et passerez potentiellement à l'étape suivante. À ce stade du processus, un membre de notre équipe de recrutement de talents communiquera directement avec vous.

Arup souscrit au principe d’égalité à l’emploi - Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la nationalité, le statut d’ancien combattant, le statut de conjoint d’un ancien combattant, le handicap ou toute autre catégorie protégée en vertu des lois en vigueur.

Réalisez vos activités en ligne en toute sécurité – Les fraudes associées au recrutement se multiplient. L’identité, le logo et l’image de marque d’Arup ont été utilisés dans des offres d’emplois frauduleuses. Arup ne vous demandera jamais d’effectuer de paiement ni de fournir vos coordonnées bancaires dans le cadre de son processus de recrutement.

NOTE : Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.